Man sollte sich schon an die DSGVO halten. Beim Ausscheiden eines Kindes – aus welchem Grund auch immer – wäre das Nichtlöschen von Daten sicherlich nicht praktikabel:
"Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig."
Das gilt zumindest für einen Belegungsplan, bei der Buchhaltung mag das noch etwas anders aussehen.
24.05.2025, 15:31 (Dieser Beitrag wurde zuletzt bearbeitet: 24.05.2025, 15:37 von Gast 123.)
Hallo
ich habe mal eine neue Beispieldatei hochgeladen, basierend auf der 1. Beispiel Datei. Neu eingefügt habe ich eure Stammdaten, und damit den ganzen Jahresplan ausgefüllt. Leider hat die Formel für Farben Auswertung bei mir NICHT funktioniert, warum auch immer? Ich habe sie durch Anzahl2 ersetzt, indem in jedem Feld außer der Farbe noch ein "x" steht.
Die alten Daten in den nächsten Monat übernehmen ist sehr simpel! Den Folgemonat in Zeile1 anklicken, und einen Doppelklick machen! Den Rest, was sich da ggf. ändert, müsst ihr bitte von Hand korrigieren.
Wie gefällt dir diese Lösung?? Vielleicht ist sie auf die Schnelle vorläufig brauchbar. Würde mich freuen wenn ich euch damit weitergeholfen habe.
mfg Gast 123 Nachtrag Die Tabelle ist vielleicht nicht optimal wenn Kinder ausscheiden, andere dazukommen. Dann stimmt ja ggf. der Name des neuen Kindes nicht mit dem Kind des Vormonats überein. Dafür lässt sich sicher auch noch einen Lösung finden. Muss ja nicht alles 100% Perfekt sein!
vielen Dank für eure Unterstützung und Ideen. Man merkt der Thread wird sehr wirr. Ich sehe verschiedene gute Ansätze, welche mir aber schwer fallen, in meine Excel umzusetzen, bzw. zu verstehen. Ich vermute zudem, dass die Umsetzung wie ich sie mir vorstelle, etwas schwerer sein wird. Ob es sich lohnt daran weiter zu arbeiten, wage ich etwas zu bezweifeln.
Ich habe für mich meine ersten Gedanken mal manuell umgesetzt, was ich im Folgenden versuche zu erklären. Anbei die Excel mit Makros.
- Die KiTa gibt es erst seit 2023. deshalb sind von den 90 möglichen Plätze noch nicht alle Plätze besetzt. - Ich habe die KiTa im April übernommen und es gibt bereits Gruppenzuordnungen. Diese sind in der Tabelle (Stammdaten) hinterlegt. - Kinder die bereits angemeldet sind aber noch nicht in die Gruppen verplant sind, werden unter (Stammdaten) Warteliste geführt. - Die Eltern geben ein Wunsch-Aufnahmedatum bei der Anmeldung an. Ob dies eingehalten werden kann, entscheidet die Belegung der Gruppen und die Anzahl der Kinder, die in einem Monat neu in die KiTa kommen. - Ist das Kind bei Aufnahme jünger als 2,5Jahre startet es in einer der 3 Krippen Gruppen (gelb, orange, rot). - Ist das Kind bei Aufnahme 2,5 - 3Jahre kann es in der Nest Gruppe starten, belegt aber 2 Plätze. - Ist das Kind bei Aufnahme 3Jahre, startet es in einer der drei großen Gruppen.
(Theoretisch soll die Nest Gruppe (grün) eine Zwischengruppe sein, für Kinder aus der Krippe. Sie sind von 3-4Jahre in dieser Gruppe. Geht sich ab Aug. 27 nicht mehr aus und ist total unübersichtlich, wenn es in der Excel berücksichtigt ist. Deshalb in meiner Excel kein Wechsel von Grün zu Blau).
- Kinder die in der Krippe sind, haben ein Anrecht auf einen Platz in einer der drei großen Gruppen. - Deshalb ergibt sich für die Aufnahme und die Verteilung in die Gruppen die Bedingung, dass es zu keiner Zeit eine Überbelegung geben darf, unter Berücksichtigung der vorherigen Bedingungen.
Wie habe ich mir die Visualisierung vorgestellt? Das soll das Tabellenblatt (Monatsbelegung) verdeutlichen.
- Eine monatliche Übersicht der Belegung. Nach rechts immer weiter in die Zukunft gehend. - Die aktuelle Belegung wird in die Gruppen übernommen. - Grüne Zelle = Belegung Platz. - In der Krippe von 1-3 Jahre mit Wechsel in eine der anderen Gruppen, bis Schuleintritt.
Ich habe es nun so Umgesetzt, dass mir mit VBA die farbigen Zellen zusammengezählt werden, unten wird mir eine Übersicht angezeigt und bei 1-2freien Plätze wird die Zelle orange. Bei Vollbelegung rot.
- Natürlich muss ich die Namen, die Zugehörigkeiten in den Monaten und die Wechsel in die nächste Gruppe manuell eintragen. - Beim erstmaligen Eintragen ging mir die Belegung recht einfach von der Hand. Die farbigen Zellen machen es relativ einfach. Man muss aber sagen, dass es ja noch sehr viele freie Plätze in der KiTa gibt und es womöglich bei steigender Anzahl, nicht mehr so übersichtlich wird. Fehler dürfen natürlich auch nicht passieren, da es keine Kontrolle dafür gibt.
Das angestrebte Ziel wäre: - Stammdaten werden einfach von oben nach unten eingetragen. (Tab. Stammdaten) - Kind wird automatisch der passenden Gruppe zugewiesen. (Tab. Monatsbelegung) - Der Wechsel in eine große Gruppe wird automatisch beachtet. - Zeiträume in der jeweiligen Gruppe werden automatisch ausgefüllt. - Kontrollfunktion ob Kind aufgenommen werden kann oder ob eine Vollbelegung erreicht wurde. (Anzeige wann die nächste Aufnahme möglich wäre).
So, ich hoffe ich konnte nun die ursprüngliche Idee so verständlich wie möglich aufzeigen und Unklarheiten, wie (Es soll eine tagesaktuelle Anwesenheitsliste sein), ausräumen. Ob sich ein Weiterarbeiten an meinem Vorhaben lohnt, könnt nur ihr Profis beurteilen. Möglicherweise macht es mehr Sinn, bis eine Software vom Arbeitgeber angeschafft wird, meine letzte Version zu benutzen.
Nochmals vielen herzlichen Dank an alle von euch und sorry, wenn ich eure Mühen mit einer Umsetzung nicht wertgeschätzt habe, weil ich es in erster Linie nicht umgesetzt bekommen habe.
wie futtern Eichhörnchen? Eine Nuss nach der anderen! Sie sind emsig, aber geduldig. Da steckt eine Menge Arbeit drin, hier schon mal ein erster Anfang, aber bitte Geduld haben. Hinweis: aus Erfahrung weiß ich, das bei neuen Makros immer noch Fehler drin sein können!
Der Button listet zuerst die vorhanden Stammdaten auf, und füllt die Monate bis 3 Jahre aus. Interessant für euch dürfte meine Idee sein, euch die manuelle Eingabe der Farben zu erleichtern. Gibt du in eine Zelle "x, y, a" ein, wird sie mit der Farbe 1,2,3, ausgefüllt, der Text wird gelöscht! Gibst du in die Zelle"#" ein, wird die vorhandene Farbe wieder gelöscht.
Ich denke das ist für euch sehr nützlich, um schnelle Korrekturen von Hand zu machen. Das auflisten aus der Warteliste sehe ich mir morgen an. Kann aber etwas dauern. Ich habe privat noch einiges für meine Familie zu erledigen.
noch mal eine neue Beispiel Datei, für heute genug. Im Stammdatenblatt habe ich zusätzliche Spalten eingefügt, um mir die 2 1/2 Jahre Kinder aufzulisten. Die sollen ja von 2 1/2 Jahre bis 3 Jahre in die "Nest Gruppe" aufgenommen werden. Mit 2 Plätzen!
Im "Monatsbelegung (2)" habe ich mir mal die Alterangaben aufgelistet. Da verwirrt mich so einiges. Ich habe sie abgekürzt mit "2J 5" für 2 Jahre, 5 Monate, bei 2 Krippen Kindern mit "/ " dazwischen. Ich sehe jetzt das Kinder in der Krippe sind, die eigentlich in die "Nestgruppe" gehören > 2 1/2 Jahre. Und in der Elementar Gruppe Kinder sind, < 1 Jahr, die eigentlich in die Krippe gehören.
Die Frage für mich ist jetzt, müssten die Stammdaten da nicht nach Altersgruppe umgestellt werden?? Bis ich mich an die anderen Makros setzte kann etwas dauern. Aber jeder Abschnitt bringt uns weiter.
ich habe eine neue Datei hochgeladen, die könnte euch interessieren. Geändert habe ich mal das Stammdaten Sheet, eine Kopie eingefügt! Hier findet ihr zwei Button, mit denen ihr das Sheet sortieren könnt. Einmal sortiert nach dem Alter der Kinder, um Gruppen zuzuordnen. Und sortiert nach der Gruppe, die ihr in Spalte E+F angeben müsst.
Der Vorteil ist, ihr braucht nur das Kürzel zu ändern und sortiert die Kinder in eine andere Gruppe. Ihr könnt auch Kinder aus der Warteliste nach oben einfügen, nur die richtige Gruppe angeben!
Mir ist etwas aufgefallen, was mich nachdenklich stimmt. Habe es bisher noch nicht getestet. Es gibt drei Krippen = 30 Kinder, die alle ab 2 1/2 Jahre in die Nestgruppe sollen. Mit 2 Plätze! Wird das nicht zu eng, denn bei 20 Plätzen sind das NUR 10 Kinder von 2 1/2 bis 3 Jahre! Die Frage ist auch, ob gleich viele Kinder aus der Kita auscheiden??
Die Kinder per Makro zuweisen, das Programm ist soo umfangreich, das wäre Auftragsarbeit! Davon kann ich als Ex Betreuer von Behinderten nur abraten, Menschen sind keine Maschinen! Bei Kindern sind soziale Belange zu berücksichtigen, das kann KEIN Excel Programm. Auch nicht KI. Sollen Geschwister in eine Gruppe, oder getrennt? Wer verträgt sich mit wem. Gibt es streitende Kinder? Wir mussten gelegentlich auch bei den Behinderten Schützlinge in den Gruppen umdisponieren.
Solche Entscheidungen könnt ihr am besten vor Ort treffen, und uns dann eine Liste vorgeben. Dann gemäß eurer Liste Kinder zuordnen ist leichter als das per Zufalls Code zu bestimmen.
ich habe eine neue Datei hochgeladen, die könnte euch interessieren. Geändert habe ich mal das Stammdaten Sheet, eine Kopie eingefügt! Hier findet ihr zwei Button, mit denen ihr das Sheet sortieren könnt. Einmal sortiert nach dem Alter der Kinder, um Gruppen zuzuordnen. Und sortiert nach der Gruppe, die ihr in Spalte E+F angeben müsst.
Der Vorteil ist, ihr braucht nur das Kürzel zu ändern und sortiert die Kinder in eine andere Gruppe. Ihr könnt auch Kinder aus der Warteliste nach oben einfügen, nur die richtige Gruppe angeben!
Mir ist etwas aufgefallen, was mich nachdenklich stimmt. Habe es bisher noch nicht getestet. Es gibt drei Krippen = 30 Kinder, die alle ab 2 1/2 Jahre in die Nestgruppe sollen. Mit 2 Plätze! Wird das nicht zu eng, denn bei 20 Plätzen sind das NUR 10 Kinder von 2 1/2 bis 3 Jahre! Die Frage ist auch, ob gleich viele Kinder aus der Kita auscheiden??
Die Kinder per Makro zuweisen, das Programm ist soo umfangreich, das wäre Auftragsarbeit! Davon kann ich als Ex Betreuer von Behinderten nur abraten, Menschen sind keine Maschinen! Bei Kindern sind soziale Belange zu berücksichtigen, das kann KEIN Excel Programm. Auch nicht KI. Sollen Geschwister in eine Gruppe, oder getrennt? Wer verträgt sich mit wem. Gibt es streitende Kinder? Wir mussten gelegentlich auch bei den Behinderten Schützlinge in den Gruppen umdisponieren.
Solche Entscheidungen könnt ihr am besten vor Ort treffen, und uns dann eine Liste vorgeben. Dann gemäß eurer Liste Kinder zuordnen ist leichter als das per Zufalls Code zu bestimmen.
mfg Gast 123
Hi,
da hast du einen Punkt mit der manuellen Zuweisung bei Faktor X,Y. Das würde eine Automatisierung eher erschweren. Zu dem Thema 2,5Jahre Nest hast du etwas falsch verstanden.
Werden Kinder in die Krippe aufgenommen, weil sie bei Start jünger als 2,5Jahre alt sind, so bleiben sie bis zum 3. Geburtstag in der Krippe. Erst dann wechseln sie in in eine der drei großen Gruppen. - Zieht ein Kind unterjährig zu oder es gibt andere Gründe, dass es einen Platz in der Kita anfragt. Dann kann es in der Nest Gruppe starten und belegt 2 Plätze bis zum 3. Geburtstag.
okay, passiert halt das man etwas falsch versteht, Sorry. Wer die Info berücksichtigen. Eine andere Aussage habe ich aber nicht verstanden. Erkläre es mir bitte noch einmal.
Zitat:da hast du einen Punkt mit der manuellen Zuweisung bei Faktor X,Y. Das würde eine Automatisierung eher erschweren.
Was meinst du genau mit - ein Punkt bei Faktor X,Y? Heisst es, die Idee die Gruppe vorgeben ist gut?? Oder wieso würde das eine Automatisierung eher erschweren?? Das ist mir momentan noch zu hoch.
Wenn Kinder ab 3 Jahre in die höhere Gruppe kommen bleibt ja die Frage, welches Kind kommt wohin?? Das kann man per Zufallgenertor auslosen, aber es wird auch Kinder Wünsche für die neue Gruppe geben. Kein Excel Programm kann aber Kinder Wünsche berücksichtigen, das geht nur über die Betreuer.
Sollen wir die Idee Stammdaten sortieren verwerfen, oder beibehalten?? Ich richte mich da nach euch! Um die Kinder auf die neuen Gruppen aufzuteilen empfehle ich aber konkrete Vorgaben von euch. Wie man die Spalten dafür aufteilt überlasse ich euch. Für ein Makro spielt das keine Rolle. Die eingefügte Spalte für 2 1/2 Jahre und Folgegruppe werde ich löschen. Sind überflüssig.
Ich übernehme mal eure Stammdaten vom 1. Beispiel und füge am Ende eine Spalte für die neue Gruppe ein. Mal schauen wie weit ich komme. Kann aber etwas dauern.
Zitat:- Der Wechsel in eine große Gruppe wird automatisch beachtet.
Du hast zwar in #33 die Anforderungen recht ausführlich, aber immer noch Lückenhaft. So fehlt z.B. die Info, wann genau der Wechsel in die nächste Gruppe stattfindet (Am Geburtstag, Im Monat des Geburtstags, im Monat nach dem Geburtstag)?
Wie lange genau dürfen Schulkinder die Kita besuchen? Bis max. den Tage vor Schuleintritt, oder bis Monatsende (Juni, Juli, Aug.) des Schuleintrittsjahres.
Darf ein Kind die Kita länger besuchen, wenn es ein Jahr später eingeschult wird?
Ich kenne auch die Variante, das Kitas Nachmittagsbetreuung anbieten wenn ein Teil der Kinder nur bis zum bzw. bis nach dem Mittagessen bleiben.
Grundsätzlich kann es auch nicht falsch sein, wenn du dir, wie schon empfohlen, Leistungsbeschreibungen kommerzieller Anbieter besorgst, denn da kannst du evtl. ableiten, was alles du noch haben müsstest. Evtl. werden auch zeitlich begrenzte Demoversionen angeboten, die dir ermöglichen, das Produkt eines Anbieters zu testen.
Evtl. kannst du dann auch proaktiv eine Kosten-/Nutzenanalyse erstellen und deinen Verantwortlichen vorlegen. Und es besteht die Möglichkeit, dass dir Anbieter Referenzen nennen, mit denen du Kontakt aufnehmen könntest, um zu erfahren, wie zufrieden diese mit dem Produkt sind.
Auch solltest du bedenken, dass bei komplexeren kostenlosen Lösungen, die du später nicht selbst warten kannst, du im Fehlerfall nicht mit Hilfe rechnen kannst. Du gehst somit das Risiko ein, dass du eine kostenlose Lösung, mit der alle beteiligten gerne arbeiten, ab irgendwann nicht mehr nutzbar ist, weil der Ersteller der Software sich nun anderen Hobbies widmet und andere ewig brauchen, bis si den fremden Code verstehen.
