Spendenverwaltung mit alphabetischem Adressbuch

[Minnie92]

Hallo ihr lieben cleveren Excel-Experten,

ich habe folgendes Problem und hoffe, dass sich hier jemand findet, der mir damit weiterhelfen kann:

Für die Verwaltung eines kleines Vereins benötige ich eine Excel-Datei, in der sowohl die Adressen der Spender festgehalten werden können, als auch die jährlichen Spenden aufgelistet werden. Mir wurde vor einiger Zeit mal eine Excel-Tabelle angelegt, in der ich in Sammelmappe 1 die Adressdaten sammele (Spendernummer, Nach- + Vorname, Anschrift) und in den anderen Sammelmappen 2 (3,4,5 etc.)  jeweils die jährlichen Spenden eintragen konnte.
Mithilfe von SVERWEIS wurden die Mappen miteinander verknüpft, sodass ich in z.B. Sammelmappe 2/Spenden 2017 ich neben den Spendeninfos (Überweisungsdatum, Höhe der Summe, Verwendungszweck) nur die Spendernummer eingeben musste und dann Name sowie Anschrift automatisch eingefügt wurden. (Das benötige ich, um in Word Serienbriefe der Spendenbescheinigungen erstellen zu können.)
Allerdings haben sich nun über die Zeit einige Spender angesammelt und in der Adressliste herrscht Chaos, da sie nicht alphabetisch ist (und wenn ich die Adressliste nach Nachnamen alphabetisch ordne, ist in der anderen Sammelmappe alles durcheinander). Das erschwert jedoch das Durchsuchen der Liste nach Spendern.
Trotz intensivem Googeln komme ich nicht weiter und bin mit meinem Latein am Ende. Ganz davon zu schweigen, dass ich in Excel nur minimale Grundkenntnisse besitze. 

Für den Fall, dass es im obigen Text nicht gut rüberkam, was mein Problem ist/ich benötigen würde, hier noch mal die Kurzfassung:
Sammelmappe 1: (Adressliste)

• Name, Anschrift und Wohnort der Spender, verknüpft mit einer Nummer (Spendernummer)
  
• Bsp.:
  #1; Mustermann; Max; Musterweg 1; 11111 Musterstadt
  #2; Bauer; Beate; Blumenstraße 2; 22222 Berlin
  
• Sollte man alphabetisch (Nachname) ordnen können
  

Sammelmappe 2/3/4 (Spendenlisten)

• Infos zu den Spenden (Summe, Datum, Zweck) 
  
• Addressdaten aus Sammelmappe 1 sollten durch Eingabe der (Spendernummer) automatisch eingefügt werden
  

Herzliche Grüße & vielen Dank schon mal im Voraus 

Minnie92

[WillWissen]

Hallo Minnie,

• Name, Anschrift und Wohnort der Spender, verknüpft mit einer Nummer (Spendernummer)
  
• Bsp.:
  #1; Mustermann; Max; Musterweg 1; 11111 Musterstadt
  #2; Bauer; Beate; Blumenstraße 2; 22222 Berlin
  
• Sollte man alphabetisch (Nachname) ordnen können
  

kann ich davon ausgehen, dass du alles in eine Zelle gequetscht hast (mit Semikolon als Separator)? Falls ja, dann baue deine Tabelle um und benutze jeweils eine eigene Zelle. Dann kannst du sortieren oder filtern nach was immer du auch willst.
Für deine zweite Frage kann ich dir nur raten, die Fktn. SVERWEIS() und/oder INDEX/VERGLEICH() anzusehen.

[Minnie92]

Hallo Minnie,

kann ich davon ausgehen, dass du alles in eine Zelle gequetscht hast (mit Semikolon als Separator)? Falls ja, dann baue deine Tabelle um und benutze jeweils eine eigene Zelle. Dann kannst du sortieren oder filtern nach was immer du auch willst.
Für deine zweite Frage kann ich dir nur raten, die Fktn. SVERWEIS() und/oder INDEX/VERGLEICH() anzusehen.

Hallo WillWissen, danke für deine Antwort.

Nein, ich habe nicht alles in eine Zelle gequetscht. Ich habe in der Adress-Datei für jede Information eine eigene Zelle, damit es später via Sendungsdruck bei Word richtig erkannt wird.
Ich habe hier mal ein Beispiel erstellt, wie es bei mir aussieht.

   
   

Wenn ich nun in der Sammelmappe mit den Adressen nach Nachnamen sortiere, stimmen die Adressen in der zweiten Sammelmappen mit den Spenden nicht mehr überein.

[WillWissen]

Hi Minnie,

du musst deine Tabelle so umbauen, dass keine Leerzeilen und -spalten vorhanden sind. Dann klappt das auch mit dem Sortieren.

[Minnie92]

Zunächst dachte ich, ich hätte die Lösung und es funktioniert. Aber in der Spendenkartei werden a) manche Daten aus der anderen Mappe gar nicht übernommen oder a) Daten aus anderen Zeilen übernommen.

Wenn es hilft, ich habe eine Datei mit Muster-Eingaben:

  Excelmappe.xlsx (Größe: 67 KB / Downloads: 9)

[WillWissen]

Hi Minnie,

der 4. Parameter deines SVERWEISes in Spalte G ist falsch: du musst FALSCH oder 0 (Null) angeben. Dann passt es auch.

[Minnie92]

Hi Minnie,

der 4. Parameter deines SVERWEISes in Spalte G ist falsch: du musst FALSCH oder 0 (Null) angeben. Dann passt es auch.

Vielen, vielen, vielen Dank! 
Du hast mich gerettet und nach Monaten des Ärgerns kann ich nun endlich Ordnung in die Vereinsverwaltung bringen.

[Rabe]

Hi,

nur als Tipp der Nomenklatur:

1. eine Mappe ist eine Excel-Datei
   
2. ein Blatt ist ein Arbeitsblatt, ein Register in dieser Datei
   

Wenn Du diese Begriffe verwendest, führt es zu weniger Verwirrung.

[Rabe]

Hi,

nun noch weiteres:

ich habe Deine beiden Tabellen in intelligente Tabellen umgewandelt (STRG-T), damit müssen die Formeln nicht so weit nach unten vorgehalten werden, sondern werden automatisch erweitert, und die Übersichtlichkeit wird durch die automatische wechselnde Zeilenfärbung erhöht.

Den Zahlwert in Worten habe ich mit einer Hilfstabelle (kann ausgeblendet werden) und einer Formel automatisiert.

  Spendenverwaltung.xlsx (Größe: 23,53 KB / Downloads: 6)

[Minnie92]

Wow! Tausend Dank dafür, lieber Rabe!  :100: 
Damit ist es ja noch einfacher und total elegant. Ich bin total baff, das hätte ich so niemals hinbekommen.