Quelldatenbank in separaten Blättern auswerten – CRM in Excel
#1
Hallo zusammen,

ich bin neu hier im Forum und hoffe, auf eure Hilfe. Ich versuche seit Tagen einen Weg zu finden, mir in Excel ein sinnvolles CRM aufzubauen, doch komme dabei oft an die Grenzen meines Excel-Wissens. Mit Googeln und der Suche hier im Forum komme ich nicht weiter, da ich mich schwer tue, meine Fragen suchmaschinengerecht zu formulieren.

Nun zu meinem Projekt:

Ich habe eine große Exceltabelle mit unseren Kundendaten, die ich übersichtlicher und strukturierter auswerten möchte (eine Beispieldatei ist dem Beitrag angehängt). 
Die Datei enthält die Kontaktdaten von Firma und Ansprechpartner und für mich interessante Zusatzinfos. Einige davon habe ich so angelegt, dass sie filterbar sind, zB. gibt es eine Spalte "Prio", darin vergebe ich den Kontakten einen Wert von 1-4 (1=hohe Priorität, 4=sehr geringe Priorität), dann gibt es zB. noch die Spalte "Filterung", darin sind Kürzel, die aussagen, ob die Person bereits kontaktiert wurde, ob sie wieder kontaktiert werden sollte, etc.

Was ich bisher zur Auswertung gemacht habe, war die ganz einfache Filterfunktion, also zB. alle Kontakte anzeigen, mit "1" in der Spalte "Prio".
Ich möchte allerdings Filterungen kombinieren, um so meine Daten übersichtlicher zu gestalten, da die Liste recht umfangreich ist. Das geht natürlich alles, aber ich hätte gern einige voreingestellte Filterungen, die ich nicht jedesmal erst wieder alle auswählen muss.

Ich dachte mir also, ich erstelle mir einige Zusatzblätter, die auf das Quellblatt zurückgreifen und bei denen ich dann einmal meine Filterungen einstelle und die gefilterten Datensätze so immer schnell griffbereit habe. Also ein Quelldatenblatt und einige Berichtsblätter.

Und hier sind wir bei meinem ersten Problem. Wenn ich die Datensätze mit Verknüpfung in ein neues Blatt kopiere, enthält das Berichtsblatt zwar meine Daten, wenn ich allerdings weitere Daten im Quellblatt ergänze, werden die nicht automatisch übernommen, da der Bereich der Verknüpfung nicht automatisch erweitert wird. Das gesamte Arbeitsblatt mit Verknüpfung zu kopieren geht nicht. Ich kann natürlich einen sehr großen Bereich auswählen und den Verknüpfen (also wenn ich bisher 200 Zeilen mit Datensätzen habe, einfach 800 auswählen), aber das ist nur eine Behelfslösung und ich bin mir sicher, dass excel das besser kann. Außerdem geht das Problem noch weiter: wenn ich im Quellblatt eine neue Zeile einfüge, wird die im Berichtsblatt gar nicht angezeigt, weil Excel die Bezüge ändert (das kann man irgendwie mit indriektem Verweis beheben, da stoße ich aber wieder auf neue Probleme...).

Viel blabla, ich hoffe ihr versteht, was ich meine. Einmal kurz zusammengefasst, was ich gerne machen will:

Ich möchte eine umfangreiche Adressdatenbank übersichtlich und flexibel auswerten. Dabei möchte ich meine oft benötigten Filterungen schnell angezeigt bekommen und nicht jedesmal wieder neu einstellen müssen. Meine Idee dazu war mit Berichtsblättern zu arbeiten, die auf das große Quellblatt zurückgreifen und alle Änderungen im Quellblatt sofort übernehmen. Wenn jemand eine bessere Idee hat, bin ich natürlich für alles offen.

Ich danke euch schonmal für eure Hilfe.

Viele Grüße
Elke


Angehängte Dateien
.xlsx   CRM_Test.xlsx (Größe: 42,49 KB / Downloads: 8)
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#2
Hallo Elke,

bemüh doch mal die Suchfunktion des Forums und schau Dir Beispiele mit Pivottabellen an.
Das sollte für Dich sehr interessant sein.

Es gibt hier im Forum auch eine genaue Beschreibung, wie eine Pivot erstellt wird.
Gruß Atilla
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#3
Hallo Atilla,

danke für die schnelle Antwort. Wie gesagt, bringt mich die Forensuche nicht weiter. Ich habe auch schon mit Pivottabellen herumprobiert, die erfüllen aber nicht meine Anforderungen. Soweit ich das verstanden habe, zählen die nur Werte aus, auch fand ich die Anzeigen- und Filterfunktionen ziemlich eingeschränkt. 

Evtl. unterschätze ich die Möglichkeiten, der Pivottabellen. Kannst du mir Anhand meiner Beschreibung erklären, wie ich eine Pivot-Tabelle dafür nutzen kann, was ich haben will?

Bzw: kannst du mir sagen, wo ich die von dir erwähnte Beschreibung finden kann? Ich habe vorhin nochmal nach Pivottabellen gesucht, wie von dir vorgeschlagen und nichts für mich Brauchbares gefunden.

Viele Grüße
Elke
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#4
Hi Elke,

(27.11.2015, 13:24)Elke schrieb: Bzw: kannst du mir sagen, wo ich die von dir erwähnte Beschreibung finden kann? Ich habe vorhin nochmal nach Pivottabellen gesucht, wie von dir vorgeschlagen und nichts für mich Brauchbares gefunden.

schau mal hier:
Pivot-Tabellen

Pivottabelle-aus-mehreren-Tabellenblaettern-erstellen

Pivottabellen-aktualisieren

Bereichsfilterbeschriftung-von-Pivot-Tabellen-formatieren
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#5
Hallo Elke,

ich bin gerade unterwegs und habe nur das Handy verfügbar.
Heute Abend könnte ich detaillierter helfen.

Vorab könntest Du aber eine erweiterte Beispieldatei einstellen, in der Du auch ein oder zwei Beispielergebnisse darstellst.

Grundsätzlich sollte eine Pivottabelle Deinen wünschen entsprechen.
Gruß Atilla
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#6
Nochmal danke an euch beide.

Ich schaue mir gerade die Links von Ralf an. Auf jedenfall habe ich schonmal gesehen, dass die Pivottabellen mehr können, als ich dachte. Bin aber noch nicht soweit, zu wissen, ob es das ist was ich brauche.

Ich habe nochmal zwei Beispielergebnisse erstellt und angehängt. DSowas möchte ich mir anzeigen lassen. 
Filter 1 sind alle Kontakte mit "k" in Spalte Z und "2" in Spalte AA. Filter2 sind alle Unternehmen, die drei Kriterien aus Spalte Z erfüllen und Prio 1 bis 3 haben, sortiert in aufsteigender Reihenfolge nach investierter Zeit (Spalte R).

Wenn ihr sagt, dass die Pivottabelle das kann, ist das natürlich super. Ich schaue mir das mal noch weiter an, bin natürlich auch offen für weitere Tipps von euch. 

Edit: habe eben nochmal rumprobiert und komme immer noch nicht klar, mit den Pivottabellen. Könnt ihr euch die beiden Beispiele im Anhang anschauen und mir sagen, ob die Pivottabelle das kann? Momentan bin ich davon meilenweit entfernt...

Viele Grüße
Elke


Angehängte Dateien
.xlsx   CRM_Test_Filter1.xlsx (Größe: 49,42 KB / Downloads: 6)
.xlsx   CRM_Test_Filter2.xlsx (Größe: 58,5 KB / Downloads: 3)
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#7
Hallo Elke

Da du nicht aggregierst kommt die Pivot-Tabelle nicht unbedingt in Frage.

Ich würde eher Access oder ein anderes Datenbank-Programm verwenden. Dort kannst du beliebig viele Abfragen schreiben.

Alternativ könnte man auch mit Power Query arbeiten und entsprechende Queries schreiben, deren Output in separaten Tabellenblättern aufgelistet wird.

Ein bißchen old school wäre die Variante mit benutzerdefinierten Ansichten. Zunächst legst du für die ungefilterte Liste eine Ansicht an und dann für jede Filterung eine weitere Ansicht.
Nachteil: In der gesamten Arbeitsmappe darf es keine Tabellen geben. Ggf. müssen diese in einen Bereich konvertiert werden.
Wir sehen uns!
... Detlef

Meine Beiträge können Ironie oder Sarkasmus enthalten.

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#8
Hallo Elke,
du schreibst: "... ich hätte gern einige voreingestellte Filterungen, die ich nicht jedesmal erst wieder alle auswählen muss."
Wie viele Filterungen brauchst du denn? Wenn sich die Anzahl in Grenzen hält, kannst du dir doch Makros erstellen und diese über Buttons aktivieren.
Wäre das eine Lösung für Dich?
Gruß
Karl
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#9
Hallo Elke,

unten Deine Beispieldatei mit den gewünschten Filterungen Deiner Daten in einer Pivottabelle.



.xlsx   Kopie von CRM_Test_Filter1.xlsx (Größe: 29,29 KB / Downloads: 9)
Gruß Atilla
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#10
Hallo zusammen,

erstmal danke für eure Tipps.

Atilla: Danke für die Tabelle. Ich habe keine Ahnung, wie du das gemacht hast. Beim Versuch, es selbst nachzubauen, bin ich grandios gescheitert. Auch wenn ich in deiner Datei irgendetwas klicke, passieren komische Sachen, die ich dann auch nicht wieder hinbekomme. Das heißt, um wirklich sinnvoll mit Pivottabellen arbeiten zu können, müsste ich mich intensiver mit dem Thema auseinandersetzen. Das ist damit für mein aktuelles Problem nicht die richtige Lösung.

Die Sache mit den Benutzerdefinierten Ansichten ist sehr interessant, das ist ziemlich nah an dem, was ich mir vorstelle und einfach zu handhaben.

Karl-Heinz: ich habe bisher noch nie mit Makros gearbeitet, was du vorschlägst, klingt aber erstmal nach der perfekten Lösung. Kannst du mir deinen Ansatz genauer erklären, oder gibt es im Forum einen Beitrag, den du mir dazu ans Herz legen kannst?

Viele Grüße
Elke
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