Clever-Excel-Forum

Hallo zusammen,

bisher habe ich mir alle meine Excel Kenntnisse autodidaktisch angeeignet. Ich verwalte nunmehr in einem Verein die Finazgeschäfte und stoße an ein für mich noch unlösbares Problem. Das Abrechnungsprogramm wurde selbst in Excel (Office 365) erstellt und ist kein gekauftes Programm.
1. Ausgangspunkt Exceldatei Mitgliederkartei mit allen Daten zu den Mitgliedern.
2. Excel Tabelle Abrechnung Jahr X, u. a. mit Verknüpfungen in die Mitgliederdatei. Da in der Abrechnungsdatei umfangreiche andere Verknüpfungen und WENN-DANN Formeln erstellt wurden, wird diese nach Jahresabschluß gesichert und nur zur Betrachtung freigegeben. Zuvor wird diese Abrechnungsdatei kopiert und anschließend in Jahr Y umbenannt.

Mein Problem ist nun folgendes. Ändert sich zum Beispiel im Jahr Y in der Mitgliederdatei ein Nutzer, so ändere ich Daten in einer Datei, welche als eine der Verknüpfungsgrundlagen in den Jahren X und Y dient (da diese ja kopiert wurde).
Aber eigentlich soll sich im Jahr X doch nichts ändern. Macht es aber. Nun haben verwaltungstechnisch auch noch andere Vorstände mit Änderungsrechten Zugriff auf die Mitgliederdatei  in der Dropbox. Diese könnten mir unbeabsichtigt und nur durch Änderung in der Mitgliederdatei, Statistiken und finanzielle Forderung abändern.

Kann man bei der Sicherung der Abrechnung ALLE Änderungen, einschließlich der Verknüpfungen, ausschließen?

Euer Rat wird mit Spannung erwartet.
Eine Bitte noch. Bin schon älteren Jahrgangs und kein Spezi. Also bitte kein Fachchinesisch.

Hallo

Nach dem Jahresabschluss kannst du in der Datei alle Formeln in Werte überführen. Das schützt allerdings nicht vor Änderungen innerhalb eines Jahres.
Die nächste Option wäre eine Mitgliederverwaltung mit Historie. Jede Änderung ist ein eigener Datensatz mit Zeitstempel. Dazu müssen allerdings die Formeln in der Jahresabrechnung angepasst werden, da ja nun Datum und Uhrzeit berücksichtigt werden müssen.

Hi,


ich persönlich halte mehr von einer strikten Trennung von Kassenbuch und Mitgliederverwaltung, wenn es nicht über eine Datenbank erfolgt! Ich sehe auch keine Notwendigkeit, Mitgliedslisten mit einem Kassenbuch zu verknüpfen. Für mich gilt: keine Verknüpfungen in einem Kassenbuch zu externen Dateien/Tabellen. Umgekehrt ja. In meinem Kassenbuch werden lediglich die Belegnummer und die Salden mit Formeln belegt, der Rest ist Handarbeit und das funktioniert ganz gut. Das Kassenbuch muß für das Finanzamt sowieso in einem unveränderlichen Format (PDF o.ä. ) gespeichert werden.

off topic...

(06.05.2017, 14:36)BoskoBiati schrieb: [ -> ]Hi,
...
Das Kassenbuch muß für das Finanzamt sowieso in einem unveränderlichen Format (PDF o.ä. ) gespeichert werden.

Hallo Edgar, wir müssen das KB von unserem aus Steuerbüro wieder handschriftlich führen und den Durchschlag so "Abspeichern" also ablegen... Das wird dann im Steuerbüro abgetippt (und ich führe das KB für "meine" Auswertungen sowieso elektronisch weiter).

Verknüpfungen deaktivieren:



PS. Ein Mitgliederadministration ist doch eine (sub) SchuldnerAdmin ?

(06.05.2017, 14:36)BoskoBiati schrieb: [ -> ]Hi,


ich persönlich halte mehr von einer strikten Trennung von Kassenbuch und Mitgliederverwaltung, wenn es nicht über eine Datenbank erfolgt! Ich sehe auch keine Notwendigkeit, Mitgliedslisten mit einem Kassenbuch zu verknüpfen. Für mich gilt: keine Verknüpfungen in einem Kassenbuch zu externen Dateien/Tabellen. Umgekehrt ja. In meinem Kassenbuch werden lediglich die Belegnummer und die Salden mit Formeln belegt, der Rest ist Handarbeit und das funktioniert ganz gut. Das Kassenbuch muß für das Finanzamt sowieso in einem unveränderlichen Format (PDF o.ä. ) gespeichert werden.

Hallo BoskoBiati,

erstmal vielen Dank für Deine Antwort. Sie beantwortet zwar nicht meine Frage, aber ich sehe, Du kennst Dich auch im Thema Finanzverwaltung aus. Nur handelt es sich eben nicht um ein Kassenbuch, sondern um die Datei der Abrechnung für Pacht, Umlagen, Verbräuche Strom und Wasser, Mitgliedsbeiträge und so weiter. Eine Verknüpfung mit der Mitgliederkartei ist notwendig, da Arbeitsleistungen in Form von altersabhängigen Pflichtanteilen zu erbringen sind. Andere Werte der Kartei haben ebenfalls Auswirkungen auf die jährliche Abrechnung. Das führt jetzt aber zu diesem Thema zu weit. Sonst stehe ich zum Thema Kassenbuch voll hinter Dir.

Sei gegrüßt von

prinzu59