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Excel oder lieber Büro/Rechnungsprogramm?
#1
Hallo zusammen!

Ich bin auf meiner Suche nach einer Lösung durch Google auf euer Forum gestoßen und möchte euch nun mit meiner Frage behelligen, wenn es auch nichts ausmacht :). 

Zur Geschichte: 

Ich bin seit 10 Jahren Berufskraftfahrer und eigentlich immer mit dem Lkw unterwegs gewesen bis mich mein Chef bei dem ich seit 3 Jahren fahre Anfang Februar ins Büro versetzt hat. Er braucht einen Disponenten und auch allgemein Hilfe im Büro. Wir sind eine recht kleine Firma. 16 Fahrer, der Chef und ich im Büro und noch 2 Teilzeitkräfte die abwechselnd halbtags da sind. Von denen geht jedoch eine im Juni in Mutterschutz. Der Chef hat auch als Fahrer angefangen und sich den "Bürokram" wie er ihn nennt selbst beigebracht, also auch nie eine Ausbildung in dem Gebiet erhalten.

Nun bin ich auch unter anderem für Rechnungen zuständig. Mit dem PC zu arbeiten macht mir keine Probleme, ich bin 31 und mit der Technik aufgewachsen, von Excel habe ich aber bis jetzt bestenfalls etwas gehört. Arbeiten musste ich damit nie, also verzeiht mir meine Unwissenheit. 

Wir haben in der Firma das Problem dass unsere Lkw´s meist erst Freitag Nachmittags oder Samstag früh heim kommen und dann auch erst die Papiere der Touren bringen können. Zusätzlich bekommen wir von unserem Hauptkunden bei dem 8 unserer Trucks fahren jeden Freitag eine Aufstellung der Touren als Excel-Datei. 

Die Touren werden pro Km abgerechnet und der Kunde zahlt auch nur die vereinbarten Kilometer. Wenn jemand z.B. eine Tour fährt für die man 100Km braucht, der Fahrer aber 20Km Umweg fährt werden nur die 100Km bezahlt. In der Aufstellung vom Kunden ist auch schon der Nettobetrag angegeben. 

Nun muss ich für jede einzelne Tour eine eigene Rechnung schreiben und manuell berechnen. Dazu gebe ich die Touren ein, z.B. von Passau nach Regensburg dies steht auch in der Aufstellung. In der Rechungsvorlage gebe ich bei Nettobetrag (wenn es z.B. 100Km waren die mit 1,15 pro Km abgerechnet werden) die Formel =100*1,15 ein und komme so auf den Nettobetrag, Mwst und Brutto fügt die Rechnungsvorlage automatisch hinzu. 
Diesen vergleiche ich mit der Aufstellung vom Kunden, stimmt es drucke ich die Rechnung. Dazu kommen noch die Lieferscheine die die Fahrer mitbringen und wir können das wegschicken.

Mir ist schon klar dass das umständlich ist und das wird sich auch ändern, da bin ich schon dahinter. Ich frage mich allerdings ob es nicht mit Excel möglich ist die Aufstellung so zu übernehmen wie sie vom Kunden kommt und die Rechnungen automatisch ausfüllen zu lassen, mit fortlaufender Rechnungsnummer, Datum, den Touren und zum Schluss dem Netto- und Bruttobetrag.

Die eierlegende Wollmilchsau wäre ja, einfach die Aufstellung in Excel zu kopieren und der Drucker spuckt fertige Rechnungen aus ;)

Die 8 Lkw bei dem Kunden fahren in der Woche 50-60 Touren, also darf ich 50-60 Rechnungen schreiben und mit dem abgleichen was die Fahrer reinbringen. Das beschäftigt 2 Leute von 8-16 Uhr, jeden Samstag. Die anderen 8 Lkw wollen dann auch noch gemacht werden, für den 2. Kunden bei dem die fahren reicht aber eine Sammelrechnung. 

Kann Excel das was ich möchte und wenn ja, wie? Oder wäre es besser dafür eine extra Software anzuschaffen? Wenn ja, welche? Auf dem Markt gibts ja Dutzende die laut ihrer eigenen Werbung die einfachsten und besten sind...

Wo kann man eine Weiterbildung machen die mir den Umgang mit Excel beibringt? Und wer kann uns in Sachen Büroprogramme unabhängig beraten? Scheinbar war mal jemand da der ein Programm von Lexware verkauft, der wollte natürlich dann SEIN Programm an den Mann bringen, ich hätte da schon gerne Vergleiche und Auswahlmöglichkeiten. 


Jetzt ist es doch ein Roman geworden, tut mir leid :). Ich hoffe trotzdem dass ihr einige meiner Fragen beantworten könnt. 

MfG
Jürgen
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#2
Hallo,

Zitat:Kann Excel das was ich möchte und wenn ja, wie?

so eim ernsten Durchlesen würde ich schon sagen dass deine Wünsche mit Excel umgesetzt werden können aber ich frage mich trotzdem ob ein Branchenprogramm nicht sinnvoller wäre.

Was ist mit solchen Geschichten die branchenspezifisch bei Speditionen (z.B. Palettenverwaltung, Personalplanung etc.) vorkommen?

Was ist mit der eigentlichen Buchhaltung? Die Rechnungen die du in Excel schreibst müssen dann wieder irgendwie in die Buchhaltung übernommen werden.

Und da stellt sich mir die Frage ob eine Branchenlösung nicht die bessere Alternative wäre.

Ich habe keine Erfahrung auf dem Gebiet aber evtl. gibt es ja bei euch einen Verband der hier Empfehlungen geben kann.

Die Programmhersteller könnten dir auch Referenzen geben bei welchen Speditonen ihre Programme im Einsatz sind und man könnte sich das dann vor Ort einfach mal anschauen.

Mir ist bewusst, dass das alles mit Zeit und Geld verbunden ist, aber wenn jetzt eh schon alles auf den Prüfstand gestellt wird dann würde ich mir das überlegen ob man jetzt nicht Nägel mit Köpfen macht.

Zurück zur Eingangsfrage ob das mit Excel machbar ist: Hier wäre es sinnvoll das du anonymisierte Beispielsdateien hochlädst. Zum einen die Datei die Ihr vom Kunden bekommt und zum anderen die Datei die Ihr für die Rechnungsschreibung verwendet.

Wichtig ist hier der Tabellenaufbau und ein paar Dummy-Daten - Realdaten solltest du löschen.
Gruß
Peter
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#3
Hallo!

(21.02.2017, 07:57)Peter schrieb: (...) Und da stellt sich mir die Frage ob eine Branchenlösung nicht die bessere Alternative wäre (...)
Würde ich auch sagen, Strichcode, QR-Code, RFID, Fahrerkarte etc., heute ist technisch so viel machbar dass man nur minimal etwas manuell eingeben muss. Auch wenn es in der Anschaffung nicht billig ist, man spart aber Arbeitsabläufe und somit Zeit die man für andere Arbeiten nutzen kann.

Gruß, René
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#4
Moin!
Ich schließe mich an!
Sicherlich kann man eine Excel-Lösung erstellen.
Dies kann imo ein Forum definitiv nicht leisten.
Falls man "vor Ort" wäre, dürften schnell >100 Mannstunden nötig sein.
Vom Forum mit zig Nachfragen und noch mehr Nachbesserungen ganz zu schweigen.

Gruß Ralf
Gib einem Mann einen Fisch und du ernährst ihn für einen Tag. 
Lehre einen Mann zu fischen und du ernährst ihn für sein Leben. (Konfuzius)
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#5
Hallo Jürgen,

ein ehemaliger Teilnehmer von mir hat sich auf so etwas spezialisiert.
http://www.hh-development.eu/cms/produkte/fleet-eye/

Er ist auch viel in Deutschland unterwegs.
ggf. kannst du ja mit Ihm Kontakt aufnehmen.
lg Chris
Feedback nicht vergessen.
[Bild: v.gif]
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#6
Vielleicht kennst Du ja auch andere kleine Firmen, die annähernd das gleiche tun.

Vielleicht kannst Du da mal nachfragen, womit die arbeiten. Und vielleicht sogar mal über die Schulter gucken. Es gibt immer mal Menschen, die gern von ihrer Arbeit erzählen.
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#7
Zitat:Was ist mit solchen Geschichten die branchenspezifisch bei Speditionen (z.B. Palettenverwaltung, Personalplanung etc.) vorkommen? 
Das Palettenkonto machen wir auch manuell mit Excel, das frisst auch nicht so viel Zeit. Das wird aber automatisch kaum gehen, da die Fahrer notieren müssen wie viele Paletten sie be- und entladen haben. Stimmt das mal nicht mit dem überein was der Auftraggeber sagt kommt ins Palettenkonto das was richtig ist, also was der Fahrer sagt. 
Personalplanung fällt so gut wie weg, da die Lkw´s vom Kunden direkt disponiert und beladen werden. Wir bekommen nur den Plan und teilen den Fahrern auf Anfrage mit wo sie hin müssen. 
Zitat:Was ist mit der eigentlichen Buchhaltung? Die Rechnungen die du in Excel schreibst müssen dann wieder irgendwie in die Buchhaltung übernommen werden.

Die Buchhaltung wird von einer externen Firma übernommen, Eine Bekannte vom Chef. Die bekommt die Rechnungen monatlich in einem Ordner. 

Zitat:Würde ich auch sagen, Strichcode, QR-Code, RFID, Fahrerkarte etc., heute ist technisch so viel machbar dass man nur minimal etwas manuell eingeben muss. 

Wir nutzen schon ein Programm mit dem man alle Lkw´s überwachen, Routen nachverfolgen und sogar die Fahrerkarten und Fahrtenschreiber selbst auslesen kann. 

Zitat:Sicherlich kann man eine Excel-Lösung erstellen.
Dies kann imo ein Forum definitiv nicht leisten.
Falls man "vor Ort" wäre, dürften schnell >100 Mannstunden nötig sein.
Vom Forum mit zig Nachfragen und noch mehr Nachbesserungen ganz zu schweigen.

Ich hab nicht damit gerechnet dass mir jetzt jemand eine Zauberformel sagt mit der alle meine Probleme gelöst sind ;). Wäre aber schön gewesen.... .:D


Ein darauf zugeschnittenes Programm wäre hier wohl die beste Lösung. Erst heute habe ich wieder einige Tests durchgelesen und unter anderem mit unserem Kunden telefoniert, bei dem nutzen die meisten Excel. Der hat halt auch Leute die damit ausgebildet wurden, bei über 150 Mitarbeitern geht das wohl nicht anders. 

Zitat:ein ehemaliger Teilnehmer von mir hat sich auf so etwas spezialisiert.

http://www.hh-development.eu/cms/produkte/fleet-eye/

Vielen Dank, das schau ich mir mal an :).
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#8
Hallo,

ich erinnere an die Beispieldatei mit anonymen Daten. Man kann sich die Sache sicher einmal ansehen und im Rahmen unserer Möglichkeiten behilflich sein. Ohne zu sehen was ihr bereits einsetzt, welche Datei ihr vom Kunden geliefert bekommt, und wie eure Tabellen aussehen kann man aber nur wenig dazu sagen. Würde mir die Sache einfach nur gerne mal ansehen.

mfg Gast 123
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#9
Und lade die Rechnungsvorlage ebenfalls hier hoch (anonymisiert falls da Firmeninterna drauf stehen), denn dort müssen die Infos ja rein, jetzt manuell, später sicher automatisch. Und warum müssen alle Touren separat als Rechnung erstellt werden (Kundenwunsch)?
Mit freundlichen Grüßen  :)
Michael
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#10
Zitat:ich erinnere an die Beispieldatei mit anonymen Daten. Man kann sich die Sache sicher einmal ansehen und im Rahmen unserer Möglichkeiten behilflich sein. Ohne zu sehen was ihr bereits einsetzt, welche Datei ihr vom Kunden geliefert bekommt, und wie eure Tabellen aussehen kann man aber nur wenig dazu sagen. Würde mir die Sache einfach nur gerne mal ansehen.
Zitat:Und lade die Rechnungsvorlage ebenfalls hier hoch (anonymisiert falls da Firmeninterna drauf stehen), denn dort müssen die Infos ja rein, jetzt manuell, später sicher automatisch.


Ich werd mich heute in der Arbeit mal dran setzen und euch die Dateien als Muster zusammenstellen. 

Zitat:Und warum müssen alle Touren separat als Rechnung erstellt werden (Kundenwunsch)?

Ja, das wünscht der Kunde so. Die wollen ja auch die unterschriebenen und gestempelten Lieferscheine haben, die werden hinten an die Rechnung und den Tourenzettel des Kollegen geheftet und so zum Kunden geschickt damit dieser zuordnen kann was nun wo hin gehört. Es gab wohl mal den Versuch ihm das ganze als Scan per Email zu schicken. Wir scannen jede Tour sowieso als Backup weil wir selbst keine Lieferscheine mehr haben wenn wir die dem Kunden schicken. Gibt es nachher Probleme oder Reklamationen können wir nur so nachvollziehen was am Abladeort passiert ist. War z.B. eine Palette defekt wird das ja auf dem Lieferschein notiert. 

Leider muss dann beim Kunden das komplette Chaos ausgebrochen sein, erstens muss der ja dann alles ausdrucken, was Zeit und Geld kostet, zweitens sind ihm die Originale sowieso lieber und drittens sind da wohl so manche Touren verschwunden und wurden uns dann nicht bezahlt. 


Ich könnte theoretisch die Rechnungen unter der Woche vorschreiben, ich weis ja wo die Kollegen hin fahren. Wir bekommen den Plan vom Kunden und da ich selber fast 3 Jahre dort gefahren bin kenne ich die meisten Namen der Abladestellen. Nur die genauen Kilometer die der Kunde abrechnet weis ich nicht, den Betrag müsste man dann am Samstag noch einsetzen. 
Könnte ich das ganze unter der Woche machen wäre alles manuell zu schreiben überhaupt kein Stress, das wären 7-8 Rechnungen für die ich den halben Tag Zeit habe. Es geht ja darum dass man sich am Samstag dann "darennen" kann, wie wir in Bayern sagen. 
Es war auch schon ausgemacht dass wir die Zahlungsaufstellung des Kunden täglich bekommen, da muss ich nochmal nachhaken. Da wäre dann alles drin um die Rechnung fertig zu stellen. Bis heute ist da aber nichts passiert. Verärgern wollen wir den natürlich auch nicht dadurch dass wir ständig nerven, die halbe Firma hängt da dran.
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