Zellbezüge zwischen SharePoint-Dateien ohne Zugriff auf Quelldatei aktualisieren

[modernkoala96]

Hallo zusammen,
ich stehe vor einer technischen Herausforderung in unserer SharePoint-Umgebung und hoffe auf euer Expertenwissen.
Ausgangssituation:
• Betrieb: 24h Schichtbetrieb, Dateien liegen auf SharePoint Online
• Restriktionen: Power Automate und Power BI sind seitens der IT deaktiviert und keine Option.
• Datei A: Wagenstand.xlsx – Diese Datei wird im Schichtbetrieb permanent von verschiedenen Usern bearbeitet.
• Datei B: Leerwagenbestand.xlsx – Diese Datei enthält lediglich Verweise/Verknüpfungen auf spezifische Daten aus Datei A.

Das Ziel:
Die Datei Leerwagenbestand.xlsx (Datei B) soll für einen größeren Personenkreis im Unternehmen freigegeben werden. Diese Personen haben jedoch keinen Zugriff auf die Quelldatei Wagenstand.xlsx (Datei A).

Das Problem:
Wenn User ohne Zugriffsberechtigung für Datei A die Datei B öffnen, aktualisieren sich die Datenverknüpfungen nicht, oder es erscheinen Fehlermeldungen, da der Pfad zur Quelldatei für diese User blockiert ist. Die Datei B soll aber beim Öffnen immer den aktuellsten Stand aus Datei A anzeigen, ohne dass der User Zugriff auf die Rohdaten der ersten Datei benötigt.

Meine Fragen:
1. Gibt es eine Möglichkeit, die Daten so zu "spiegeln" oder zu verknüpfen, dass die Werte in Datei B statisch zwischengespeichert werden, bis ein berechtigter User sie aktualisiert?
2. Wäre Power Query hier eine Lösung, wenn die Abfrage von einem berechtigten User erstellt wurde (Stichwort: im Hintergrund geladene Daten)?
3. Gibt es einen Workaround für SharePoint Online, um Datenverbindungen für "nur lesende" Personen ohne Zugriff auf die Quelle aktuell zu halten?
Ich freue mich auf eure Ansätze und Lösungsvorschläge!

Ich bin echt am Verzweifeln da diese Datei eine Enorme Entlastung für die Kollegen darstellt soll sie Schnellstmöglich Live geschalten werden.

[ws-53]

• Restriktionen: Power Automate und Power BI sind seitens der IT deaktiviert und keine Option.

Unabhängig, ob es für deine Fragestellung etwas nutzen würde, bin ich der Meinung, dass eure IT falsch liegt. Denn diese Tools sind gegenüber VBA-Lösungen viel sicher und für viele Aufgaben auch sehr einfach zu bedienen.

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Ich kann die Qualität der Antworten nicht beurteilen, aber Copilot nennt folgende Lösungsvarianten:

🧊 Warum es keinen „automatischen Spiegel“ in SharePoint gibt
SharePoint Online bietet:

• keine serverseitigen Excel‑Refreshes
  
• keine Hintergrund‑Makros
  
• keine automatischen Kopien
  
• keine Trigger ohne Power Automate
  
• keine „Shadow Copies“ für Excel‑Verknüpfungen
  

Damit ist klar:
👉 SharePoint kann Datei A nicht automatisch in Datei B spiegeln.

🎯 Die einzig funktionierenden Lösungen (ehrlich, technisch korrekt)
Lösung 1: Datei B enthält KEINE Verknüpfungen – sondern nur Werte
Und diese Werte werden manuell aktualisiert durch:

• einen berechtigten User
  
• oder eine Schichtleitung
  
• oder eine Person mit Zugriff auf Datei A
  

Das ist die einzige Lösung, die ohne Power Automate funktioniert.
Vorgehen:

1. Berechtigter User öffnet Datei B
   
2. Verknüpfungen aktualisieren
   
3. Datei speichern
   
4. Alle anderen User sehen die aktualisierten Werte
   

Das ist simpel – aber zuverlässig.

Lösung 2: Datei A erzeugt automatisch eine „öffentliche Kopie“ (nur Werte)
Das geht nur, wenn ein berechtigter User:

• ein Makro ausführt
  
• oder eine lokale Excel‑Datei öffnet, die beide Dateien aktualisiert
  
• oder eine geplante Aufgabe auf einem PC laufen lässt
  

Das ist der klassische „Arme‑Leute‑Automate“.

Lösung 3: Datei A wird so umgebaut, dass die sensiblen Daten NICHT in Datei A liegen
Das ist oft die beste Lösung:

• Datei A enthält nur interne Daten
  
• Datei B enthält nur die freigegebenen Daten
  
• Datei A schreibt die freigegebenen Daten in eine dritte Datei ©
  
• Datei B liest nur Datei C
  

Damit trennst du:

• interne Daten
  
• öffentliche Daten
  
• Arbeitsdateien
  

Das ist sauber, sicher und funktioniert.

❌ Was NICHT funktioniert (egal, wie sehr man es versucht)

• Verknüpfungen in Datei B, wenn User Datei A nicht öffnen darf
  
• Power Query Cache als „Datenquelle“
  
• SharePoint‑Verknüpfungen ohne Berechtigung
  
• „Im Hintergrund laden“
  
• „Nur Werte anzeigen“
  
• „Verknüpfungen deaktivieren“
  
• „Verknüpfungen über OneDrive synchronisieren“
  
• „Excel Online aktualisiert automatisch“
  
• „SharePoint lädt die Daten serverseitig“
  

Alles technisch unmöglich.