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Serienfunktion optimieren
#1
Hallo zusammen,

ich habe in einem Verein administrative Aufgaben übernommen. Dazu zählt auch die Mitglieder regelmäßig postalisch anzuschreiben. Dafür habe ich die Serienbrieffunktion bei Word eingerichtet und eine entsprechende Excelliste angelegt.
Um die Adressliste ohne großen Aufwand aktuell zu halten, habe ich diese mit der Mitgliederliste verknüpft, die aber auf einer anderen Zuständigkeitsebene gepflegt wird.
Das funktioniert auch alles so weit so gut.

Nun ist es aber so, dass Mitglieder unbekannt verziehen und auch sonst nicht mehr erreichbar sind. Um also unnötiges Porto zu vermeiden will ich eine zusätzliche Spalte beispielsweise mit "aktuell" einfügen und entsprechend y oder n eintragen, um diese entsprechend aus der Serienfunktion heraus filtern zu können.
Das Problem das sich nun ergibt ist, dass durch die Verknüpfung die Adressdaten die Zeile ändern können, wohingegen die Aktualitätsspalte unverändert bleibt und falsche Auskunft gibt. Ist es also möglich diese Fest an ein anderes nicht unbedingt benachbartes aber in der gleichen Zeile befindliches Feld anzuheften, sodass diese den Zeilenwechsel ebenfalls vollziehen?
Eine weitere Sache, die ich gerne einrichten würde ist, dass in dieser Spalte leere Felder (das wäre nur bei neuen Mitgliedern der Fall) automatisch mit y ausgefüllt werden,aber trotzdem manuell auf n verändert werden können. Ließe sich das mit der wenn-dann-Funktion umsetzen? Wenn ja, wie?
Danke für eure Geduld und eure Tipps.

Grüße
gazrilla
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#2
Hallo,

spontan stellt sich mir die Frage, warum ihr die veralteten Adressdaten nicht komplett entfernt, wenn diese eh keine Gültigkeit mehr besitzen? Davon abgesehen könnte man überlegen ein Anlegedatum der Mitglieder zu integrieren und in einem regelmäßigen Turnus abfragen ob diese Adressdaten noch aktuell sind. Dann könnte man sich z.B. mittels bedingter Formatierung Adressdaten anzeigen lassen die bspw. länger als 300 Tage nicht überprüft wurden. Dein Problem mit der Verknüpfung habe ich leider nicht ganz verstanden und deine "weitere Sache" wäre durch die bedingte Formatierung hinfällig.
Gruß

Stoffo
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#3
Hallo Stoffo,
danke für deine schnelle Antwort.Smile

Das Problem ist, das die Mietgliederliste auf Landesebene geführt wird, nicht auf regionaler Ebene. Ich habe also lediglich Zugriff darauf.
Dadurch, dass ich die Adressliste mit dem Teil der Adressliste mit den Mitgliedern aus unserer Region verknüpft habe, aktualisieren sich die Ein-und Austritte automatisch. Allerdings werden eben auch die unbekannt verzogenen immer wieder in die Liste gezogen - die sind ja nicht ausgetreten.
Ich will also, wenn ein Brief zurückkommt und die Kontaktaufnahme scheitert dies kenntlich machen und wenn ich die Serienbriefe versende entsprechend herausfiltern.
Das Problem ist eben wie beschrieben, dass die Liste eben dynamisch ist, im Gegensatz zu der von mir erdachten Zeile zur Kenntlichmachung.
Das würde dazu führen, dass wenn beispielsweise ein Mitglied mit dem Anfangsbuchstaben K im Nachnamen eintritt, dafür sorgen würde, dass die Aktualitätszuordnung bei L nicht mehr passen würde, da an dieser Stelle eine neue Zeile eingefügt wird.

Wie genau ließe sich dein Vorschlag realisieren, nach Anlagedatum zu sortieren und zu filtern?

Danke dir.

Grüße

gazrilla
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#4
Hallöchen,

Du müsstest für Dich eine zweite Liste führen mit Deinen Angaben und kannst dann auf diese z.B. mit SVERWEIS PowerQuery oder wie auch immer zugreifen und die Einträge an die richtige Position holen.
   \\\|///      Hoffe, geholfen zu haben.
   ( ô ô )      Grüße, André aus G in T  
 ooO-(_)-Ooo    (Excel 97-2016)
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#5
Hey super,

das hat mich gerade ein ganzes Stück weiter gebracht. Danke
Ich habe schon danach gesucht aber nichts gefunden: gibt es eine Anweisung/einen Befehl, den man in eine Wenn-dann-Anweisung einbinden kann, um Zelleninhalte automatisch zu kopieren oder zu löschen?

Danke schon mal im voraus.

Gruß
Gazrilla
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#6
Hallöchen,

Du könntest in einem Ereignismakro auf Änderungen oder eine Berechnung reagieren. Bei Berechnung würde es bei jeglicher Berechnung auf dem Blatt ausgeführt. Bei Änderung könnte man den Makrostart auf die Zellen / Bereiche einschränken, die Du in Deiner WENN verarbeiten willst.
   \\\|///      Hoffe, geholfen zu haben.
   ( ô ô )      Grüße, André aus G in T  
 ooO-(_)-Ooo    (Excel 97-2016)
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