Tipparbeit automatisieren, best Practice, Datenbankverwaltung
#1
Guten Tag werte Excel Gemeinde.


Eines vorweg. Ihr müsst mir die Antworten hier auf keinen Fall auf dem Silbertablett servieren. Aber ich hätte gerne ein paar Anregungen von Profis was hier "best practice" ist.
Der Job an sich ist nämlich sehr öde, aber das herumknobeln an Optimierungslösungen macht Spaß.


Ich habe einen Job als studentische Hilfskraft angenommen in dem ich eine Menge Daten von 
Hand eingeben muss/müsste. Der Herr, der mich gerade einarbeitet, hat sich tatsächlich alles
vom Bildschirm auf Papier abgeschrieben, Excel geöffnet, und mit Hand eingetippt. Ich habe schon
einige Sachen nach meinem besten Gewissen verbessert, bin mir aber sicher dass noch eine Menge
Potential besteht.

Zuerst möchte ich einmal ein paar der traditionellen Arbeitsablauf beschreiben. (a)
Danach gebe ich an, welche Lösungen ich bereits Eingebaut habe.  (b)
Danach erläutere ich, was für Pläne und Probleme ich hierbei gerade habe. ©

gerade bei dem letzten Punkt © würde ich sehr gerne etwas Feedback von Profis bekommen, wie ich dieses Problem am besten angehen sollte. Es muss, wie gesagt keine Musterlösung sein. An der kann ich im Detail sehr gerne selber arbeiten und eure Freizeit schonen. Aber ich würde gerne ein paar Generelle Tipps von Euch bekommen, wie Ihr als Excel-Veteranen an so etwas herangehen würdet.
Ich habe den Verdacht, dass ich mein Problem besser über Microsoft Access lösen könnte. Bin mir aber nicht sicher, da ich noch nie damit gearbeitet habe.

Gerne würde ich euch die Arbeitsmappe zur Verfügung stellen. Leider kann ich aus Datenschutzgründen nicht einfach die Mappe dieser Firma hochladen. Wenn es gewünscht ist. Kann ich aber versuchen eine Art Dummy herzustellen um zu verdeutlichen, was gemeint ist. Da ich aber sowieso eher an generellen Weisungen interessiert bin, hoffe ich, dass es auch ohne geht.



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(a)
Arbeitsablauf 1
- ein Zettel kommt rein "Uwe hat am 3.4.2016 eine Fortbildung gemacht"
- ich suche Uwe in der PersonenDatenbank
- Ich öffne Excel gebe folgende Daten an: Name, Vorname, (aus Datenbank) Standort, (aus Datenbank) Bürozimmernummer, Stockwerk, Fortbildungsdatum.
- Traditionel hat der Herr vor mir ewig durch die Liste gescrollt und manuell alphabetisch erst nach Standort, Stockwerk und dann Bürozimmernummer sortiert.
Alle Daten werden in einem Excel Dokument abgespeichert.

Jetzt müssen genau die selben Daten noch einmal in ein Word Dokument. Hier gibt es eine Vielzahl an Dokumenten. Für jeden Standort geteilt nach Büro und Stockwerk.
also z.B "Standort1_EG, Standort1_1.OG, Standort2_EG" und so weiter.


Arbeitsablauf 2
- ich öffne Word
- schaue ob diese Person schon vorhanden ist.
- gebe die selben Daten ein
- speichern
- speichern als PDF
- Das PDF wird dann von mir auf einem Server hochgeladen

Arbeitsablauf 3
Ein alteingesessener Kollege hat ab und an ein paar "Ideen" mit denen er mich in den Wahnsinn treibt. So schaut er sich z.B eines der vorhergenannten Word Dokumente an
und kommt zu dem Entschluss, dass es an Stelle von "Tel:12345" doch einfach "12345" sein sollte,oder dieses oder jenes Wort, rot, fettgedruckt etc sein sollte.
Diese Änderung muss ich an dann an 40+ Word Dokumenten vollziehen. Makros funktionieren nicht, weil die Dokumente über Zeit alle leicht verändert wurden und leicht unterschiedlich sind.
Also öffne ich 40+ mal ein Dokument cursor in die Mitte, Tippe "bei Notfall bitte X" als Zusatz ins Dokument, "strg+h Tel: ersetzten durch "nix"" strg+s, alt+d+h, "1", "tab", sieben mal nach unten Taste, "Enter".
Das muss doch einfacher und genormter gehen.


Arbeitsablauf 4
Manchmal wechseln angestellte das Büro. Wir bekommen das nicht mit. Also werden alle paar Monate alle Word Dokumente ausgedruckt, und mein Vorgänger ging 
- mit Hand die Liste der Namen durch
- gibt Namen in Personaldatenbank ein
- schaut ob noch alles okay ist
- ändert die Angaben entsprechend im Word Dokument nach "Arbeitsablauf 2" Schema.





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(b)
Was ich bis jetzt verbessert habe:

Verbesserungen Arbeitsablauf 1:
ich habe in Excel eine kleine Automation gebaut mit der ich die meisten Angaben unsauber aus der Personendatenbank kopieren kann. Ich füge sie dann in Excel ein und Excel zerlegt mit die Daten meist recht zuverlässig. Problem war hier z.B. dass Vorname und Name in einer Zelle angegeben wird. 
Also |Herr Max Mustermann|

Mit ein paar Variationen von "=FINDEN()" "LINKS()" und "RECHTS()" 
"INDEX() und "=VERGLEICH()" habe ich aber ganz gute Ergebnisse erzielen können (habe gestern gemerkt das er bei Dr. Titeln noch Probleme macht)

Daten werden automatisch alphabetisch sortiert. Erst nach Standort, dann Büro, dann Stockwerk, dann Bürozimmernummer




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©
Was ich selber noch einbauen will:

Projekt Verbesserungen Arbeitsablauf 1

Ich habe gestern herausgefunden, dass ich die Personendatenbank exportieren kann! Die Möglichkeiten!
Organisiert ist die csv dann so: 

Name: Max
Nachname: Musterman
Standort: Standort X
IrrelevanteDaten:
IrrelevanteDaten:
IrrelevanteDaten:

Name: Peter
Nachname: Platzhalter
Standort: Standort Y
IrrelevanteDaten:
IrrelevanteDaten:
IrrelevanteDaten:


Ich würde jetzt gerne Die Daten "sauber" hier herausextrahieren, da meine kleine Automation teils eben fehleranfällig ist.
In einem Feld gibt man den Nachnamen ein, und Excel gibt die dazugehörigen relevanten Daten aus.

Allerdings komme ich mit INDEX() und VERGLEICH() nicht sehr weit. Wenn ich z.B einen "Müller" suche, gibt es etwa 50 Einträge. Excel hört beim ersten Müller auf.
Mein Lösungsansatz war eigentlich dass Excel alle doppelten "Müller" Einträge aus der Datei raussucht, die dazugehörigen Vornamen in eine neue Liste speichert, und nur diese Vornamen aus der Liste dann zulässt über die Funktion "Datenüberprüfung", damit ich eben den Richtigen "Müller" der Fortbildung bescheinige.
Gibt es da eine bessere Lösung? Ich habe nur diese sehr, wie ich finde, komplizierte gefunden:
http://eimagine.com/how-to-return-multip...r-vlookup/

Ein Freund hat mir gestern im Vorbeigehen empfohlen, ich solle mich mal mit Microsoft Access auseinandersetzten. Ist das sinnvoll?


Projekt Verbesserungen Arbeitsablauf 2

Automatische Aktualisierung der Word-Daten:
Ich habe gesehen, dass ich auch die Excel Tabellen in das Word Dokument verlinken kann. Sodass sie zusammen mit dem Excel Dokument aktualisiert werden.
Ein paar Fragen über "best Practice" stelle ich mir hier.
Wir haben eine riesen Excel Liste mit allen Typen die Fortbildung X gemacht haben. Davon will ich nur einige im Word Dokument haben. 
Mein Ansatz wäre jetzt:
- einen Haufen neuer Mappen zu erstellen Eine Mappe für "Standort1_EG" usw. zu erstellen
- Filter in jeder Mappe anwerfen "Anzeigen von StandortX" und "1_EG" und so weiter.
- diese gefilterten Tabellen dann zum dazugehörigen Word Dokument verlinken.

Dabei würde ich natürlich mit 40+ Mappen in Excel enden und bin mir auch nicht sicher ob ich dadurch nicht einen riesen Datensatz schaffe der furchtbar langsam ist. 

Geht das anders/besser?


Projekt Verbesserungen Arbeitsablauf 3

Könnte ich das nicht sogar auf die Spitze treiben mit einer Art "Briefmuster"? Ich hab damit noch nicht gearbeitet, stelle es mir aber so vor:
Ich habe ein rohes Formblatt. Eine Masterfolie quasi. Dort gebe ich dann an "Füge alle Daten ein, die zu "Standort1_EG" gehören. Dann nimmt Word sich die Daten für "Standort1_EG" raus
Einmal müsste ich dafür die Excel Mappe mit dem Personal ansteuern und dann noch separat eine erstellen in der "Zuständiger Ansprechpartner" pro Ort stehen.
Wenn mein Kollege dann so Ideen bekommt wie "Das Wort hier kann eigentlich weg/fett/unterstrichen werden" müsste ich es nur noch in der Masterfolie ändern.


Projekt Verbesserungen Arbeitsablauf 4

Wie gesagt habe ich gestern herausgefunden, dass ich die Personendatenbank sehr schnell als CSV exportieren kann. Ich würde diese Daten gerne gebrauchen um  nachzusehen, ob jemand den Standort oder die Telefonnummer geändert hat. hier habe ich aber das selbe Problem wir in Arbeitsablauf 1. Ich kann schlecht "Müllers" vergleichen weil Excel beim erstem "Müller aufhört zu suchen. Ist hier Microsoft Access eventuell die bessere Wahl?


Ein paar generelle Weisungen und Rückfragen wären mir eine super Hilfe.
Antwortento top
#2
Hi,

als erstes solltest du deine "Datenbank" in XL als intelligente Liste formatieren. Zum Beispiel in Zeile 1: Name, Vorname, Drehzahl, Bemerkung usw. und darunter die einzelnen Datensätze eingeben. Sobald du außer der Überschriftenzeile mindestens einen Datensatz eingetragen hast, den Cursor in irgend eine belegte Zelle setzen und die Tastenkombination STRG-T oder L drücken. Arbeite dich mit der Tab-Taste von Zelle zu Zelle - am Ende der Tabelle springt der Cursor automatisch in die erste Zelle des nächsten Datensatzes. Eventuell vorhandene Formeln ergänzt XL automatisch.

Dann solltest du dir unbedingt diese Seite ansehen: http://excelformeln.de/formeln.html - hier bekommst du auf ziemlich alle deiner Fragen entsprechende Antworten, wie z.B. die Suche nach mehreren Treffern, das Auslesen von Namenszusätzen (Prof., Dr. usw.)

Soweit zu deinem Wunsch, nach Möglichkeit nur Tipps zu erhalten. Sobald du deine Tabelle nach meinem Vorschlag aufgebaut hast, wirst du feststellen, dass es ganz leicht ist, nach bestimmten Kriterien zu filtern. Melde dich dann gerne auch wegen Details, an denen du eventuell hängst.
Gruß Günter
Misserfolg ist eine Chance, es beim nächsten Mal besser zu machen.
(Henry Ford) www.sprueche-zum-nachdenken.eu
Antwortento top


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