Ich möchte in Excel eine Rechnungsvorlage für unser Feuerwehr-Vereinsfest erstellen, in der ich für die teilnehmenden Gastvereine die Adressdaten aus einer Excel-Datenbank per Mausklick oder Dropdown-Menue übernehmen möchte. Ist dies für die Namen und Adressen in mehreren Zellen möglich oder müssen die gesamten Adressdaten in einer Zelle in der Datenbank erfasst werden. Oder ist dies überhaupt möglich, oder welche Lösung ist die Beste?
18.02.2026, 14:14 (Dieser Beitrag wurde zuletzt bearbeitet: 18.02.2026, 14:15 von Ralf A.)
(18.02.2026, 13:59)ebrusel schrieb: Ich möchte in Excel eine Rechnungsvorlage für unser Feuerwehr-Vereinsfest erstellen, in der ich für die teilnehmenden Gastvereine die Adressdaten aus einer Excel-Datenbank per Mausklick oder Dropdown-Menue übernehmen möchte. Ist dies für die Namen und Adressen in mehreren Zellen möglich oder müssen die gesamten Adressdaten in einer Zelle in der Datenbank erfasst werden. Oder ist dies überhaupt möglich, oder welche Lösung ist die Beste?
Leider bin ich in Excel nicht mehr ganz so firm.
Hi,
normalerweise erstellt man Rechnungen, die auf Vorlagen beruhen, mit Word Serienbriefen und greift von da aus auf Adressdaten zu. Ansonsten lässt sich in weitgehender Unkenntnis Deines Vorhabens nicht viel dazu sagen. Da solltest Du schon mal Beispieldateien hochladen, damit man sehen kann, was vorhanden ist und was wann wohin soll....
Der sicherste Ansatz für einen Irrtum ist der Glaube, alles im Griff zu haben. Nur, weil ich den Recorder bedienen kann, macht mich das noch lange nicht zum Musiker.
Zitat:Ist dies für die Namen und Adressen in mehreren Zellen möglich
Die Daten eines Teilnehmers gehören in eine Zeile und dort in mehrere Spalten bzw. Zellen getrennt, z.B. Mitglieds- / Teilnehmernummer, Name, Vorname, PLZ, Ort, ... usw. und ggf. die Teilnehmergebühr oder was da noch nötig ist einschl. der Summe der Beträge. In Word kannst Du das, wie Ralf schrieb, in einem Serienbrief verarbeiten. Du bekommst in einem Rutsch alle Rechnungen oder kannst auch bei Bedarf einzelne abrufen, Du kannst das natürlich auch in Excel probieren. Allerdings müsstest Du da ggf. alle Rechnungen einzeln ausgeben, also z.B. einen Teilnehmer auswählen, dann werden die Daten für ihn z.B. per SVERWEIS geholt, dann drucken, dann der nächste bitte ...
. \\\|/// Hoffe, geholfen zu haben. ( ô ô ) Grüße, André aus G in T ooO-(_)-Ooo (Excel 97-2019+365)
19.02.2026, 11:39 (Dieser Beitrag wurde zuletzt bearbeitet: 19.02.2026, 11:39 von ebrusel.)
Danke für die Antwort - Ja genau das wäre mein Plan gewesen. Die Rechnungen müssen sowieso einzeln erstellt werden, da erst in einem "Festbüro" die einzelnen Stückzahlen (zB. Anzahl von Essensmarken, Festabzeichen usw.) in einer Excel-Rechnungsvorlage erfasst werden, und ich die Übernahme der Adressdaten des betreffenden Vereins so unkompliziert wie möglich gestalten möchte. Ich dachte da evtl. per Dropdown od. ähnlichem, wen das geht. Die Adressdaten hätte ich nämlich schon im voraus erfassen können.
19.02.2026, 12:09 (Dieser Beitrag wurde zuletzt bearbeitet: 19.02.2026, 12:11 von Ralf A.)
(19.02.2026, 11:39)ebrusel schrieb: Die Rechnungen müssen sowieso einzeln erstellt werden, da erst in einem "Festbüro" die einzelnen Stückzahlen (zB. Anzahl von Essensmarken, Festabzeichen usw.) in einer Excel-Rechnungsvorlage erfasst werden, und ich die Übernahme der Adressdaten des betreffenden Vereins so unkompliziert wie möglich gestalten möchte. Ich dachte da evtl. per Dropdown od. ähnlichem, wen das geht. Die Adressdaten hätte ich nämlich schon im voraus erfassen können.
So so, unkompliziert? Dafür nicht nachvollziehbar... Eine Adressliste allein reicht da nicht. Wenn Du Rechnungen erstellen willst, muss ja irgendwo erkennbar sein, woher die Daten kommen. Andernfalls kann ja jeder x-beliebige Rechnungen (per Dropdown) ausdrucken. Ob nun berechtigt oder nicht. Per Dropdown verlierst Du über kurz oder lang die Übersicht. Du bräuchtest also mindestens noch eine Tabelle für Lieferscheine, aus denen für jede Lieferung erkennbar ist, wer wann, was in welcher Menge zu welchem Preis erhalten hat. Daraus zieht sich dann die Rechnung die Daten und nicht via Dropdown!
Der sicherste Ansatz für einen Irrtum ist der Glaube, alles im Griff zu haben. Nur, weil ich den Recorder bedienen kann, macht mich das noch lange nicht zum Musiker.
mein Tipp, schau bitte mal im Internet ob es Vorlagen gibt die deiner Idee nahe kommen. Oder erstelle uns bitte eine Beispiel Datei wie die Rechnung genau aussehen soll.
Mit einer Datenbank mit Fantasie Stammdaten, Namen, Adressen, Telefon usw.
Da gibt es soviele Möglichkeiten wie man das anordnen kann, das können wir nicht wissen. Wenn wir aber eine konkrete Vorlage haben können wir dir mit Tipps und VBA weiterhelfen.
19.02.2026, 16:59 (Dieser Beitrag wurde zuletzt bearbeitet: 19.02.2026, 17:00 von ebrusel.)
Gerne lade ich ein Musterbeispiel meines gewünschten Vorgehens hoch
Also ich habe ein Rechnungsformular angelegt in dem für den Rechnungsempfänger bestimmte Mengen eines Produktes erfasst wird. Daraus errechnet sich dann der Gesamtpreis für den Verein. Die Mengen werden vor Ort bei Rechnungsstellung nach Wunsch befüllt.
Da die Vereine im Vorfeld eingeladen werden habe ich auch alle Adressdaten bereits vorab in Excel gespeichert (Screenshot unten), sodass die Rechnungserstellung eigentlich flott gehen soll. Wie bekomm ich am schnellsten die Namen und Adressdaten in das Rechnungsformular eingebunden.
Die Rechnung würd ich dann 2x ausdrucken oder einzeln speichern
also, ich gehe mal davon aus, dass das Vereinsfest eine mehr oder weniger einmalige Angelegenheit ist, z.B. nur einmal jährlich stattfindet. Du hast dort n Teilnehmer und diese erhalten eine Rechnung und auf der Rechnung alle m Positionen in unterschiedlicher Stückzahl, einschl. 0.
Du kannst nun ein oder zwei Tabellen nutzen. In einer sind ua. die Adressdaten, in der anderen die "Verbrauchsdaten"
Ich habe das Prinzip im Anhang dargestellt. Oben gibst Du die Teilnehmer ein und deren "Verbräuche" In der Rechnung unten wählst Du nur noch den Namen aus. Voraussetzung dabei ist jedoch, dass die Namen eindeutig sind. Normalerweise arbeitet man z.B. mit eindeutigen ID, z.B. Kunden- oder Mitgliedsnummern. Du siehst dort auch, dass Du im einfachsten Fall keine zwei Tabellen benötigst. Jeder Teilnehmer hat bei den "Verbräuchen" jeweils nur eine Zeile. Die Anzahl der "Artikel" ist überschaubar.
Bei einer Vielzahl an Artikeln, unterschiedlichen und mehrfachen Bestell- / Abnahmezeitpunkten passt so eine Aufstellung nicht. Da geht das Prinzip in Richtung Name, Datum, Artikel, Menge, und ggf. Rechnungsnummer oder was auch sonst noch.
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