Automatisches Öffnen zweiter Datei bei PowerQuery-Abfrage

[Maverick1909]

Hallo zusammen,

ich bräuchte ein wenig Hilfe, da ich bislang nichts Passendes auf meine Frage gefunden habe.

Ich habe zwei Exceltabellen (zwei verschiedene Dateien mit unterschiedlichen Dateinamen), die ich mittels einer PowerQuery wechselseitig verknüpft habe.

Tabelle Alpha (in Exceldatei 1) hat Daten in Spalten A-F.

Diese Daten werden in die Tabelle Beta (in Exceldatei 2) mittels PowerQuery übertragen.
Tabelle Beta hat jetzt noch drei Spalten G,H und I, die wiederum mittels PowerQuery in Tabelle Alpha übertragen werden.

Hintergrund ist, dass Tabelle Alpha ein Passwort hat und da die Stammdaten liegen.
In Tabelle B sollen nur ein paar Mitarbeiter in den Spalten G,H und I schreiben können. Sie sollen aber nichts aus den Spalten A-F ändern können. Im Grund hat so jeder seine eigene Arbeitstabelle.


Bei mir passiert jetzt folgendes:
An manchen Tagen öffnet sich beim Öffnen von Exceldatei 1 (mit Tabelle Alpha) direkt danach die Exceldatei 2 (mit Tabelle Beta).
Das passiert aber nicht an allen Tagen. Hinzu kommt auch, dass wenn Exceldatei 1 geöffnet ist und ich dann über „Daten“ --> „Alle aktualisieren“ klicke die Exceldatei 2 auch wieder geöffnet wird.

Frage 1: Ist das normal so?

Frage 2: Könntet ihr mir mit dem Skript helfen, da ich noch nicht so fit bin in VBA.
Ich hatte bei einer ersten Recherche gesehen, dass man mit getObejct wohl die Daten aus einer Arbeitsmappe holen kann. Man öffnet quasi im Hintergrund verborgen die Exceldatei und schließt sie direkt wieder.

Ich finde es nervig jedes Mal die Exceldatei 2 manuell zu schließen.

Frage 3: Gibt es noch ein ganz andere Alternative um mir die Daten wechselseitig live anzuzeigen? Ich möchte nicht gerne mit SVERWEIS oder XVERWEIS arbeiten. Ein direkte Zellbezug geht auch nicht, da die Tabelle dynamisch ist und immer wieder Zeilen hinzukommen bzw. entfernt werden.


Vielen Dank schon mal im voraus.

Schönen Gruß

Mav

[Ralf A]

Bei mir passiert jetzt folgendes:
An manchen Tagen öffnet sich beim Öffnen von Exceldatei 1 (mit Tabelle Alpha) direkt danach die Exceldatei 2 (mit Tabelle Beta).
Das passiert aber nicht an allen Tagen. Hinzu kommt auch, dass wenn Exceldatei 1 geöffnet ist und ich dann über „Daten“ --> „Alle aktualisieren“ klicke die Exceldatei 2 auch wieder geöffnet wird.

Frage 1: Ist das normal so?

Frage 2: Könntet ihr mir mit dem Skript helfen, da ich noch nicht so fit bin in VBA.
Ich hatte bei einer ersten Recherche gesehen, dass man mit getObejct wohl die Daten aus einer Arbeitsmappe holen kann. Man öffnet quasi im Hintergrund verborgen die Exceldatei und schließt sie direkt wieder.

Ich finde es nervig jedes Mal die Exceldatei 2 manuell zu schließen.

Frage 3: Gibt es noch ein ganz andere Alternative um mir die Daten wechselseitig live anzuzeigen? Ich möchte nicht gerne mit SVERWEIS oder XVERWEIS arbeiten. Ein direkte Zellbezug geht auch nicht, da die Tabelle dynamisch ist und immer wieder Zeilen hinzukommen bzw. entfernt werden.

Zu 1: Nein. Zumindest dann nicht, wenn Du mit Datei 1 und 2 auch wirklich Dateien und nicht Arbeitsblätter meinst und wenn keine Makros im Spiel sind. 

Zu 2. Nein. Kennt ja keiner Dein Script oder die Datei(en)

Zu 3. Ja, aber dazu müsste man die Datei(en) kennen. 

Zusammenfassung: Auch unter Bezug auf Deine andere Anfrage - Wenn Du da mit unternehmerisch wichtigen Daten arbeitest, solltest Du bei Deinem Vorhaben einen kompetenten Dienstleister hinzuziehen. Andernfalls könnte es, bei Deinem Kenntnisstand (soll kein bashing sein, aber die Fragen lassen auf wenig Basiswissen schliessen) ein böses Erwachen geben.

[Maverick1909]

Hallo Ralf,

vielen Dank für deine Rückmeldung.

Es sind zwei Excel-Dateien und jede Datei hat ein (01) Tabellenblatt.

Ich müsste die beiden Dateien mal in vereinfacher Form mit Testdaten befüllen. Aber ich glaube es wird schwer das 1:1 nachzubilden zumal die Dateien auf einem Fileserver liegen und die Query-Abfrage nicht auf einem lokalen Laufwerk erfolgt. im Life-Szenario liegen beide Dateien auf dem gleichen Fileserver.

Ich überlege auch schon ob man nicht alles in eine Excel-Datei und dort in eine Tabellle packt um dort mit Blattschutz zu arbeiten.
Es dürfte dann Benutzergruppe A nur die Spalten A-F verändern und die Benutzergruppe B nur die Spalten G-I.


Schönen Gruß

Mav

[schauan]

Hallöchen,

zu 1) Ich hatte etwas ähnliches mal beim Datenabruf per ADO, wo die Dateien auch geschlossen bleiben sollten. Grund war glaube, dass die Datei bereits irgendwo von einem anderen MA geöffnet war - bin mir aber nicht mehr ganz sicher, ist schon lange her.

zu 2) sehe ich wie Ralf

zu 3) ich denke auch, alles in eine Datei. Zudem ist auch nicht erklärt, warum die Stammdatendatei durch MA-Eingaben aktualisiert werden soll. Stammdaten sind eigentlich fixe Daten, die vielleicht mal geändert werden wenn das MA heiratet oder in Teilzeit wechselt, ein MA dazukommt oder gegangen wird oder ...

[Maverick1909]

Das komische ist, dass das Öffnen der anderen Datei nur sporadisch auftaucht, z.T. auch sehr unterschiedlich am gleichen Tag.

Die Auslagerung erfolgt deswegen weil die Mitarbeiter der Gruppe 2 in Excel immer alles verstellt und zerschießt. Deswegen sollen diese MA so wenig wie möglich schreiben oder verändern können.
Da die MA aus Gruppe 2 brauchen aber alle Daten, die in der Tabelle Alpha sind. Und immer zwei Dateien gleichzeitig geöffnet zu haben ist umständlich und macht auch das Bearbeiten der Tabelle Alpha schwierig.

Die Tabelle Alpha, die die Stammdaten enthält, soll nur durch MA der Gruppe 1 bearbeitet werden können. Es gibt ein paar Spalten, die regelmäßig in Tabelle Alpha geändert werden, so z.B. ein Feld "Bemerkungen".


Wenn ich alles in eine Datei packe, dann müsste ich alle Tabellenblätter komplett sperren mittels Passwort. Ich habe noch ein paar Dashboards mit in der Arbeitsmappe und da soll mir Gruppe 2 auf keinen Fall was zerschießen.
Deswegen ist die Arbeitsmappe mit der Tabelle Alpha passwortgeschützt. Gruppe 2 kann da nur lesend drauf zugreifen.

Ich fand die Idee mit der Query Abfrage im grunde ganz gut, sehe aber jetzt, dass es doch ein paar praktische Probleme gibt.

Vereinfacht gesagt geht es um ein Arbeitsblatt mit einer Tabelle.

Spalte A-X soll nur Gruppe 1 bearbeiten können und Spalte Y-AB darf zusätzlich Gruppe 2 bearbeiten können.
Ansonsten sollen die aber aber auch nichts anderes in der Arbeitsmappe anstellen können, z.B. Makros verändern.


Viele Grüße
Mav

[shift-del]

Die Auslagerung erfolgt deswegen weil die Mitarbeiter der Gruppe 2 in Excel immer alles verstellt und zerschießt.

Klingt nach mutwilliger Sabotage.
Beim nächsten Mal Abmahnung und beim übernächsten Mal Kündigung.

[Ralf A]

...der Ansatz ist schon falsch. Mit PQ bleiben die Quelldaten unverändert. Man kann sie einlesen, transponieren, auswerten... aber nicht verändern. Die Änderungen wirken sich immer nur auf die aktuell ausgeführte Abfrage aus. Die können im Datenmodell oder einer neuen Tabelle gespeichert werden, aber nicht in der Quelldatei.

Natürlich könnte man über ein VBA Script dann diese Daten in die Quelle exportieren, aber das ist ja nicht Sinn und Zweck der Sache.
Vorschlag: Nutze für Dein Vorhaben eine Datenbank.

[Maverick1909]

Es liegt da leider kein Vorsatz vor, sondern schlichtweg fehledes Wissen.

Das fängt schon an mit Sortieren, Filtern, Kopieren und Einfügen.

Da leider nichts anderes vorhanden ist bislang wird halt Excel genutzt.

[Ralf A]

...in diesem Fall muss ich meinen Hinweis wiederholen: Sucht Euch einen kompetenten Dienstleister! Und wenn ich EINEN sage, dann meine ich auch EINEN. Einen, der das Projekt von Anfang bis Ende betreut.

[Maverick1909]

Hallo Ralf,

ich würde sehr gerne eine Datenbank nutzen, aber wir bekommen keine Software dafür zur Verfügung gestellt. Ich habe nur Excel.

Aber deine Aussage hat mir sehr geholfen. Ich glaube ich muss das Ganze noch mal anders angehen um mein Vorhaben umzusetzen.

Alles in eine Datei und dann nahezu alles mit Passwort schützen finde ich auch schwierig, zumal bestimmte Bereiche ja durch Gruppe 2 verändert werden müssen.


Schöne Grüße