Listen mit vier Nutzern datensicher bearbeiten?

[ExDAU]

Hi,

wir haben hier im Büro ein Problem: wir arbeiten derzeit mit einer auf einem Netzlaufwerk freigegebenen Exceldatei in Excel 2016.

Die Liste besteht aus Namen, Beschreibungen und einer eindeutigen ID. Mittlerweile sind wir bei 30.000 Zeilen. Ein Kollege übernimmt die Änderungen von Zeit zu Zeit (ggf. mehrmals am Tag). 
Nun ist es schon öfter vorgekommen, dass entweder Excel einfach behauptet, die Datei sei gesperrt (dabei schreibt niemand Änderungen auf das Netzlaufwerk) oder aber wenn in Einzelfällen

eine neue Zeile hinzugefügt wird könnte es passieren dass zwei Benutzer die gleiche Zeile beschreiben. Excel sieht beim Übernehmen der Änderungen leider nicht vor, die neue Zeile einfach eins
weiter anzufügen.

Gibt es einen schlaueren Weg mit vier Benutzern an einer Excelmappe zu arbeiten? Es soll eine elegantere Lösung mit Microsoft Teams geben, das Problem: wir dürfen aus Datenschutzgründen die Exceldatei nicht in der Cloud speichern, nur auf dem lokalen Fileserver.

Heute durfte ich wieder knapp 100 Zeilen checken weil dieser "Datei gesperrt"-Fehler wieder auftrat und man nichts mehr machen konnte... :/

[RPP63]

Moin!
Excel ist nun mal nicht wirklich mehrbenutzerfähig!
Ja, ich hätte jetzt die Speicherung auf OneDrive vorgeschlagen, ist aber für euch tabu!
Dann bleibt "nur" die Empfehlung, eine "echte" relationale Datenbank zu nutzen.
Die muss man ja nicht sehen, es geht durchaus die Nutzung Excel→Frontend Access→Backend
Ist aber nix für ein Forum, sondern für einen honorarpflichtigen Auftrag.

Gruß Ralf

[Ralf A]

...ergänzend zu meinem Namensvetter:

Nun ist es schon öfter vorgekommen, dass entweder Excel einfach behauptet, die Datei sei gesperrt (dabei schreibt niemand Änderungen auf das Netzlaufwerk) oder aber wenn in Einzelfällen

Entscheidend ist nicht, ob jemand gerade darin schreibt oder nicht, entscheidend ist, ob die Datei geöffnet ist.

[ExDAU]

...ergänzend zu meinem Namensvetter:




Entscheidend ist nicht, ob jemand gerade darin schreibt oder nicht, entscheidend ist, ob die Datei geöffnet ist.

Definiere "geöffnet"? Die Datei ist ja prinzipiell vier mal geöffnet, und das funktioniert ja in der Regel auch, Excel schreibt die Änderungen ja scheinbar erst in eine Shadow-Datei?. Ich hätte vermutet, dass es zu Problemen kommt, wenn gleichzeitig versucht wird zu speichern?


@RPP63 

Access ist doch aber eine Katastrophe übers Netzwerk? Das scheint mir von Erzählungen her über Netzfreigaben nicht besser zu sein als das, was wir jetzt machen?

[Sigi.21]

Hallo ExDau,

nein, es gibt keine Shadow-Datei, es sei denn du meinst den Arbeitsspeicher.

Eine Excelmappe wird ja in den Arbeitsspeicher geladen und erst beim Speichern werden die geänderten Daten auf den Server geschrieben.
Bei "freigegebenen Mappen" wird je User eine Kopie in den Arbeitsspeicher geladen, Änderungen erfolgen bei jedem User ebenfalls im jeweiligen Arbeitsspeicher. Erst beim Speichern auf den Server erfolgt ein Abgleich der Daten und der User erhält wieder eine neue Kopie davon in seinem Arbeitsspeicher (ggf. mit dem Hinweis, dass ein anderer User Änderungen vorgenommen hat).

D.h. damit alle User regelmäßig die geänderten Daten anderer User sehen, müssen sie immer wieder regelmäßig (!) speichern. Ein User der Änderungen vornimmt, sollte bald speichern, und danach müssen die Anderen speichern um die Änderungen zu sehen. Sinnvolles Arbeiten bei freigegebenen Mappen ist deshalb nur bei wenigen Usern möglich.

Gruß Sigi

[schauan]

Hallöchen,

Access ist doch aber eine Katastrophe übers Netzwerk? Das scheint mir von Erzählungen her über Netzfreigaben nicht besser zu sein als das, was wir jetzt machen?

Ich denke, zum einen spielen bei solchen "Erzählungen" ab und an Erfahrungen von vor über 10 oder 15 Jahren rein, zum anderen kommt es immer darauf an, was ein Entwickler da für Arbeit geleistet hat oder auch nicht ... Wer Access nicht mag kann ggf. auch auf kostenlose Alternativen zurück greifen wie MySQL, MS SQLServer Express, Oracle Database Xe, ...

Mittlerweile sind wir bei 30.000 Zeilen.

• falls diese "Datensammlung" nicht ständig im Zugriff sein muss, kann man ggf. auch nur einen verringerten Datenbestand zur Bearbeitung vorsehen.
  
• Falls es eben nur eine "Datensammlung" ist und die Kollegen die Daten nicht miteinander verwenden und verarbeiten, sondern z.B. nur der Chef oder wer auch immer alles braucht oder die 4 Kollegen nur mal schauen, was sonst noch passiert, dann kann man die Daten auch getrennt sammeln und z.B. mit PQ zusammenfassen.