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Automatische Referenzierung
#1
Hallo zusammen,

ich benutze seit Jahren Excel um mein privates Haushaltsbuch zu führen. Und über die Jahre entwickelt sich diese Tabelle immer stetig weiter. Nun bin ich jemand, der immer wieder über seine private EC-Karte Ausgaben tätigt, die man später gegenüber anderen Personen (oder auch der liebe Ehefrau bzw. der gemeinsamen Haushaltskasse) abrechnen muss, um sich das Geld zurück zu holen. Klar könnte man die Daten einfach schnell zusammen kopieren oder sich über Pivot-Tabellen etwas zusammen stellen. Da ich nie so richtig bei Pivot-Tabellen durchgestiegen bin, behelfe ich mich immer einer anderen Art, die aber leider auch Zeit frisst und ich gerne über einen Automatismus einfacher handhaben möchte.... Und ich meine Excel-Tabelle weiter gerne pimpen möchte :D

Jede meiner Buchung/Ausgaben ist mit einem eindeutigen Code (z.B. 2017-0101-055). Die ersten zwei Zahlen stehen für das Jahr, die zwei weiteren führen mich zum entsprechenden Kontoauszug und Seite, der Dreier-Block am Ende ist eine durchlaufende Zahl. Erstelle ich nun für wen oder was auch immer eine Abrechnung, kann ich über diesen Code die Buchung schnell wieder finden. Auf meiner Zettelwirtschaft wird dieser Code auch aufgeschrieben und ich weiß immer, wohin diese Quittung gehört. Ist auch gegenüber der Steuerberatung ganz hilfreich, weil man nach Rücksendung der Quittungen alles recht zügig wieder wegsortieren kann. 

Nun aber der Punkt, an dem ihr mir vielleicht helfen könnt:

Ich möchte anhand diesen Codes alle anderen notwendigen Daten für die Buchung automatisch aus der entsprechenden Jahrestabelle auslesen und in meine Abrechnung übertragen, so z.B. Betrag, Buchungstext, Datum, etc. Da ich eine immer gleich aufgebaute Tabelle mit allen Ausgaben je Monat habe, sollte es ja an sich über eine SVerweis zumindest auf Formelseite irgendwie gehen. Ich würde das aber gerne über Script lösen. 

Heißt: Ich tippe meinen Code in meine Abrechnungs-Tabelle ein. Diese ist eine separate Excel-Arbeitsmappe, unabhängig von meinem jährliches Haushaltsbuch. Das Script soll nun anhand des eindeutigen Codes die restlichen Daten wie Datum, Betrag, Buchungstext aus der korrekten Jahresmappe und Reiter suchen und in die Abrechnungstabelle eintragen. Ist so etwas denn irgendwie grundsätzlich möglich? Nun kommt noch die Herausforderung dazu, dass mein bisheriges Scripting-Wissen eher auf Anfänger-Niveau ist. Aber ich sehe solche Dinge gern als Herausforderung sich intensiver mit dem Thema zu beschäftigen und einzutauchen. ;)

Wäre cool, wenn man das irgendwie hinbekommt. Da ich in letzter Zeit echt viele Fremd-Ausgaben getätigt habe und immer wieder viel Zeit in Abrechnungen stecke, würde ich das gern irgendwie erleichtern. 

Freue mich über Feedback, Hilfe und Lösungsansätze von euch.  Vielen dank im Voraus.
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#2
Hallo,

könnzest du vielleicht eine Beispieldatei hier hochladen?
Gruß Stefan
Win 7 / Office 2007
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#3
(14.11.2018, 17:31)killerspots schrieb: Klar könnte man die Daten einfach schnell zusammen kopieren oder sich über Pivot-Tabellen etwas zusammen stellen. Da ich nie so richtig bei Pivot-Tabellen durchgestiegen bin, ...
Ich vermute mal dass deine 'Probleme' mit Pivot daher rühren dass der Datenaufbau überhaupt nicht pivot-fähig ist.
Ich habe festgestellt dass die Mehrheit der Benutzer gerne Kreuztabellen zur Eingabe verwenden. Und damit machen sie sich das Leber selber schwer.
Wir sehen uns!
... shift-del
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#4
Hallo,

verzeiht die lange Wartezeit, ich bin erst jetzt dazu gekommen einmal die Beispieldateien zu erstellen und hochzuladen.
Beispieldatei_1 zeigt meinen grundsätzlichen Aufbau meines Haushaltsbuch. In Spalte E "Kennzeichen" findet ihr den angesprochenen Code, über den man jede Buchung und Kontobewegung irgendwie wiederfinden kann.
Ich habe mittlerweile schon eine weitere Spalte "Weitergereicht" eingebaut, in der ich eine Abrechnung angeben kann, in die diese Buchung übertragen werden soll. Meine einzelnen Abrechnungen liegen in einer separaten Datei, in diesem Fall Beispieldatei_2.xlsx

Ich möchte nun irgendwie die Handhabe des Schreibens und Zusammenstellen von Abrechnungen vereinfachen.

Mögliche zwei Szenarien könnte ich mir vorstellen:

1) Ich mache eine neue Abrechnung auf und schreibe das Kennzeichen rein. Excel findet über SVerweise oder sonstige Suchmöglichkeiten die entsprechende Buchung im Workbook Beispieldatei_1 und füllt die restlichen Daten wie Beitrag Ausgang, betrag Eingang, Konto, Datum, Bezeichnung selber aus. Herausforderung wäre hier in meinen Augen, dass es länger dauern könnte die entsprechende Buchungen zu finden, da die 2018-Buchungen ja im Workbook von 2018 stehen, die 2017-Buchungen im Workbook 2017 und so weiter. heißt, Excel müsste anhand des Kennzeichens herauslesen, in welchem Workbook gesucht werden soll.

2) In meinem Haushaltsbuch weise ich den entsprechenden Buchungen direkt eine Abrechnung über die Spalte "Weitergereicht" zu. Excel überträgt dann diese Daten in die entsprechende Abrechnungstablle im separaten Workbook. Herausforderung wäre hier in meinen Augen, dass es dynamisch sein müsste. Wenn ich eine Buchung plötzlich ändere und einer anderen Abrechnung zuordne, müsste Excel das ja ebenso registrieren und umsetzen.

Ich bin sehr gespannt ob ihr Ideen habt, wie ich das umsetzen könnte. Ich arbeite mich gerade parallel mehr und mehr in VBA ein, mein Wissensspektrum erweitert sich also entsprechend ;)

Danke euch vielmals für die Hilfe.

LG


Angehängte Dateien
.xlsx   Beispieldatei_2.xlsx (Größe: 13,9 KB / Downloads: 14)
.xlsx   Beispieldatei_1.xlsx (Größe: 28,19 KB / Downloads: 13)
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#5
Hallo

wenn ich die Anfrage richtig verstanden habe geht's um ein "Haushaltsbuch".  Das wird keine Industrie Datei mit tausenden Buchungen sein!  Wofür trennt man dann die Blaetter in zwei Dateien, statt alles in einer Mappe zu belassen.  Und wenn man die Abrechnungen für 2017 + 2018 trennen will kann man vier Tabellen erstellen, z.B. "Abr 1 2017" und "Abr 1 2018" und alle in einer Datei belassen. Ist auch einfacher zu kopieren, weil man sonst die andere Datei mit Öffnen muss!  Soviel zum Thema das man sich für VBA interessiert. Da sollte man nüchtern sachlich denken wie das am einfachsten geht!!

Mich würde es stören zwischen den Dateien wechseln zu müssen um mir so einfache Daten anzusehen.  Wei weit ist denn das VBA Wissen vorhanden um mal eben ein "simples" Kopier Makro selbst schreiben zu können??  Wer dabei Dateien Öffnen muss sollte schon fundiertes Wissen haben.

mfg  Gast 123
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#6
Moin

Ich würde die Buchungen alle in eine Datei eintragen.
Die Spalten Ausgang und Eingang werden zu einer Spalte Betrag zusammengefasst.

Datum - Bezeichnung - Abrechnung - Konto - Kennzeichen - Betrag

Mit einer Pivot lassen sich dann die verschiedenen Abrechnungen darstellen.
Alternativ auch mit Power Query.
Wir sehen uns!
... shift-del
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[-] Folgende(r) 1 Benutzer sagt Danke an shift-del für diesen Beitrag:
  • killerspots
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#7
Vielen Dank für die bisherigen Hinweise zum optimaleren Einsatz und Umsetzung.
Ich habe aber für mich entsprechenden Aufbau gewählt und würde gerne auf dieser Grundlage weitermachen und nicht meinen gesamten Aufbau umbauen. Ja, es mag vielleicht sinnvoller erscheinen die Daten alle in eine Worksheet zu packen und dann via Pivot-Tabellen zu arbeiten. Ich möchte es so aber nicht.

Vielleicht hat ja jemand eine Idee, die auf meine ursprünglichen Ansatz aufbaut?

Besten Dank.
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#8
Hi,

Du hast dieses Haushaltsbuch seit Jahren, dann hast Du also nicht zwei, sondern viiiieeel mehr Dateien. Eine mit den Abrechnungen und viele Jahresdateien mit den Buchungen. Dort drin hast Du dann auch noch einzelne Tabellenblätter mit den Buchungen eines Monats.
Zitat:Da ich eine immer gleich aufgebaute Tabelle mit allen Ausgaben je Monat habe

Das ist in unseren Augen Mist, aber gut, wenn wir jetzt mal akzeptieren, daß Du den Aufbau nicht optimieren willst, hier ein paar Anregungen:
  • in die Abrechnungsdatei muß ein Makro, das aus dem eingegebenen Buchungscode die Jahreszahl und den Monat extrahiert, die entsprechende Jahresmappe öffnet, in das entsprechende Monatsblatt wechselt und die Daten zu dieser Buchung in die Abrechnung holt.
  • Dieses Makro startet automatisch durch Änderung (Event: Worksheet_Change) im Abrechnungsblatt.
Du kannst da jetzt selber mal was vorbereiten:
  • Zeichne in der Abrechnungsdatei ein Makro auf, in dem Du eine Jahresdatei öffnest, in ein Monatsblatt wechselst und von dort eine Datenzelle rüberholst (Copy und Paste). Datei-Aufbau, Dateinamen und Pfade müssen analog der tatsächlichen Gegebenheiten sein.
  • Dieses Makro stellst Du hier ein, dann können die Helfer es verallgemeinern und entschlacken.
  • Dann kommt der nächste Schritt, das Extrahieren von Jahr und Monat.
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#9
(09.01.2019, 09:43)Rabe schrieb: Hi,

Du hast dieses Haushaltsbuch seit Jahren, dann hast Du also nicht zwei, sondern viiiieeel mehr Dateien. Eine mit den Abrechnungen und viele Jahresdateien mit den Buchungen. Dort drin hast Du dann auch noch einzelne Tabellenblätter mit den Buchungen eines Monats.

Hello,

das war glaube ich etwas missverständlich, tut mir leid. Ich meinte lediglich, dass ich nun ungerne meinen gesamten Aufbau des Haushaltsbuch abändern möchte. Ich kann aber natürlich die Abrechnungen des Jahres direkt mit in das Worksheet des jeweiligen Jahres packen, sodass das Makro nicht noch nach der richtigen Jahresmappe erst suchen muss. 

Ich werde mich die Tage mal mit der Makroaufnahme beschäftigen und dann entsprechend hier posten. Vielen Dank!
Antwortento top


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