Formular-Felder in einer Mail-Vorlage

[Oliver-HB]

Hallo.
Gibt es irgendwie die Möglichkeit, sich eine Mail-Vorlage mit Formularfeldern zu erstellen?
Hintergrund ist, daß wir bei uns in der Firma zukünftig von Infozetteln bzgl. Krankmeldungen weg wollen (bzw. müssen) zu Mails.

Bisher ist es so, daß wir ein Formular auf Papier haben, auf dem div. Infos eingetragen werden.

Vorgedruckt sind dann z.B.

Name:
Datum:
Personal-Nr:

teilweise auch Felder zum ankreuzen:

MA ist beim Arzt gewesen        ja      nein
MA geht noch zum Arzt            ja       nein

usw.

und wir tragen dann händisch die entsprechenden Infos ein, sobald ein MA uns anruft und geben den Zettel dann an den Kollegen, der das ganze im HR-System einpflegt.

Für eine Mail hätte ich das gerne genauso.
Die oben erwähnten fest verankert und "schreibgeschützt", so daß ich nur in ein Feld dahinter klicken kann / muss, um die entsprechende Eingabe vorzunehmen.
Dann mit der TAB-Taste ins nächste Formularfeld usw.

Uns wurde aktuell nur eine Mail-Vorlage zur Verfügung gestellt, in der eine Tabelle eingefügt ist - also müssen wir immer schauen, in welches Feld wir klicken bzw. es besteht die Gefahr, daß man ein Feld überschreibt, wenn man mit der TAB-Taste arbeitet.

In Word wäre das ja kein Problem...
Formular mit den entsprechenden Feldern / Checkboxen erstellen, Bearbeitung einschränken auf "Formular ausfüllen" und gut ist...

Die Vorgabe ist aber: es MUSS eine Mail sein und DARF kein Formular im Anhang sein.

Von mir aus auch "nur" bestimmte Felder in einer Tabelle in der Mail sperren, so daß diese gar nicht angewählt werden können.

Es soll "alles einfacher" werden... aber so, wie es aktuell ist, ist es einfach mehr Aufwand...   

Danke für mögliche Hilfe und ein schönes Wochenende...

[knobbi38]

Hallo Oliver,

Die Vorgabe ist aber: es MUSS eine Mail sein und DARF kein Formular im Anhang sein.

Ich möchte nochmal in Erinnerung rufen, daß "Mails" eher mit Postkarten gleichzusetzen sind denn mit verschlossenen Briefen. Ein Meldesystem, bei dem Krankmeldungen erfasst und per Mail versendet werden, dürfte den DSGVO - Vorschriften in einem Betrieb widersprechen und es ist deshalb keine gute Idee, solche sensiblen Daten einfach per Mail ... 

Tip: vielleicht mal Betriebsrat und den Datenschutzbeauftragten vorher fragen! 

Ja, man kann im klassischen Outlook Formulare mit Eingabefeldern gestalten und da Word auch als Editor verwendet werden kann, ließe sich da sicherlich auch etwas machen, allerdings habe ich das so noch nie getestet. Zusätzlich gäbe es ja auch noch die Gestaltungsmöglichkeiten von HTML-Mails. Wegen der o.a. Einwände würde ich das so nicht mehr weiter verfolgen.

Setzt einen Webserver auf und erfasst die Meldungen einfach im Browser. Frameworks dafür gibt es zu genüge und die Daten landen dann direkt zur weiteren Verarbeitung in einer Datenbank. Daten in Formulare zu erfassen ist im Prinzip nichts anderes, als Papier zu digitalisieren, das geht heute besser, mal abgesehen davon, dass es immer wieder Probleme macht, solche Formulare weiter verarbeiten zu können.

Gruß Knobbi38

[Oliver-HB]

Tip: vielleicht mal Betriebsrat ... vorher fragen! 
...
Setzt einen Webserver auf und erfasst die Meldungen einfach im Browser.

Das Widersinnige ist, daß wir nicht mehr den alten Weg gehen dürfen, weil es vom BR nicht gewollt ist... 

Und zum Thema Webserver... ich bin nur Anwender. Keine Ahnung, wie das geht.

[schauan]

Hallo Oliver,

du hast dann sicher auch das Problem, dass nicht alle Mitarbeiter zu Hause Outlook benutzen. Die müssen ja sicher nicht wegen der Krankmeldung mit gebrochenen Knochen und sonstigen Ausfällen in die Firma kommen um Outlook zu nutzen Oder die haben alle zu Hause ein Gerät für den Zugriff auf das Firmennetz. Für eine gemeinsame Nutzung wäre in dem Fall auch ein Exchange ein Stichwort ...

Das Thema ist auch recht umfangreich, da ist es sicher erst mal besser, sich im Netz nach den Grundlagen der Formularerstellung umzuschauen und dann hier bei konkreten Problemen Lösungen zu erfragen.

[knobbi38]

Und zum Thema Webserver... ich bin nur Anwender. Keine Ahnung, wie das geht.

Deshalb sollte man so etwas besser den IT-Leuten überlassen, die können sich ggf. auch Beratungsleistung auf ihre Kostenstelle einkaufen oder etwas anderes in Auftrag geben. Das gehört nicht zum Aufgabenbereich eines Sachbearbeiters o.ä.

Das Widersinnige ist, daß wir nicht mehr den alten Weg gehen dürfen, weil es vom BR nicht gewollt ist... 

Ist auch nicht im Aufgabenbereich des BR. Der muß ggf. nur eingereichte Vorschläge prüfen.
 

Knobbi38

[schauan]

Hallöchen,

Das Widersinnige ist, daß wir nicht mehr den alten Weg gehen dürfen, weil es vom BR nicht gewollt ist...

1. in größeren Betriebsräten gibt es Systemausschüsse, denen man Lösungen, die mehr als eine Person nutzen, zur Freigabe vorstellen muss
   
2. wenn der BR Änderungen fordert, sollte er auch passende Lösungen dafür bringen. Wenn das Dir zur Verfügung gestellte Formular die Lösung ist, darfst Du ohne 1 nix anderes einsetzen. Der Kollege, der das in das HR-System einträgt, müsste z.B. auch damit einverstanden sein, dass Ihr da was anderes bringt als vom BR vorgesehen.
   
3. mache vielleicht erst mal einen Verbesserungsvorschlag. Wenn da eine Zeitersparnis hervorgeht, bekommst Du vielleicht sogar ein paar Cent. Allerdings hat es vielleicht der eine oder andere BR nicht so gern, wenn da jemand daherkommt und indirekt kritisiert, dass er nicht gerade die beste Leistung erbracht hat
   

[Oliver-HB]

1. in größeren Betriebsräten gibt es Systemausschüsse, denen man Lösungen, die mehr als eine Person nutzen, zur Freigabe vorstellen muss
   
2. wenn der BR Änderungen fordert, sollte er auch passende Lösungen dafür bringen. Wenn das Dir zur Verfügung gestellte Formular die Lösung ist, darfst Du ohne 1 nix anderes einsetzen. Der Kollege, der das in das HR-System einträgt, müsste z.B. auch damit einverstanden sein, dass Ihr da was anderes bringt als vom BR vorgesehen.
   
3. mache vielleicht erst mal einen Verbesserungsvorschlag. Wenn da eine Zeitersparnis hervorgeht, bekommst Du vielleicht sogar ein paar Cent. Allerdings hat es vielleicht der eine oder andere BR nicht so gern, wenn da jemand daherkommt und indirekt kritisiert, dass er nicht gerade die beste Leistung erbracht hat
   

das erwähnte Formular nutzen wir seit 2009  - und jetzt liegt einem BR scheinbar ein Furz quer.
das Formular ist seither auch nie von dem Kollegen, der es ins HR einträgt, in Frage gestellt worden, zumal er damals bei der Erstellung mit dabei war.

Vorteil für den / die Kollegen:
jeden AU-Meldung, die ins System eingetragen werden muss, sieht gleich aus und hat die Infos in der Reihenfolge, wie sie eingetragen werden müssen.
Jetzt schreiben die Kollegen halt Mails (das war das, was vom BR gewollt ist) und die Kollegen, die es einpflegen suchen sich die Infos zusammen, je nachdem, in welcher Reihenfolge sie in der Mail stehen.

Daher ja der Gedanke eines Formulars innerhalb der Mail, das eine Reihenfolge vorgibt und das Überschreiben der Bezeichnungen (Name, Datum ... geht zum Arzt usw.) verhindert.
Auch bei einer Vorlage - die man nutzen könnte - besteht die Gefahr des Überschreibens und es ist halt umständlicher, nach jeder Eingabe mit der Maus an die nächste Stelle zu klicken, statt einfach mit der TAB-Taste weiter zu springen...

zu 2.) Das ist leider (zumindest bei uns) Wunschdenken. Die Aussage, als wir gesagt haben, daß dieses Formular seit Jahren ohne Probleme genutzt wird, war "dann müsst Ihr Euch halt was anderes einfallen lassen. Ab heute kein Formular mehr! Basta!" Konstruktive Idee, wie man es stattdessen machen könnte ... Fehlanzeigen.

zu 3.) auch hier ... Wunschdenken. Ich bin es aber auch leid, Verbesserungsvorschläge zu machen, nur um dann zu hören "zu viel Aufwand, zu wenig Nutzen, wer soll das denn umsetzen..." oder sonstige (in meinen Augen an den Haaren herbeigezogene) Gründe zu hören, warum etwas nicht geht.

Aber das Jammern tut hier nix zu Sache.
Ich nehme also für mich mit, daß es nicht so einfach ist, ein Formular in einer Mail einzubetten - und ich dann eben mehr Aufwand habe.
Egal... die Zeit bringt das Geld und nicht die Menge der Arbeit, die ich in dieser Zeit schaffe.

Danke Euch jedenfalls für die bisherigen Infos.