Adressdatenbank hilfe

[Sulin18]

Was wir brauchen: 
Wir haben eine Datenbank mit Adresse, Telefonnummer, Name, Firma usw. wir würden diese Datenbank am liebsten täglich aktualisieren, jede Zeile hat eine eindeutige ID. Wir bekommen täglich neue Adressen oder Änderungen an bestehenden Adressen. Nun ist die Frage wie wir diese am sinnvollsten mit der alten Liste vergleichen und ggnf direkt einfügen und "doppelte" also aktualisierte Daten direkt überschreiben. 

Wäre echt super wenn jemand uns helfen könnte haben gar keine Ahnung von VBA und nur sehr wenig von Makros. 
Vielen lieben Dank schonmal im vorhinein.  

[Helvetier]

Hallo Sulin
Ist diese Datenbank eine Excelliste?
Wie kommen denn die neuen Adressen: in digitaler Form, auf einem Fresszettel, mündlich?
Wie sehen die Änderungsanträge aus: vollständige Adresse, nur Hinweise auf die zu ändernden Fragmente?
Wie ist die heutige Liste aufgebaut? Bitte hier ein Muster hochladen (natürlich mit ein paar Fantasieadressen).
Du siehst: zuerst musst Du arbeiten, damit andere können / dürfen!
Gruss

[Sulin18]

Ja genau ist eine Excel-Liste, ich häng dir ein Muster an  :19:
Erstmal sorry,dass ich mich so schwammig ausgedrückt habe aber wenn viel zu tun ist raucht der Kopf.
Die neuen Adressen kommen auch in Excel-listen eingetragen.
Die Änderungen gehen von neuer Telefonnummer über neue Anschrift usw auch in Digitaler Form (Excel Liste)
Gruß 
Sulin

[Helvetier]

Hallo Sulin
Schon mal freut mich, dass Du die Liste als Tabelle deklariert hast: das ist professionell!
Aber jetzt kommen gleich die nächsten Fragen:
- wie gross ist denn diese Datenbank? ein paar Dutzend? einige Tausend?
- wo ist denn die eindeutige ID?
- Wann wird die ID vergeben? Beim erfassen auf der Datenbank oder ist die schon vorher bestimmt?
- Ist bekannt ob es sich bei einer Übernahme um einen neuen Datensatz oder einen zu ändernden Datensatz handelt?
Neue Datensätze einzufügen ist kein Problem.
Wenn aber Änderungen anfallen, wird es schwieriger. Da bestimmt dann die Grösse der Datenbank die einzusetzenden Mittel.
Wenn eine Änderung mit der ID identifiziert werden kann, kann ein alter Datensatz einfach überschrieben werden.
Wenn aber das nicht möglich ist, gibt es wohl nur den Vergleich der einzelnen Datenfelder. Bei einer Abweichung müsste dann:
- entweder manuell eingegriffen werden.
- oder maschinell überschrieben werden.
Gruss

[GMG-CC]

Moin, ich würde ...

• In beide Listen eine Spalte Datum einfügen
  
• Bei den Bestands-Daten beispielsweise den 1.9.2017 durchweg eintragen
  
• Bei den Änderungs-Daten das aktuelle Datum (welches ja naturgemäß neuer/höher ist)
  
• Die Aktualisierungs-Daten an die Bestands-Daten anhängen (kopieren)
  
• Nach Datum absteigend sortieren
  
• Dubletten löschen
  
• Eventuell die alte Sortier-Reihenfolge wieder herstellen
  

Das Ganze geht übrigens recht gut über Daten | Abrufen und transformieren (Power Query), dann brauchst du nur noch zu aktualisieren (sofern der Name und Pfad der Aktualisierungsdatei immer gleich ist).

[Sulin18]

@Helvetier 
Momentan zwischen 3tsd-4tsd wird natürlich täglich mehr. 
Die ID ist in der Spalte N und wird beim erfassen der Daten bestimmt. 
Wir bekommen Tabellen mit geänderten und neuen Datensätzen also, Nein. 
Im Moment läuft alles manuell und es wird natürlich langsam viel zu viel.
Das heißt, wir suchen einen Weg Änderungen in der der neuen Tabelle in die bestehende Datenbank zu überschreiben und neue Datensätze hinzuzufügen. 
Die ID wird im Moment auch manuell eingetragen.

[Helvetier]

Hallo Sulin
Das mit der ID war natürlich eine dumme Frage mit Ursprung in der Oberflächlichkeit meinerseits.
So wie ich Deine Aussagen verstehe, kommen die Listen mit den neuen oder zu ändernden Datensätzen ohne diese ID - Nummer (entgegen Deiner Musterdatei "Datenbank_einfügen.xlsx"). Die kann also für den Abgleich nicht verwendet werden. Ein Abgleich hat über die einzelnen Datenfelder zu erfolgen: z.B. gibt es den Müller schon? Wenn Nein: neuer Datensatz mit neuer ID. Wenn ja: gibt es einen Müller mit dem Vornamen Hans schon? wenn ja: gleiches Abgleichprozedere mit allen andern Merkmalen. Sobald eine Differenz festgestellt wird, wird die angezeigt und muss händisch bereinigt werden: überschreiben (Korrektur), neuer Datensatz.
Hat die Liste mit den neuen oder zu ändernden Datensätzen immer den selben Namen (also z.B. Datenbank_einzufügen.xlsx) oder gibt's da Variationen z.B. zur Identifikation der Herkunft, dem Datum o.ä?
Wie werden die Leichen in der Datenbank aufgefunden und eliminiert (ist zwar jetzt noch nicht aktuell aber ach einem Jahr oder so)?
Gruss

[Sulin18]

lieber Helvetier, 

Bei Änderungen hat die Zeile natürlich bereits eine ID, du hast recht neue Sätze haben noch keine ID. 
Gibt es deiner Meinung nach eine möglichst simple Lösung für unser Problem, bei der im besten fall nichts händisch übertragen werden muss ? Wir können generell auch die Vorgehensweise ändern. 
Die Liste mit neuen Datensätzen hat vorerst immer das aktuelle Datum + Mitarbeiterkürzel. 
gruss

[Helvetier]

Bei Änderungen hat die Zeile natürlich bereits eine ID, du hast recht neue Sätze haben noch keine ID.  

ID: Da müssen wir nun ganz genau hinschauen:
- Wenn auf einer eingehenden Änderungsliste (Datenbankänderungsantrag) die ID einer zu bearbeitenden Adresse bereits vorhanden ist (z.B. bei Korrektur eines Schreibfehlers, einer Hausnummer o.ä) ist es natürlich einfach: in der Datenbank kann dieser Satz ohne weiteres überschrieben werden.
- Wenn auf einer eingehenden Änderungsliste (Datenbankänderungsantrag) die ID fehlt, ist es auch einfach: dann ist dies ein neuer Datensatz und kann in der Datenbank angefügt werden.

Gibt es deiner Meinung nach eine möglichst simple Lösung für unser Problem, bei der im besten fall nichts händisch übertragen werden muss ? Wir können generell auch die Vorgehensweise ändern. 

Oben habe ich zu erklären versucht, auf was es ankommt: auf die ID auf der Änderungsliste (Datenbankänderungsantrag). Die Mitarbeiter, welche die Änderungslisten erstellen, sind also gefordert. Wenn die ihren Job machen, führst Du ein Herren- oder Damenleben und brauchst keinen Finger krumm machen.

Die Liste mit neuen Datensätzen hat vorerst immer das aktuelle Datum + Mitarbeiterkürzel. 

Es scheint mir sinnvoll im Dateinamen der Änderungsliste (Datenbankänderungsantrag) das Datum und das Kürzel des beantragenden Mitarbeiters zu führen. Wir sollten dann aber auf eine Syntax achten, welche die Maschine verarbeiten kann. z.B. Datenbankänderungsantrag_170915_hrk.xlsx (oder allgemein "Datenbankänderungsantrag_[Datum]_[Mitarbeiterkürzel].xlsx"). Das Programm kann dann so mit einem variablen Namen umgehen. 

Und noch etwas: In der Datenbank sollten noch zwei Spalten angefügt werden: Spalte "Datum letzte Änderung", Spalte "Änderungsantrag vom Mitarbeiter". Das wäre für die Qualitätssicherung: man muss doch denen, die Mist liefern auf die Finger klopfen resp. die andern loben können.
Gruss

[Sulin18]

@helvetier 

und wie löse ich das, dass die datenbank sich den richtigen adresssatz der überschrieben werden soll (weil etwas von der vorhandenen version abweicht) raussucht und das dann auch tut ?