E-Mailversand automatisieren - automatische Anzeige mit manuellem "Senden"

[FitzeFuchs]

Hallo zusammen,

ich habe ein ähnliches Problem und hoffe, dass es OK ist wenn ich diesen Thread dazu nutze euch um Hilfe zu bitten.

Zur Situation:
Ich habe eine Übersicht welche jeden Monat aus dem SAP exportiert wird. Es ist eine große Excel-Datei in denen alle Transporte von allen Lieferanten aufgeführt werden.
Jeden Monat soll jeder Lieferant nun eine eigene Datei, in der nur seine Transporte auftauchen, per Mail zugesandt bekommen. Die Beispieldatei habe ich auf 4 Lieferanten beschränkt. In der realen Datei gibt es ca. 50 - 60 verschiedene Lieferanten.

Bisher war es so, dass einer meiner Mitarbeiter für jeden Lieferanten manuell eine eigene Datei erstellt hat (per copy&paste aus der "Masterdatei" in die einzelnen Lieferanten-Dateien) und diese dann auch noch manuell per Mail versandt hat. Das hat bei der Menge an Lieferanten fast einen ganzen Tag gedauert.
Mit Hilfe von alten Beiträgen in diesem Forum und google habe ich es per VBA/Makro nun zumindest so weit hinbekommen, dass die einzelnen Dateien für jeden Lieferanten automatisch erstellt werden und "nur noch" der Mailversand manuell gemacht werden muss.

Nun würde ich den Mailversand auch gerne noch automatisieren. Ich hab es bisher leider nicht hinbekommen.

Die Mail-Adressen zu den Lieferanten findet man in zweiten Blatt.
Als Betreff soll in den Mails "Testübersicht Monat 2019-10" erscheinen. Im Text einfach "Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit senden wir Ihnen die Übersicht für den Monat 2019-10. Bitte erstellen Sie je Bestellnummer eine Sammelrechnung und stellen die Rechnung direkt an AuftraggeberABC123" . Die Lieferanten-Datei soll angehangen werden.
Die E-Mail sollen bitte vorbereitet angezeigt werden sodass man nur noch auf "Senden" klicken muss. Sie soll nicht automatisch versandt werden. Ich möchte vor dem Versand noch einmal drüber gucken.

Hinweis am Rande, falls sich jemand wundert: Die Lieferanten-Namen dupliziere ich in Spalte A nochmal weil ich in der realen Datei eine Fehlermeldung erhalten habe wenn der Name mehr als 31 Zeichen enthält.

Vielen Dank im Voraus!

[JereMaia]

Und was für ein Emailprogramm nutzt Du in der Firma? Outlook oder Thunderbird?

[FitzeFuchs]

Und was für ein Emailprogramm nutzt Du in der Firma? Outlook oder Thunderbird?

sorry, ganz vergessen. Outlook 2013 nutzen wir.

[JereMaia]

Hier ein Vorschlag von mir.
1. Das Skript benötigt zuvor auf dem Tabellenblatt "Einstellungen"" die richtigen Angaben.
2. Dann auf der Tabelle "E-Mail Adressen" ist die Taste zum Versenden der Emails.
3. Das Skript erstellt eine Mail über Outlook (sofern eine Datei vorhanden ist) und markiert eine gesendete Mail an einen Lieferanten mit dem Begriff "JA" in der Spalte 3 (gesendet)

[FitzeFuchs]

Hier ein Vorschlag von mir.
1. Das Skript benötigt zuvor auf dem Tabellenblatt "Einstellungen"" die richtigen Angaben.
2. Dann auf der Tabelle "E-Mail Adressen" ist die Taste zum Versenden der Emails.
3. Das Skript erstellt eine Mail über Outlook (sofern eine Datei vorhanden ist) und markiert eine gesendete Mail an einen Lieferanten mit dem Begriff "JA" in der Spalte 3 (gesendet)

Hi
großen Dank für deine bisherigen Bemühungen. Leider erhalte ich die Fehlermeldung "Für Lieferant "Lieferant1" wurde keine Datei im Verzeichnis gefunden".
Konnte den Fehler leider nicht finden. Hast du eine Idee?

[JereMaia]

ja, das Skript sucht nach der Datei, die als Attachment an die Email angehängt werden soll.
Wenn es keine Datei finden kann, dann kommt diese Meldung.

Wie das Skript arbeitet:

Ich bin davon ausgegangen, dass jeder Lieferant eine eigene Datei erhält und der Name des Lieferanten im Dateinamen enthalten ist.
Das Skript muss ja irgendwie herausfinden welche Datei angehängt werden soll und da sucht es nach der Zeichenfolge des Lieferantennamens, der in der 1 Spalte der Tabelle "E-Mail Adressen".

Sollte das mit dem Lieferantennamen nicht funktionieren musst Du eine eindeutige Zeichenfolge im Dateinamen für jeden Lieferanten dazu schreiben lassen und das am besten in der Tabelle E-Mail Adressen für jeden Lieferanten hinterlegen, dann könnte man das Skript abändern damit es nach dieser Zeichenfolge in den Dateinamen sucht.

Um auf die Fehlermeldung einzugehen:

1. Welchen Pfad hast Du in der Tabelle Einstellungen in Zeile 3 hinterlegt?
2. Hast Du in diesem Pfad (Zeile 3) die generierten Excelmappen abspeichern lassen?
3. Steht der jeweilige Lieferantenname in den Dateienamen als Unterscheidungsmerkmal?

[FitzeFuchs]

ja, das Skript sucht nach der Datei, die als Attachment an die Email angehängt werden soll.
Wenn es keine Datei finden kann, dann kommt diese Meldung.

Wie das Skript arbeitet:

Ich bin davon ausgegangen, dass jeder Lieferant eine eigene Datei erhält und der Name des Lieferanten im Dateinamen enthalten ist.
Das Skript muss ja irgendwie herausfinden welche Datei angehängt werden soll und da sucht es nach der Zeichenfolge des Lieferantennamens, der in der 1 Spalte der Tabelle "E-Mail Adressen".

Sollte das mit dem Lieferantennamen nicht funktionieren musst Du eine eindeutige Zeichenfolge im Dateinamen für jeden Lieferanten dazu schreiben lassen und das am besten in der Tabelle E-Mail Adressen für jeden Lieferanten hinterlegen, dann könnte man das Skript abändern damit es nach dieser Zeichenfolge in den Dateinamen sucht.

Um auf die Fehlermeldung einzugehen:

1. Welchen Pfad hast Du in der Tabelle Einstellungen in Zeile 3 hinterlegt?
2. Hast Du in diesem Pfad (Zeile  3) die generierten Excelmappen abspeichern lassen?
3. Steht der jeweilige Lieferantenname in den Dateienamen als Unterscheidungsmerkmal?

Manchmal muss man einfach eine Nacht drüber schlafen...es funktioniert
Ich habe am Ende des Pfades (Zeile 3) das "\" am Ende vergessen. Nun funktioniert es.
Eine Frage noch zum Abschlusss: Hat es einen speziellen Grund, dass du z1s1 bezugsart aktiviert hast? Hat das einen Einfluss auf die Funktionalität oder ist das einfach deine persönlich Vorliebe beim Umgang mit Excel?
Vielen vielen Dank!

[JereMaia]

Das ist nur für mich besser, wenn ich Makros schreibe, dann kann ich die Zahlen sehen und muss nicht im Kopf von Buchstaben auf Zahl umrechnen.
Du kannst die Bezugsart (Z1S1) in den Optionen wieder ausschalten.