ich wende mich an euch, da ich ein größeres Problem mit einer Idee habe, aber nicht weiterkomme - daher hoffe ich auf eure Hilfe...!
Ich möchte eine kleine Datenbank als xlsx erstellen in der alle Schulen, sowie bestimmte Personenkreise (z.B. Schulleitungen Elternratsvorstände, Deligierte usw.) in Hamburg erfasst sind. Wichtig: Das ganze muss Excell 2007 kompatibel sein und auf VBA verzichten!!!
Aufbau: Die Personengruppen stehen alle in den Tabellenblättern, ebenso, wie die Schulen auch in einer Tabelle steht.
Nun möchte ich bei den Persoonengruppen jeweils in Spalte H eine DropDown-Liste der Schulformen (Spalte Schulen!B:B) haben, die gefiltert ist, also jeder Eintrag nur 1x in der DD-Liste erscheint. Dieses habe ich hilfsweise mit der Formel (im www gefunden) =WENNFEHLER(INDEX(Schulen!B$2:B$600;VERGLEICH(1;ZÄHLENWENN($A$1:A1;Schulen!B$2:B$600)+(Schulen!B$2:B$600<>"")*1;0));"") in einer Extratabelle hinbekommen - schöner aber wäre ganz ohne...
In Spalte I möchte ich eine gefilterte DropDown-Liste der Schulnamen (Schulen!C:C) haben, die sich aus der Schulform (Spalte H der Zeile / = Schulen!B:B) ergeben - also nur noch die betreffenden Schulen dieser Schulform auswählbar sind. Danach sollen in einem weiteren Step die entsprechenden Angaben zu der betreffenden Schulen dahinter automatisch erscheinen.
Sinn des ganzen ist die bessere und redundante Datenpflege... Da sich mitunter auch Daten der Schulen immer mal ändern. So brauchen die Änderungen jeweils nur 1x gemacht werden und nicht in allen Tabellen! - Das ist auch mit meinem Hilfskonstrukt eher suboptimal, da insoweit statisch.
Ich habe euch eine Beispieldatei hochgeladen, wo sich hoffentlich verdeutlicht, was ich möchte. - HILFEEE!!!
LG RF
Und nichts kann mich aufhalten...! - Mist, ne Kindersicherung.
verwende intelligente Tabellen. Die gibt es angeblich auch schon in Version 2007. Damit hast du das Problem mit der statischen Tabellengröße/ Bereichsangabe nicht mehr. Vermeide in Datentabellen leere Zeilen. Informiere dich wie Datenbanken funktionieren. Wenn du schon sowas Datenbank nennen möchtest, dann solltest du auch Datenbankstrukturen nachahmen. Redundanz ist nicht gewollt in Datenbanken. Redundanz ist das mehrfache Vorkommen des selben Wertes. Wie sollte das sinnvoll sein?
In wie weit das dann mit der DSGVO noch zusammenpasst sei mal dahingestellt?
Nun ja, ich bin kein Experte für Schulen, aber der ganze Aufwand dafür erscheint mir doch sehr fragwürdig wenn wir mal 3 Fragen stellen:
Wie oft im Leben ändert sich Schulform einer Schule? Wie oft im Leben ändert sich der Name einer Schule? Wie oft im Leben kommt eine Schule hinzu oder fällt weg?
Und wenn sich etwas ändert, dann muss das so (wie die Daten aufgebaut sind) eh in allen Tabellen von Hand abgeändert werden!
Das hat nix mit einer Datenbank zu tun und aus dieser Sichtweise ist das in Summe einfach nur "Excelunfug".
Datenbanken enthalten keine Leerzeilen, die Verbindungen zwischen Datentabellen erfolgt über Schlüssel / IDs und man erzeugt keine redundanten Daten! Aber egal, spaßeshalber:
Nur mit Formeln (und gerade besonders in dieser Art und Weise) gibt das einen mächtigen Overhead der letzten Endes die Datei ziemlich langsam, kompliziert und sehr aufwändig in der Pflege macht. Ohne Hilfstabellen wird das so oder so nix mit XL2007.
Ein vertretbarer Aufwand läßt sich realisieren wenn wir Pivottabellen zu Extraktion der Daten benutzen, das hat mehrere Vorteile:
a) Alle Quelldaten werden als Tabelle formatiert um sicher alle Daten zu erfassen. b) Die Daten werden automatisch sortiert. c) Eine PT wird nicht automatisch neu berechnet, somit reduziert sich die Berechnungszeit der Formeln auf ein Minimum. d) Wir können die tatsächlich benötigte Menge dem Dropdown zuführen was die Leerzeilen eleminiert. e) Wir brauchen nur 2 Formeln für die Dropdowns, mehr nicht.
Hier ist die überarbeitete Datei die wie gefragt funktioniert.
Wenn jetzt irgendwann eine Schulform hinzukommt oder wegfällt, dann müssen die PT neu organisiert werden, damit die Formeln die korrekten Daten aus den PT abgreifen. Wenn sich die Schulform einer Schule ändert, dann müssen die PT nur einmal aktualisiert werden, ich hab grad kein XL2007 zu Hand, aber ich meine das geht auch dort schon mit einem Klick auf Daten \ Alle aktualisieren.
Nun ja, IMHO wird im wirklichen Leben dieser Fall nicht wirklich oft vorkommen, daher könnte man das auch rein statisch machen und sich die PT schenken.
Die Spalte SchulIndex in Schulleitungen kann ausgeblendet werden, diese ist nur eine Hilfszeile um die Datenüberführung schneller zu machen.
Hallo ihr beiden ... und danke, daß ihr euren Input gebt...!
Erstmal entschuldigt bitte, daß ich Begriffe realitätsfern verwende...- Für ein Sanitärfachmann ist ein Dichtring auch nicht gleich ein Dichtring.
Die Leerzeilen sind nur zur Orientierung während der Erstellungsphase da und werden noch entfernt.
@ Andreas - Zu deinen Fragen... Der Aufwand, mag evt. etwas hoch sein, aber er ist mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit weit geringer, als meine derzeitige Version, wo sich über die Jahre viele Fehler eingeschlichen haben, weil die Änderungen nicht überall erfolgten- Die Schulform einer Schule ändert sich recht selten, aber kommt vor - z.B. weil eine Stadtteilschule auch Grundschulklassen einrichtet und dadurch zur Langformschule wird oder eine Grundschule erweitert ihren Betrieb anstatt bis KL.4 auf bis Kl. 6 (Primarschule). Der Name einer Schule ändert sich da schon häufiger weil eine Schule den Namen gem. Straßenname hin zu einer Persönlichkeit abändert um das Schulprofil zu stärken - Sicher nicht mehrmals, aber es passiert immer mal. Schulen kommen und gehen, fusionieren oder trennen sich ... Allein 2025 haben nur in meinem Bezirk 3 Schulen ihren Dienst aufgenommen, 2 Schulen sind an einem neuen Standort fusioniert und eine wird mit Ablauf diesen Jahres auslaufen/ihren Betrieb einstellen. Was vergleichsweise sehr häufig vorkommt sind aber z.B. die eMail-Adressen oder andere Kontaktdaten einzelner Personen & Funktionäre, die in den jeweiligen Tabellen erfolgt ... Oder auch mal ein Schulwechsel, weil das Kind diese wechselt. Alle diese Änderungen manuell in 9 Tabellen zu machen ist schon sehr umständlich und dementsprechend Fehleranfällig...! Hinzu kommt - ihr werdet sicherlich die ganzen ??? bemerkt haben - Es fehlen, aus DSGVO-Gründen, auch weitere Spalten, die ich von Zeit zu Zeit ergänzen werde/will.
Für jede Schule (in meinem Bezirk) erfasse ich die Schulleitung, Elternratsvorstände, Kreiselternratsvertreter, sowie deren Stellvertreter und darüber hinaus aus allen Bezirken die Kreiselternratsvorstände und Kammermitglieder mit deren Schulen.
Magst du mir noch erläutern, was du da wie gemacht hast, damit ich nicht dumm sterben muss - will ja lernen :)
LG RF
Und nichts kann mich aufhalten...! - Mist, ne Kindersicherung.
Zitat:Es fehlen, aus DSGVO-Gründen, auch weitere Spalten, die ich von Zeit zu Zeit ergänzen werde/will.
Dann solltest du schleunigst bei den Betroffenen eine Einwilligungserklärung abholen, sonst kann das unangenehm werden. Hier ein paar Tips, die du unbedingt beachten solltest: https://www.datenschutz-bayern.de/datens...aki46.html
Btw.: XL2007 würde ich nicht mehr als sicher ansehen wollen. Damit personenbezogene Daten zu verarbeiten, ist mehr als fahrlässig!
Danke - nicht nötig... Du hast mich falsch verstanden! - Die fehlenden Informationen/Spalten sind die, welche ich vor Veröffentlichung hier entfernt habe.
Ich nehme regelmäßig an monatlichen Lehrgängen & Audits teil und habe die Rechtsabteilung, sowie den DSB der größten Hamburger Behörde im Hintergrund... Also keine Sorge :)
LG RF
Und nichts kann mich aufhalten...! - Mist, ne Kindersicherung.
(06.11.2025, 13:41)Rettungsfuzzy schrieb: @ Andreas - Zu deinen Fragen... Alle diese Änderungen manuell in 9 Tabellen zu machen ist schon sehr umständlich und dementsprechend Fehleranfällig...!
Magst du mir noch erläutern, was du da wie gemacht hast, damit ich nicht dumm sterben muss - will ja lernen :)
Klar kann ich das ein wenig erläutern, aber nochmals: Auch so wirst Du die Änderungen überall selber machen müssen, das ganze PT und Formelgedöns ist nur dafür da das der Dropdown funktioniert.
Wenn Du das mal selber probierst, (Schulform in Spalten, Schulname in Zeilen) dann umfasst die PT alles und Du kannst Dir z.B. alle Schulformen auszählen lassen. Das nutzt uns für einen Dropdown wenig, da wir ja pro Schulform wieder die Spalte filtern müssten um nur die Schulnamen zu sehen die eine 1 in der Spalte haben. Also filtern wir die PT auf nur eine Schulform und da eine PT generell nur die Daten anzeigt die relevant sind, schrumpft diese und wir erhalten so eine Liste aller Schulnamen dieser einen Schulform.
Jetzt kopieren wir die PT einfach und filtern die nächste Schulform... bis wir alle Schulformen beisammen haben.
Ganz am Anfang (Spalte A) machen wir eine PT die nur die Schulformen zeigt. Wie kriegen wir nun nur die Daten der Schulformen in das Dropdown?
Ganz einfach via BEREICH.VERSCHIEBEN verschieben wir die oberste Zelle der PT bis auf den ersten Eintrag und die Anzahl der Zeilen lassen wir uns mit ANZAHL2 zählen. Hierbei müssen wir etwas raten, ich sag mal diese PT wir nie über Zeile 99 hinaus kommen: SchulFormen: =BEREICH.VERSCHIEBEN(Hilfstabelle!$A$1;1;0;ANZAHL2(Hilfstabelle!$A$2:$A$99))
Die 2te Formel im Namensmanager ist etwas kniffeliger, bei Licht betrachtet jedoch auch kein Geheimnis, denn im Prinzip macht sie das gleiche.
Klären wir vorab was das INDIREKT("ZS(-1)";) in der Formel soll: Wenn Du den Dropdown öffnest, dann führt Excel die Berechnung der Formel aus und via INDIREKT("ZS(-1)";) bekommen wir das was in der Zelle links neben dem Dropdown steht => die Schulform.
Also alle PT die die Schulnamen zeigen sind in der gleichen Reihenfolge wie die Schulformen, d.h. wenn ich die Position (Zeile) in Spalte A für eine bestimmte Form kenne, dann kann ich die linke obere Zelle mit der Position multipliziert mit 3 (weil jede einzelne PT 2 Spalten und eine Leerspalte hat) in Spalten verschieben um so die richtige PT für diese Schulform zu finden. Das ist der erste Part: 2+(VERGLEICH(INDIREKT("ZS(-1)";);Hilfstabelle!$A:$A;0)-2)*3
Jetzt müssen wir wieder via ANZAHL2 in dieser PT dann feststellen wie viele Zeilen da drin sind, das ist der 2te Part ANZAHL2(BEREICH.VERSCHIEBEN(Hilfstabelle!$A$1;2;2+(VERGLEICH(INDIREKT("ZS(-1)";);Hilfstabelle!$A:$A;0)-2)*3;999))
Alles zusammen: SchulName: =BEREICH.VERSCHIEBEN(Hilfstabelle!$A$1;2;2+(VERGLEICH(INDIREKT("ZS(-1)";);Hilfstabelle!$A:$A;0)-2)*3;ANZAHL2(BEREICH.VERSCHIEBEN(Hilfstabelle!$A$1;2;2+(VERGLEICH(INDIREKT("ZS(-1)";);Hilfstabelle!$A:$A;0)-2)*3;999)))
Auch bei dieser Formel müssen wir ein wenig raten und sagen das die PT niemals über Zeile 999 hinaus gehen.
06.11.2025, 20:36 (Dieser Beitrag wurde zuletzt bearbeitet: 06.11.2025, 20:39 von knobbi38.)
Das mag ja alles sein, aber auch „ein DSB von einer Hamburger Behörde im Hintergrund” ist kein Freibrief, wie der geplante Einsatz von MSO 365 an Baden-Württembergs Schulen gezeigt hat. Das Kultusministerium war auch dort der Meinung, dass man MSO 365 DSGVO-konform an Schulen einsetzen könne, bis es zu nachhaltigem Ärger kam.
Wenn man sich den Tätigkeitsbericht des HmbBfDI durchliest, kann man sich kaum vorstellen, dass XL2007 von denen als datenschutzkonform eingestuft wird.
Ich kann mich natürlich auch irren, aber wenn MSO 365 schon als problematisch angesehen wird ...
Danke @Andreas... das musst ich mir mal in Ruhe durchziehen - auf die Schnelle hab ichs jetzt nicht wirklich verstanden. Bei Fragen melde ich mich wieder :)
Ich hab jetzt erstmal alle Tabellen erstellt und befüllt. Dabei viel mir auf, daß ich 2 (Pseudo)Schulformen noch nicht am Start hatte. PS: FunFact: weil du die Frage stelltest... Anbei eine aktuelle PM der Behörde von vor 2 Tagen... :)
@ knobbi38: Ich respektiere deine 2cts - Ist soweit auch gerne ok, aber... Ich habe nirgends von einem Freibrief für mich geschrieben, sondern, daß ich regelmäßig an monatlichen Lehrgängen & Audits teilnehme (also gelernt & verstanden habe, was das alles bedeutet & wie von mir umzusetzen ist, incl. TOM, Richtlinien & GAs, Erklärungen, Informationen, ADV, Fristen, VVTs usw.) und desweiteren die Rechtsabteilung, sowie den DSB der größten Hamburger Behörde im Hintergrund habe (also über den "kurzen Dienstweg" zwischendurch gezielt Fragen stellen und Anwendungsprüfungen stellen kann)... Selbstverständlich kann ich darüber auch Herrn F. direkt kontakten, wenn Herr W. mal nicht weiter wissen sollte.
Diesem MS365 & Cloud-Computing stehe ich, gerade wg. der DSGVO, generell recht kritisch gegenüber, ebenso wie MSO 2013+ - Aber das ist ein anderes Thema! Solange ich meine BS korrekt bespiele und entsprechend sichere, ist das soweit absolut sicher - Da kommt selbst meine Family nicht dran.
Und ... XL07 ist genauso datensicher, wie XL27 oder sonst welche Datenquelle, denn die Fehlerquelle sitzt zuweilen vor der Tastatur - wie so oft! :)
LG RF
Und nichts kann mich aufhalten...! - Mist, ne Kindersicherung.
