ich bin ganz neu hier und brauche dringend eure Hilfe.
Ich habe ca. 500 ehrenamtliche Mitarbeiter, die in einer sozialen Einrichtung Dienste erbringen. Wir bezahlen ihnen eine gewisse Aufwandsentschädigung und Fahrkosten, die aber die Grenze von 2400 € pro Jahr nicht übersteigen dürfen.
Im Jahr 2016 habe ich über SVERWEISe aus den einzelnen Abrechnungen eine Übersicht erstellt, in der ich super erkennen konnte, wer was wieviel ausbezahlt bekommen hat. Die Übersicht und die einzelen Abrechnung habe ich in einem Ordner 2016 gespeichert.
Jetzt haben wir 2017 und ich kopierte die Übersicht in einen neuen Ordner 2017, in den ich auch die Abrechnungen der Mitarbeiter speichern werde. Dummerweise ist die Übersicht "nicht leer", sondern sie übernimmt automatisch die Abrechnungen aus 2016.
Jetzt meine Frage: Welche Funktion soll/muss ich einsetzten, damit in der Übersicht beim jeweiligen Mitarbeiter einfach nichts drins steht, wenn in dem Ordner keine Abrechnung enthalten ist?
Ich hoffe, ich habe mich verständlich ausgedrückt und ihr versteht mein Problem.
Wenn ich z.B. Anton_Abel_2016 als Dateiname verknüpfe, dann kommt im Odner 2017 trotzdem der Abel von 2016.
Wenn ich dann versuche über "suchen und ersetzen" 2016 in 2017 zu ändern, fordert mich Win auf, die 17ner Datei zu markieren. Ach das ist einfach Mist! Ich kann rund 20000 Zellen nicht dazu bewegen, einfach so 2015 in 2017 zu ändern :22:
02.02.2017, 20:46 (Dieser Beitrag wurde zuletzt bearbeitet: 02.02.2017, 20:48 von Rabe.)
Hi,
(02.02.2017, 20:26)hanne55 schrieb: Wenn ich z.B. Anton_Abel_2016 als Dateiname verknüpfe, dann kommt im Odner 2017 trotzdem der Abel von 2016.
Wenn ich dann versuche über "suchen und ersetzen" 2016 in 2017 zu ändern, fordert mich Win auf, die 17ner Datei zu markieren. Ach das ist einfach Mist! Ich kann rund 20000 Zellen nicht dazu bewegen, einfach so 2015 in 2017 zu ändern :22:
Lösung 1:
die Übersicht aus 2016 im neuen Ordner 2017 unter dem Namen 2017 abspeichern und offen lassen. Jetzt verweisen die Übersichtsformeln auf die Abrechnungen im Ordner 2016
alle Abrechnungs-Dateien des Ordners 2016 öffnen und im Ordner 2017 unter neuem Namen mit 2017 abspeichern und schließen. Dann verweisen die Formeln in der Übersicht auf den Ordner 2017
Übersichtsdatei nochmal speichern, schließen
Fertig!
Lösung 2
Du kannst auch das ganze Verzeichnis kopieren, umbenennen in 2017 und dort die Abrechnungen umbenennen
öffnen der Übersicht (Formeln verweisen auf den Ordner 2016)
per suchen&ersetzen (STRG-H) in allen Formeln automatisch das 2016 durch 2017 ersetzen (Formeln verweisen auf den Ordner 2017)
02.02.2017, 20:46 (Dieser Beitrag wurde zuletzt bearbeitet: 02.02.2017, 20:49 von Ego.)
Hallo Hanne,
für mich hört es sich an, als ob für jeden Mitarbeiter eine eigene Datei angelegt ist.
Vorab: Gibt es einen Grund, warum die Abrechnungen nicht in einer Tabelle verwaltet werden?
Es gilt der Grundsatz "Gleichartige Daten sollten, wo es möglich ist, in einer und nur einer Tabelle verwaltet werden."
Zu deinem Problem:
Excel verwaltet die Zugriffe auf externe Dateien (Ort und Name) über Verknüpfungen, die in der Datei abgelegt werden.
Du kannst sie über das Menu "Daten"; "Verknüpfungen bearbeiten" ansehen.
Wenn du die Datei Übersicht kopiert hast, wurden die Verknüpfungen noch lange nicht geändert.
Wie hast du denn die Verknüpfungen eingerichtet, hast du die Zellen einzeln zugewiesen?
Du köntest theoretisch alle 500 Dateien in dem neuen Ordner anlegen und dann über das Menü "Daten"; "Verknüpfungen bearbeiten";"Quelle ändern" die Verknüpfungen mit den neuen Dateien durchführen.
Da die Verknüpfungen aber nach dem Öffnen in den Zellen angezeigt werden, könntest du auch in allen Blätter, in denen eine externe Verknüpfung eingerichtet ist, mit Suchen und Ersetzen den Pfad anpassen.
Am Besten mit dem \ vor und nach dem zu ändernden Verzeichnis, damit nicht aus versehen andere Texte geändert werden.
Auch hierbei sollten die neuen Dateien schon angelegt sein, da bei jeder nicht gefundenen Datei ein Auswahlfenster erscheint. (Was man aber über "Abbrechen" auch wegklicken kann.)
helmut
Für mich ist die Möglichkeit in Excel an Zellen und Bereichen Namen zu vergeben die wichtigste Funktionalität. Sie macht Formeln und den VBA-code verständlicher. Für Makros gilt die Regel: "Nur über benannte Bereiche auf den Inhalt der Zellen zugreifen."
Und wofür sind Regeln da? Um nachzudenken bevor man sie bricht.
wie Dir schon vorgeschlagen wurde, bringe die Mitarbeiter in einem Blatt unter.
Das wird Dir viel Arbeit ersparen.
Was Dein Problem mit den teilweise noch vorhandenen Wertübergaben angeht,
so lasse Dir mal die Verknüpfungen anzeigen und ändere die, die auf das Vorjahr
verweisen.
Ist das nicht zielführend, solltest Du das Ganze hier hochladen, sonst dürfte
Hilfe so gut wie kaum möglich sein. Schau Dir dazu die oben im Forum stehenden,
als Wichtig gekennzeichneten Themen an. Sie sind nämlich nicht für die Helfenden,
sondern für die Fragenden wichtig, und auch für diese Gruppe geschrieben.
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wer aufgibt, ohne es versucht zu haben, gibt einfach nur auf!
Erst mal einen wunderschönen guten Morgen und ein herzliches Dankeschön an euch alle.
@Ralf: Deinen 1. Lösungsvorschlag fand ich auf Anhieb einfach genial. Habe es gleich ausprobiert und es funktioniert. Aber... in der tägliche Arbeit müsste ich dann ja einen Rechnung fürs laufende Kalenderjahr erstellen und speichern (im richtigen Ordner) und dann das Ganze gleich im Ordner des nächsten Jahres speichern, aber gleich noch alle Inhalte löschen. Ich fürchte, das ist ziemlich fehleranfällig für mich und meine Kollegen.
Dein 2. Lösungsvorschlag funktioniert nicht, da im Ordner des neuen Kalenderjahres ja noch keine Rechnung drin ist und dann ständig das Auswahlfenster erscheint, das ich mit "Abbrechen" wegklicken muss.
@Helmut: Vielen Dank für den Tipp mit der Änderung des Pfads. Ich habe jetzt mal die Dateien so gespeichert Anton_Abel ohne die jeweilige Jahreszahl dahinter. Dann habe ich den Ordner komplett kopiert und den neuen Ordner mit 2017 benannt. Mit "suchen und ersetzen" geht es nicht, aber mit Verknüpfungen bearbeiten. Ist zwar auch noch ganz schön aufwändig, aber es geht.
Ihr alle, auch Käptn Blaubär, meint, ich soll alle Mitarbeiter in einem Blatt unterbringen. Hmmm ??? Ich hänge euch mal die Dateien an, damit ihr wisst, wie ich das Ganze aufgebaut habe. Wahrscheinlich viel zu umständlich. Aber evtl. kommt von euch ein Vorschlag, wie ich das besser machen kann.
Anhand der MA-Nr. aus der "Mitarbeitertabelle" kann ich mit der "Vorlage" schnell eine neue Rechnung erstellen und die dann mit Vorname_Nachname schnell speichern. Das "Gesamttabellenblatt" in der Mappe des jeweiligen MA ist die Grundlage für den Übertrag in die "Aufwandsentschädigung".
