Clever-Excel-Forum - unbeantwortete Emails im Sammelpostfach

Hallo,

ich habe folgende Problematik:

wir haben bei uns ein Sammelpostfach auf das mehrere Personen in unterschiedlichen Schichten Zugriff haben. Dort laufen allerhand Anfragen ein die bearbeitet (sprich beantwortet) werden müssen. Wenn eine Person eine Nachricht nicht beantwortet sondern nur als gelesen markiert (bzw. einstellt dass dies automatisch beim Auswählen der Nachricht passiert), dann fällt das evtl. nicht auf und die Anfrage bleibt unbeantwortet. Hier folgt dann regelmäßig eine Beschwerde vom Absender, dass man nicht auf die E-Mail reagiert hat.

Nun haben alle Benutzer des Postfachs die Anweisung bei allen Mails entsprechende Kategorien zu vergeben und die Mails entsprechend in Ordner zu verschieben. Das garantiert jedoch nicht, dass keine Fehler passieren und einzelne Mails weiterhin unbeantwortet bleiben.
Ich bin nun auf der Suche nach einer Möglichkeit, diese Mails „sichtbar“ zu machen. Zum Beispiel dass Outlook (vielleicht per VBA?) mir eine Info gibt, wenn eine Mail länger als zwei Stunden nicht beantwortet wurde.
Denkbar wäre auch, dass alle eingegangenen E-Mails nach dem Beantworten (und nur dann) in einen Ordner verschoben werden würden. Somit würden alle nicht beantworteten E-Mails im Posteingangsfach bleiben.
Möglicherweise tuts auch eine viel simplere Lösung die ich nur nicht kenne oder auf die ich nicht komme. Ich hab allerdings nun schon mehrere Ideen ausprobiert (bspw. Analyse über Excel) und nie etwas zufriedenstellendes herausbekommen.

Ich hoffe mir kann jemand helfen.

Danke und Gruß

Hi Blacko,

was hast du denn hier getrieben? [attachment=32086]

Hallöchen,

eventuell kannst Du auch Aufgaben verschicken statt "normaler" E-Mails …

Hallo,

@Willwissen, ja sorry ich kann dir selber nicht sagen was da schief gelaufen ist, die Formatierung des Beitrags war irgendwie ganz komisch und ich konnte es irgendwie nicht umstellen.

@schauan, das wird nicht funktionieren da die E-Mails heute aus allen Richtungen kommen und ich nicht glaube dass sich alle daran halten Aufgaben zu verschicken. Daher wird das mein Problem wohl nicht lösen. Trotzdem danke für die Idee.

Gruß

(29.05.2020, 13:37)Blacko schrieb: [ -> ]Denkbar wäre auch, dass alle eingegangenen E-Mails nach dem Beantworten (und nur dann) in einen Ordner verschoben werden würden. Somit würden alle nicht beantworteten E-Mails im Posteingangsfach bleiben.

Genau so haben wir es auch geregelt. Ebenso die Zuordnung zu den Mitarbeitern über Kategorien.
Eine Garantie für eine schnelle Bearbeitung gibt es allerdings nicht.

Hallo shift-del,

Problem ist nur dass das "manuell" also per Anweisung an die User nicht funktioniert. Daher suche ich nach einer automatischen Lösung. Genau da komm ich aber nicht weiter. Wenn ich dich richtig verstehe, dann habt ihr die Problematik auch nicht automatisiert lösen können oder?

Gruß

Richtig, aber das haben wir auch nicht versucht.

Für bestimmte standardisierte Emails die keiner Bearbeitung oder Beantwortung bedürfen haben wir Regeln eingerichtet so dass diese direkt in einen Ordner verschoben werden. Da es wenig Standard gibt sind es nur zwei Regeln.

Man könnte vielleicht noch die Nachverfolgung benutzen. Aber es könnte nervig werden wenn jeden Tag zig Erinnerungen aufpoppen.

Hallo,

naja es hat leider alles nicht die Wünsche der User erfüllt.

Ich versuche jetzt das Postfach in ein Ticketsystem zu integrieren.

Trotzdem danke euch für die Hilfe.

Gruß