Hallo.
Ich habe in einem Verein die Mitgliederbetreuung übernommen. Die Datei der Mitglieder umfasst etwa 900 Datensätze. Für die vierteljährig zu versendenden Briefe und Mitteilungen wurde bisher an jedes Mitglied ein Brief verschickt. Da aber über die Hälfte an Anschriften mit identischem Haushalt bzw. Wohnadresse geht, entstehen dadurch natürlich auch doppelte Schreiben und Portokosten.
Problem:
Wegen dieser doppelten Anschreiben an identische Haushaltanschriften (Familienname etc.) entstehen dem Verein Kosten in sehr großer Höhe.
Meine Frage nun an das "Schwarm-Wissen" hier im Forum:
Es muss doch möglich sein, das durch Eingabe bestimmter Excel-Formeln zu vermeiden um Portokosten einzusparen? Reicht da das Schema "WENN" "DANN" ?
Natürlich ist die bisherige Datei in Spalten nach (Vorname, Name, Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort aufgebaut) >> [attachment=43099]
Ich bin bisher auch mit der Such-Funktion hier im Forum nicht wirklich fündig geworden. Es wäre wirklich sehr hilfreich, hier nun Hilfe (idealerweise mit Beispiel) zu erhalten.
Vielen Dank im Voraus.
cheffi1
In deiner Mustermappe haben ja Maria und Hans Schröder die gleiche Adresse. Somit ist nachvollziehbar, dass du an diese beiden Mitglieder nur noch einen Brief schicken willst. Aber an welches? Bedenke dabei, dass es das Briefgeheimnis gibt. Somit das jeweils andere Mitglied nicht zwangsläufig erfährt, welches Anliegen der Verein hat.
Wenn du Portokosten sparen möchtest, wird es wohl günstiger sein, emails zu versenden.
Moin!
Daten → Duplikate entfernen
Nur Vorname abwählen.
Gruß Ralf
Hallo,
also ich setze jetzt mal voraus, das bei gleicher Anschrift und gleichem Namen die Personen verwandt sind und auch miteinander reden....
Ich würde eine Hilfsspalte einfügen...
@RPP63 - bei deinem Vorschlag würde dann der Datensatz "Hans Schröder" gelöscht werden, oder habe ich das falsch gemacht?
(30.04.2022, 07:37)rate mit schrieb: [ -> ]@RPP63 - bei deinem Vorschlag würde dann der Datensatz "Hans Schröder" gelöscht werden, oder habe ich das falsch gemacht?
Moin!
Ja, dies stimmt und war durchaus so beabsichtigt.
Mein Vorgehen:
[
attachment=43101]
[
attachment=43102]
Allerdings macht es mehr Sinn, eine Kopie der Spalten B:F zu machen und darauf dann Duplikate entfernen anwenden.
Als Anrede für den zu erstellenden Serienbrief dann Herr/Frau/Familie
Gruß Ralf
Hallo! Alle Empfänger der Post sind Mitglieder und sollen identische Informationen erhalten.
ws-53 Natürlich leben diese im selben Haushalt, sind Ehepartner. Insofern lassen wir uns natürlich im Vorfeld das Einverständnis nur eines Anschreibens bestätigen. Konform mit dem Datenschutz und Briefgeheimnis. Wir versenden ja schließlich keine "Scheidungspapiere"
ws-53 Zum Einwand des Versendens per e-Mail: Sehr viele Mitglieder erhalten die Zusendungen per Mail. Allerdings sind aber fast 800 Mitglieder -sagen wir einmal "reiferen Alters". Und um den Personenkreis geht es. Diese Mitglieder haben in der Regel keinen PC im Haushalt und die möchten natürlich ebenfalls informiert sein.
@RPP63 Es sollen auch keine Namen, Anschriften die sich ergeben, bei der Sortierung gelöscht werden. Es geht einzig um die automatische Sortierung der zum Haushalt gehörigen Personen, um eine Doppellieferung zu vermeiden.
Ideen?
Davon war zwar in der Threaderöffnung nix zu lesen, aber egal:
Daten → Sortieren …
[
attachment=43107]
(30.04.2022, 10:15)RPP63 schrieb: [ -> ]Davon war zwar in der Threaderöffnung nix zu lesen, aber egal:
Daten → Sortieren …
Sorry, dann habe ich mich da wahrscheinlich unvollständig ausgedrückt. Mea Culpa..
Mit der Sortierung war mir das schon bekannt. Danke dafür. Aber dann muss ich ja immer noch (umständlich, händisch) sortieren, dass nur
EIN Brief bei identischem Familiennamen und Hausanschrift frankiert werden muss. Und genau das möchte ich ja erreichen. Wie würde denn
DIE Formel aussehen, bzw geschrieben werden? Danke!
Hi,
auch schon mal daran gedacht?
Johann Schneider, Testhochhaus 1, 12345 Testhausen
Hans Schneider, Testhochhaus 1, 12345 Testhausen
Beide Empfänger wohnen in einem Hochhaus mit 100 Parteien und sind weder verwandt noch verschwägert, aber beide im Kleingartenverein "Grüne Beere". Woher soll Excel wissen, dass beide Mitglieder das Schreiben bekommen müssen?
In der Eröffnung schreibst du:
Zitat:wurde bisher an jedes Mitglied ein Brief verschickt
Jetzt schreibst du:
Zitat:Sehr viele Mitglieder erhalten die Zusendungen per Mail.
Es gibt natürlich die Möglichkeit, mittels ZÄHLENWENNS (vom Anfang bis zur jeweligen Zeile) zu zählen, wie oft die Kombination: Str, Hausnummer, PLZ schon aufgetreten ist und nur denen einen Brief zu schicken, bei denen die "1" als Ergebnis steht.
Da kann es aber passieren, dass es zu einer Adresse mehrere unterschiedliche Mitglieder gibt (Je größer die Stadt und je mehr Hochhäuser, um so größer die Wahrscheinlichkeit), von denen dann nur das Erste angeschrieben wird.
Natürlich kannst für das Zählen auch den Familiennamen berücksichtigen. Dann bleibt nur das Problemm dass ein Ehepartner bspw. "Maria Schröder-Bergmann" und der andere "Hans Schröder heisst. Wobei es mittlerweile seit Jahren so ist, dass bei einer Eheschließung jeder seinen Namen behalten kann.
Sicher wäre somit nur, einmal die Mitgliedliste nach Adressen zu sortieren, doppelte per BF markieren und dann bei einem der doppelten in einer neuen Spalte zu vermerken, wer angeschrieben werden soll.