Clever-Excel-Forum

Hallo,
 
ich stehe vor folgender Problematik, die wir irgendwie nicht gelöst bekommen. Und zwar arbeite ich in einer kleinen Firma, in der wir regelmäßig alle mit Excel (2016) arbeiten müssen. Die Excel-Dateien liegen dabei auf einem gemeinsamen Laufwerk, auf welches alle Mitarbeiter zugriffsberechtigt sind. Hintergrund ist, dass jeder ab und zu mal in denselben Excel-Dateien Ergänzungen vornehmen muss.

Wer als erster eine Datei öffnet, kann darin arbeiten und Änderungen vornehmen, solange er die Excel-Datei geöffnet hat. Ab dem zweiten, der versucht, dieselbe Datei zu öffnen, erscheint bereits ein Hinweisfenster, dass die Datei durch einen anderen Benutzer bereits geöffnet ist und daher nur schreibgeschützt eine Dateikopie bearbeitet werden kann.
Die erste Frage wäre an dieser Stelle bereits, warum bei allen Mitarbeitern, die eine bereits geöffnete Excel-Datei öffnen möchten, im Hinweisfenster immer erscheint, dass ein ganz bestimmter Mitarbeiter ("Nachname, Vorname") der Firma die Datei geöffnet hätte, obwohl dies definitiv nicht immer zutreffen kann, da dies dort auch steht, wenn der Mitarbeiter nicht auf Arbeit ist. Habt ihr hierfür eine Erklärung?
 
Die eigentliche Sache ist aber, dass wir es gerne ab sofort so handhaben möchten, dass nur einige ausgewählte Mitarbeiter überhaupt die Excel-Dateien befüllen können ODER als Alternative, dass alle Mitarbeiter auch zeitgleich die Excel-Dateien bearbeiten können (also ohne "Schreibschutz"-Datenkopie).
 
Habt ihr zu beiden (oder erstmal nur einer) der Fragen Lösungstipps?

Hallöchen,

Zitat:obwohl dies definitiv nicht immer zutreffen kann, da dies dort auch steht, wenn der Mitarbeiter nicht auf Arbeit ist. Habt ihr hierfür eine Erklärung?

Das ist eher ein Serverproblem. Es kommt vor, dass da Zugriffsvorgänge nicht korrekt eingeordnet werden. Da musst Du den Serververantwortlichen bemühen dass er die Datei "entsperrt".

Zitat:Die eigentliche Sache ist aber, dass wir es gerne ab sofort so handhaben möchten, dass nur einige ausgewählte Mitarbeiter überhaupt die Excel-Dateien befüllen können

Regle dass über die Zugriffsberechtigung auf Verzeichnisse auf dem Server, sodass in dem Verzeichnis nur wenige MA schreiben dürfen. Oder du nimmst den Arbeitsmappenschutz und verteilst das Passwort nur an wenige MA.

Zitat:ODER als Alternative, dass alle Mitarbeiter auch zeitgleich die Excel-Dateien bearbeiten können

Das könntest Du über die Freigabe regeln, allerdings hat das auch Nachteile ... Kannst Du Dir hier im Forum auch mal die Meinungen dazu anschauen, suche z.B. nach "Freigegeben"

Hallo,

wir hatten in der Firma das gleiche Problem.
Wenn eine Person in der Liste war und vergessen hat, diese wieder zu schließen, konnte den halben Tag kein anderer darin arbeiten.

Das zeitgleiche Arbeiten hat bei uns nur Probleme verursacht, denn wenn zwei User zeitgleich die gleiche Zelle bearbeiten gibt es einen Konflikt. D.h. Einer musste dann seine Änderung verwerfen oder hat die Änderung des anderen überschrieben.

Wir haben dies nun mit einem Makro gelöst, welches nach 5 Minuten Inaktivität die Datei speichert und schließt.

Danke für die hilfreichen Antworten!

Vielleicht noch eine letzte Anschlussfrage. Uns fiel auf, dass es manchmal vorkommt, dass man die Exceldatei X als erster und anschließend durchgehend geöffnet hat, jedoch nach einiger längerer Zeit, wenn man wieder etwas eintragen möchte, der Hinweis erscheint, dass die Datei schreibgeschützt ist. Geht man durch die Räume stellt man fest, dann nun manchmal ein anderer Mitarbeiter, der die Datei nachweislich später geöffnet hatte (und daher nur mit Schreibschutz), die Datei auf einmal ohne Schreibschutz "übernommen" hat und auf einmal selbst Eintragungen vornehmen kann.

Gibts dafür einen Erklärungsansatz?

Hallöchen,

eventuell, wenn entweder Excel sich nach einem Absturz neu startet und die zuvor offene Datei erneut öffnen will, oder wenn mal die Verbindung weg war oder die IT auf dem Server was geschraubt hat.
Ansonsten, bist Du sicher, dass die Datei wirklich die ganze Zeit offen war? Wie und wann kommt denn der Hinweis? Was hat der Anwender gemacht, kommt da zuvor noch was anderes?