Notdienstplan automatisieren/Excel planen lassen

[Schrader]

Hallo freunde

ich benötige mal wirklich hilfe. Ich weis noch nicht mal wo ich wirklich anfangen soll.
Ich bin dabei einen Notdienstplan zu erstellen wie all die Jahre mit der Hand.

Nun habe ich mir gedacht excel diese selbst anhand von Routinen / Bedingungen usw selbst auszufüllen lassen.
im Anhang ist eine vorbereitete "dumme" Datei.

  Notdienstplan_2020_Datenschutz.xls (Größe: 222 KB / Downloads: 29)
In den Tabellen(Heizung,Sanitär,Service) ist die Auflistung 
-der Monteure mit Qualifikationen
-Rote sind Führungsmonteure
-Rechts daneben ist nur eine Zählung wer wann wie oft hat, damit man gleich Sieht das jeder gleich viel dienst hat.

Es ist nicht zwingend erforderlich für jeden Monat eine Tabelle zuhaben , wenn es die Programierung vereinfacht machen wir die 12 Monate auf eine Tabelle, gerne können wir auch die Datum Angabe in Kalenderwochen Angabe machen.

Von Mai bis August müssen  nur noch 2 Monteure  Dienst haben und von September bis April müssen 4 Monteure im "Heizungsbereich" Dienst haben.
Es muss aber immer ein Monteur mit der Qualifikation "Öl" Dienst haben.

Das gleiche soll auch für Sanitär und Gewerbe geschehen, dort muss aber nicht nach Qualifikationen geschaut werden, nur das jeder im regelmäßigen Abstand dran kommt

wenn Ihr mir verraten könnt wie das funktioniert , wäre super. Was dann noch dazu kommen würde , wäre das Excel bei Feiertagen aufpasst , dass nicht jedes Jahr der selbe Monteur Dienst hat. Eine Liste wer an welchen Feiertag hatte existiert.

Ich Hoffe Ihr versteht was ich machen möchte.
Ist dies Umsetzbar  oder doch zu komplex? Dann doch lieber per Hand den Plan erstellen?

[Ego]

Hallo S...,

A) Erst einige Fragen:

1.  zu

-Rote sind Führungsmonteure

Hat das eine Bedeutung für den Notdienst?

2. zu

... von September bis April müssen 4 Monteure im "Heizungsbereich" Dienst haben.

Da du in Wochen planst. Zu welchen Monat gehört die Woche, wenn der Monatswechsel nicht zum Wochenwechsel ist.

3. Urlaub / Krankheit
Wie willst du das berücksichtigen.

B) Vorschlag

1. Ich würde es mit Formeln realisieren, damit es auch ohne Programmierkenntnisse anzupassen ist.

2. Ich würde für jedes "Gewerk" ein Blatt für die Planungen nutzen und nur ein Blatt für die Monatsübersicht, in der Die Daten aus den Planungen zusammengestellt werden.

3. In den Planungsblättern würde ich
a) für jede Woche eine Zeile,
b) für die Notdienste (4 bzw 1) Spalten und
c) in vier Blöcken für jeden Mitarbeiter eine Spalte einrichten.
zu c)
Im ersten Block kommen  Anwesenheitskennungen, im zweiten Block auflaufende Anwesenheitswochen, im driten Block werden über Formeln die auflaufenden Dienstwochen und im vierten Block die relative Häufigkeit der Dienste eingetragen.
zu b)
Für alle anwesenden Mitarbeiter werden (mit Berücksichtigung der Nebenbedingung Öl) die Mitarbeiter ausgewählt die zum Ende der letzten Woche die kleinste relative Häufigkeit haben.

4. zu

dass nicht jedes Jahr der selbe Monteur Dienst hat.

Das würde ich über einen besonderen Eintrag im Block der Anwesenheitskennung berücksichtigen, der zwar bei der Anzahl der anwesenden Wochen aber nicht bei Auswahl der Dienste berücksichtigt wird.

[Schrader]

Morgen Ego

zu1.
Relativ , diese Monteure stehen immer Oben damit mann weis wer die Führung in dieser Woche hat

zu 2. 
mann kann auch sagen von KW 1 bis 19 4 Monteure Inkl. Führer dann von KW 19 bis KW 36 2 Monteure inkl Führer dann wieder von KW 36 bis 52 wieder 4 Monteure inkl Führer
......Wenn wir es in Kalenderwochen einteilen, wie es dann in der Druckansicht dargestellt wird ist wieder eine andere Sache, da kann ich Variieren.

zu3.
Das ist nicht relevant, der Urlaub wird um den Notdienst geplant und bei Krankheit muss kurzfristig Manuel umentschieden werden. Es geht vor erst nur um die Grundplanung für das Jahr.

Also wenn ich es richtig verstehe ist es kein "großes" Hexenwerk

Nur wie gesagt wie Fange ich an. Bzw weise welche Formeln benötige ich?
Also ich möchte jetzt nicht das mir einer die Datei fertig baut. Ich tüftle gerne selbst viel rum , um es auch zu verstehen. Ich benötige legendlich nur die Puzzelteile

Danke schon mal für die Info

[Klaus-Dieter]

Hallo,

ganz schlechter Ansatz:


1. verbundene Zellen - geht gar nicht
2. ein Blatt für jeden Monat - auch nicht gut für eventuelle Jahresauswertungen

[Schrader]

Also Ich Habe mal versucht die Table nach Ego`s Anleitung vorzubauen, wenn ich die richtig verstanden habe

  Notdienst_Var_EGO.xlsx (Größe: 41,89 KB / Downloads: 17)
War der Aufbau so gedacht? Wenn ja wie verfahre ich jetzt weiter?

[Ego]

Hallo S...,

In der Anlage ein erstes Beispiel (Achtung! bisher nur für den Bereich Heizung) und hier noch einige Bemerkungen.

A) Auswahl

1.  zu

Relativ , diese Monteure stehen immer Oben damit mann weis wer die Führung in dieser Woche hat

Das bedeutet doch, dass jede Woche ein "roter Monteur" anwesend sein muss.

2. zu

von KW 1 bis 19 4 Monteure Inkl. Führer dann von KW 19 bis KW 36 2 Monteure inkl Führer dann wieder von KW 36 bis 52 wieder 4 Monteure inkl Führer

In deinen Monatsdaten sind im April drei Monteure im Bereich Heizung eingetragen. Das passt nicht zu der Aussage

3. zu den Blöcken
Da die Anwesenheit kein Rolle spielt reichen zwei Blöcke:
a) Darf der der Monteur in dieser Woche eingesetzt werden (abhängig von den Feiertagseinträgen)
b) Wieviele Dienste hatte der Monteur schon.

4. zusätzliche Spalten in der Monteursliste
Da Excel mit Zahlen schneller rechnen kann als über Prüfen von Inhalten, habe ich in den Spalten "ist rot", "berücksichtigen" und "kann Öl" 0en und 1en eingetragen.

5. Feiertage des letzten Jahres
Ob ein Monteur in einer Woche eingesetzt werden darf (Spalten BK:DK) wird über den benannten Bereich "Feiertage" im Blatt "Feiertag" ermittelt.

6. Auswahl (Zeile 1-5)
Zeile 1
Die Kennung, ob diese Woche eine Winter- oder Sommerwoche ist, wird aus den benannten Zellen "SommerBis" und "WinterBis" aus dem Blatt "Feiertag" ermittelt.
Zeile 2
Ein Monteur der in dieser Woche eingesetzt werden darf, rot ist und bisher die wenigsten Einsätze hatte.
Zeile 3
Ein Monteur ungleich Monteur in Zeile 2 der in dieser Woche eingesetzt werden darf,  bisher die wenigsten Einsätze hat und der, wenn der Monteur in Zeile 2 kein Öl kann, Öl kann.
Zeilen 4 und 5
Im Winter ein Monteur ungleich der Monteure in Zeile 2 und 3 der in der in dieser Woche eingesetzt werden darf.

7. Reihenfolge bei gleiche Anzahl bisheriger Einsätze
Zur Zeit werden die Monteure von unten nach oben berücksichtigt. Auf Wunsch kann ich noch über einen Zusatzblock bei gleicher Anzahl von Einsätzen eine Zufallsreihenfolge einbauen.

8. Folgejahr
Da in einem Jahr nicht alle Monteure gleichoft eingesetzt werden können, könntest du die Differenz der Einsätze des Monteurs zu den kleinsten Einsätzen aller Monteure als Startwert (Spalte I) im Folgejahr nutzen.
Das ist besonders interessant, wenn in der letzten Woche des Jahres ein Monteur bisher zwar weniger Einsätze als die andren Monteure hat, aber wegen der Feiertagsregelung nicht eingesetzt werden soll.

B) Monatsübersicht

Ich habe das Blatt "Januar" so aufgebaut, dass es für alle Monate genutzt werden kann. Du must nur in L1 den Monat angeben und in der Spalte "Name" die Leerzellen ausfiltern. Die Bl'tter Februar bis Dezember werden dann nicht mehr genutzt.

1. Für mich war die bisherige Wochenzuodnung zu den Monaten nicht eindeutig. In diesem Arbeitsblatt werden alle Wochen (Freitag bis Freitag) eingetragen, die einen Tag im aktuellen Monat haben und kein Tag bis zum Donnerstag im Folgemonat ist.

[Schrader]

Halo Ego

vielen dank für deine Hilfe, 
ich blicke zwar noch nicht zu 100% durch aber so langsam wird es

[Schrader]

Hallo Ego

ich habe mir eben mal ein wenig zeit genommen. Das ist ja der hammer was du du gezaubert hast. Vielen Vielen Vielen Dank.
Eine Frage hab ich noch.
Die Feiertage müssen momentan noch Manuel eingepflegt werden, oder? Das ist das einzige  was nicht automatisch läuft oder?

Wie ich gesehen habe kann ich diese Datei die nächsten Jahre weiter verwenden. Also sobald ich in 2021...22...23...24 gehe läuft es weiter oder?Das auch das Datum stimmt, ich habe noch nicht direkt mit einem Kalender verglichen.

liebe grüße Schrader

[Ego]

Hallo Schrader,

1. zu

Die Feiertage müssen momentan noch Manuel eingepflegt werden, oder? Das ist das einzige  was nicht automatisch läuft oder?

a) Mit Feiertagslisten für ein Kalenderjahr habe ich mich noch nicht beschäftigt. Dafür gibt es aber bestimmt Hilfen im Netz.
b) Welcher Monteur in 2019 an welchem Feiertag Notdienst hatte, kann ich nicht erraten.
c) In der anliegenden Datei  habe ich im Blatt "Feiertag" einmal eine Liste der im aktuellen Jahr zugeordneten Monteure erstellt um die Datei für das Folgejahr leichter zu Pflegen.

2. zu

Wie ich gesehen habe kann ich diese Datei die nächsten Jahre weiter verwenden

Da der Algorithmus für die Zuordnung unabhängig von einem aktuellen Jahr den Plan für 53 Wochen erstellt (die letzte Woche muss ja nicht angezeigt werden) kann man die Datei unabhängig vom Jahr nutzen. Im letzten beitrag hatte ich unter "A) 8." geschrieben, wie man einen Ausgleich über den Jahreswechsel erhalten kann.
Wie ich die Wochen in den Monaten anzeige hatte ich unter "B) 1." beschrieben und ist unabhängig vom Jahr. Das muss ich aber nach den Antworten zu Punkt 3 bestimmt noch anpassen.

3. Achtung! Isokalenderwoche zu Notdienstwoche
Die Feiertagsliste und den Wochenplan hatte ich mit IsoKalenderwochen (Montag-Sonntag) realisiert bevor ich in dem Blatt "Januar" gesehen habe, dass eure Notdienstwochen keine Isokalenderwochen sind.
Für eine Anpassung benötige noch einige Informationen (nicht Zahlen sondern Regeln):
a) Wann (Wochentag und Uhrzeit) beginnt und endet die Notdienstwoche?
b) Wenn die Uhrzeit nicht 00:00 Uhr ist und der Wochenwechsel auf einen Feiertag fällt: Die Mitarbeiter welcher Woche sollen bei der Feiertagsregelung berücksichtigt werden?
c) Mit welcher Notdienstwoche beginnt das Jahr?
d) Mit welcher Notdienstwoche endet das Jahr?
e) Welche Notdienstwoche soll am Anfang eines Monats dargestellt werden?

[Schrader]

Hallo EGO

a) Wann (Wochentag und Uhrzeit) beginnt und endet die Notdienstwoche?
b) Wenn die Uhrzeit nicht 00:00 Uhr ist und der Wochenwechsel auf einen Feiertag fällt: Die Mitarbeiter welcher Woche sollen bei der Feiertagsregelung berücksichtigt werden?
c) Mit welcher Notdienstwoche beginnt das Jahr?
d) Mit welcher Notdienstwoche endet das Jahr?
e) Welche Notdienstwoche soll am Anfang eines Monats dargestellt werden?

A: Beginnen immer Freitags  00:00 Uhr und endet immer Donnerstags 24:00 Uhr
B: Immer der Monteur der direkt an einem Feiertag Dienst hat.
C: Mit dem ersten Freitag im Jahr
D: Mit dem Letzten Donnerstag bzw. ersten Donnerstag im Jahr
    z.B. dieses Jahr letzte Woche in diesem Jahr würde die Notdienst Bereitschaft Woche beginnen am 27.12 19 und enden am 02.01.2020 , der erste Notdienst Bereitschaft Woche im neuen Jahr würde beginnen am      03.01.2020 und enden am 09.01.2020
E:Immer die in den Monat mit reinläuft