Clever-Excel-Forum

Wir haben im Büro hier eine Freigabeliste im Einkauf, die auf einer alten Excelliste-Logik basiert.
Das Problem dabei ist, dass die sehr schwer zu administrieren ist. Ich habe mir mal den "Spaß" gemacht und diese per Hand komplett nachgepflegt, was mehrere Tage gebraucht hat...

Wir werden uns von dieser Lösung in ca. 2 Jahren trennen, aber so lange sie läuft muss sie auch administriert werden.
Die Mappe ist angehängt und trägt den Namen "eP".
[attachment=44007]Die Spalten A,B und H können ignoriert werden.
Problematisch sind die anderen.

Die Data-Liste kommt aus unserer Finanzabteilung und die haben eine fast komplett andere Logik/Liste.
Die Mappe ist angehängt und trägt den Namen "RS".

Die Farben könnt ihr ignorieren, ich wollte damit nur aufzeigen welche Blöcke nicht gebraucht werden "Rot", und welche Zusammengehörten (jeweils "Gelb" und "Orange" abwechselnd.

Als Hauptproblem sehe ich, dass die Freigaben nicht immer auf Kostenstelle in der Finanzabteilung laufen, sondern auch manchmal auf das Profitcenter. Das können wir bei uns aber nicht einbauen, da das System wie gesagt end of life ist.
Diese Freigaben werden aber dringend benötigt...

Im Beispiel aus der Finanzliste ist es so, dass z.B. für die Kostenstelle 26104000 insgesamt 3 Freigaben existrieren (müssten).
Von 0 bis 5.000 EUR, von 5.000 EUR bis 50.000 EUR und ab 50.000 bis Ultimo.

In unserer Logik brauche ich dafür jedes mal 3 Zeilen.
Wie oben schon geschrieben, habe ich das mal händig aufbereitet. Ich musste praktisch die Liste in unserer Logik neu aufbauen und viel Copy und Paste machen, was natürlich auch zu Fehlern geführt hat.

Es muss doch eine smartere Variante geben, die aus der Finanzliste abfragt "Nimm Kostenstelle aus Zelle X und gehe jeweils immer eine Spalte hoch, bis du keine Kostenstelle findest (Bei den Profitcenter Freigaben ist das Feld Kostenstelle immer leer). Wenn du die Spalte erreicht hast, dann wird mir immer die initial Kostenstelle aus"

Kann sein, dass man hier wohl ohne VBA Kentnnisse nicht weit kommt, ich wollte aber erstmal nichts unversucht lassen. ^^
Bin um jeden Tipp Dankbar.

Hallo,

ich verstehe leider nur Bahnhof.

In welcher Liste musst Du was aufbereiten?

Hi,

Zitat: "Nimm Kostenstelle aus Zelle X und gehe jeweils immer eine Spalte hoch, bis du keine Kostenstelle findest (Bei den Profitcenter Freigaben ist das Feld Kostenstelle immer leer). Wenn du die Spalte erreicht hast, dann wird mir immer die initial Kostenstelle aus"

mir gehts nicht viel besser als dem Steuerfuzzi. Ich vermute aber, Du suchst im Blatt eP die Werte aus Spalte C, die über der Zeile stehen, die in Spalte G leer ist?
Wenn das so sein sollte, dann braucht es kein VBA. Füge in I2 diese Formel ein: =WENN(G2="";C1;"") 
und erweitere sie...

Sorry, das Thema ist recht komplex.
Ich werde aber erstmal deinen Vorschlag versuchen einzubauen, das könnte sogar klappen. :)

Falls nicht melde ich mich mit etwas mehr details zurück. :)

Ich sollte echt detailierter Schreiben was ich genau benötige... ;)

Es gibt eine Data-Liste, die ist in der Mappe mit RS gekennzeichnet.
Diese Liste gilt es in eine andere Formatierung zu bringen und zwar in die von eP.

Dabei ist es essenziell, dass die Logik von eP Anwendung findet.
Gegeben sind folgendes:

• Kostenstelle (in eP benötigt es einen * vor der Kostenstelle, aber das kann man leicht mit VERKETTUNG machen).
  
• Treshhold / Wertobergrenze: Hier wird es schon tricky, da zwar Wertgrenzen inklusive der Kostenstellen in der RS Mappe vorhanden sind, ABER eben auch nur mit Profitcenter. Hier ist die Logik dann "Ist keine Kostenstelle hinterlegt, muss die Freigabe des Profitcenters genutzt werden" was am Beispiel der Kostenstelle 26104000 heißen würde
  

1. Von 1 Bis 5.000 müsste Person CALLEJAIV freigeben
   
2. Von 5.000 bis 50.000 Person KINDERVATTME
   
3. Von 50.000 bis 9.999.999.999 MAURERPE
   

• Die eP Liste folgt der Logik eines nächsten genehmigers. Gibt es einen, wird eine zweite Zeile benötigt, die aufzeigt welche Wertobergrenze er hat (sieht man in der eP Mappe in Spalte G "Next Approver" ist dann gleichzeitig in der nächsten Spalte der "Approver" in Spalte E.
  

Wie ihr an dem Beispiel sehen könnt, gibt es für die Kostenstelle 26104000 nur eine Freigabe in der RS Mappe, die Profitcenterfreigaben müssen aber mit rein.

Die Frage ist halt, wie man es schafft eine Liste, in eine andere Liste zu überführen, möglichst mit wenig Aufwand? Die Data-List hat 5.000 Eintragungen... Da graut es mir an Copy und Paste...
Wenn ich nun bedenke, dass wir auf der eP Seite für jede Freigabe eine Zeile brauchen, da ja auch die Profitcenterfreigabe + Kostenstelle aufgeschrieben werden müssen, dann sind das Locker 15.000 minimum an Zeilen.

Hallo,

die Kostenstelle 26104000 gibt es nicht in EP.

(05.07.2022, 14:07)Gastlich schrieb: [ -> ]Hallo,

die Kostenstelle 26104000 gibt es nicht in EP.

Da habe ich wohl geschielt... ich meine 26123400.

Dann stimmt das unter #5 gesagte wohl nicht mehr.

Wird irgendwie nicht besser

Hallo,

ein paar Beispiele, die man wirklich nachvollziehen kann, wären schön, mit Zellenbezug.

(05.07.2022, 14:36)Der Steuerfuzzi schrieb: [ -> ]Dann stimmt das unter #5 gesagte wohl nicht mehr.

Wird irgendwie nicht besser 

Urks, da gebe ich dir recht.
Das betrifft aber lediglich die Freigeber, der Rest ist identisch. :)

Ggf. wird es einfacher, wenn ich Beschreibe wie ich Copy und Paste vorgegangen bin als ich das Monstrum manuell angepackt habe?

1. In der Mappe eP sind die Spalten A und B immer gleich und können ignoriert werden
   
2. In der Mappe eP Spalte C benötigen wir aus der Mappe RS die Spalte D (angeführt mit einem *)
   
3. Dieser Wert muss in Spalte H kopiert werden
   
4. In der Mappe eP Spalte D wird der Initial Treshhold immer mit 0 gestartet
   
5. In der Mappe eP Spalte F wird der Max Treshhold für den Freigeber aus der Mappe RS Spalte F gesetzt.
   
6. Diesen gilt es dann wiederum in der Mappe eP in die zweite Zeile Spalte D einzutragen.
   
7. In der Mappe eP Spalte E benötigen wir aus der Mappe RS die Spalte H (eine Umwandlungstabelle von Namen in den Code aus der eP Spalte E habe ich)
   
8. In der Mappe eP Spalte G benötigen wir aus der Mappe RS nun den weiteren Genehmiger aus Spalte H. Das kann je nachdem die Spalte nach untendrunter sein, sofern dort die gleiche Kostenstelle aufgelistet ist, oder eben nach oben im Profitcenterr.
   
9. Diesen gilt es dann wiederum in der Mappe eP in die zweite Zeile Spalte E einzutragen.
   
10. Wiederhole Schritt 5 bis 9
    
11. Ist kein weiterer Genehmiger hinterlegt, bleibt die Spalte G dann leer
    

Ich hoffe das macht es etwas leichter? :D