PDF-Ausgabevergleich

[lupo1]

Dieser Test kann in die Plauderecke oder officeübergreifend verschoben werden - wäre nett, wenn erst nach Abklingen der ersten Reaktionen! Ihr habt das im Griff!

Habt Ihr Euch auch schon mal gewundert, warum PDFs so unterschiedlich groß und falsch oder richtig ausfallen? Ich habe in letzter Zeit öfters Verträge entworfen und dann per PDF verschickt. Und da waren die vom PDFCreator immer sehr viel kleiner, und die von "Micrsoft Print to PDF" sind sehr groß.

Nachfolgend der Mustertext (hier kursiv, im Test aber normal)

a) "Times only", in zwei Varianten (hier nicht gezeigt) noch mit
b) einer zusätzlichen Schriftart (Shelley Allegro), die kaum einer auf seinem PC hat und
c) mit einer Excel-Daten-und-Diagramm-Einbettung.

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Dies ist ein Test über 9 PDF-Ausgaben.

Eine Worddatei wird

- mit Times Roman-Text
- mit Times Roman-Text und einem Excel-Objekt mit Arial und einem Diagramm
- mit Times Roman-Text und einer lokalen Schriftart (Shelley Allegro)

ausgegeben auf

- Microsoft Print to PDF (Win 10), kurz MS
- Foxit Reader PDF Printer, kurz FX
- PDFCreator, kurz CR.

Die Versionen der beiden letzten sind schon einige Jahre alt, also evtl. nicht die aktuellen.

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Und hier die Dateigrößen-Ergebnisse:

__|_____________A_____________|__B__|__C__|___D___|___E___|___F___|_____G_____|_____H_____|_____I_____|_____J_____|_____K_____|CODETab von lupo1
 1|                           |in KB|in KB|in KB  |in KB  |MS-.PDF|in % v. max|in % v. max|in % v. max|in % v. max|in % v. max|
 2|                           |.TXT |.DOC |CR-.PDF|FX-.PDF|MS-.PDF|.TXT       |.DOC       |CR-.PDF    |FX-.PDF    |MS-.PDF    |
 3|Times only                 | 0,46|19,00|   5,00|  35,00| 172,00|       0,27|      11,05|       2,91|      20,35|     100,00|
 4|Times und Shelley Text only| 1,23|20,00|  24,00|  57,00| 197,00|       0,62|      10,15|      12,18|      28,93|     100,00|
 5|Times mit XL-Einbettung    |entf.|31,00|  11,00|  72,00| 188,00|entf.      |      16,49|       5,85|      38,30|     100,00|

Interessant, dass bei dem einen die exotische Schriftart, bei dem anderen die Einbettung mehr zu Buche schlägt.

Sehr peinlich ist folgendes: Das Diagramm wird bei den "Miniaturisten" CR und FX korrekt wiedergegeben, bei MS jedoch abgeschnitten.

Zur Testumgebung:

Ich habe die 3 Vorlage-.DOCs auf dem alten PC mit Office 2000 geschrieben/eingebettet und die 6 FX- und CR-.PDFs von dort erzeugt. Dann habe ich die .DOCs auf meinem Win-10-Surface und Word 2010 geöffnet und die 3 MS-.PDFs erzeugt. Im Nachgang habe ich noch die Zeichen von a) und b) gezählt (.TXT).

Fazit: Wer nur reinen Text oder Tabellen mit normalen Schriften als Info weitergeben möchte, kommt mit dem PDFCreator am nächsten an reine Textdateien heran. Auch wenn es immer noch gut das 10fache ist, dafür aber mit Struktur.

Wem es dabei vor allem um Nichtmanipulierbarkeit ankommt, der sei gewarnt! Fast jeder kann mittlerweile Inhalte aus .PDFs rauskopieren. Also verbreitet sich ein Buch (unkomprimiert) am platzsparendsten doch als .TXT.

Vielleicht sollte man .TXT noch mal mit .EPUB vergleichen ... die sind ja eigentlich auch recht klein.

Hier das kleinstmögliche c) (aus D5 der Tabelle):
  CR-PDF-Test Word Times mit XL-Einbettung.pdf (Größe: 10,69 KB / Downloads: 9)

[Der Steuerfuzzi]

Dieser Test kann in die Plauderecke oder officeübergreifend verschoben werden - wäre nett, wenn erst nach Abklingen der ersten Reaktionen! Ihr habt das im Griff!

Ist ja ganz schön was los in diesem Thread, hoffentlich geht meine Antwort nicht unter :32:  :05:

Habt Ihr Euch auch schon mal gewundert, warum PDFs so unterschiedlich groß [...] ausfallen?

Das PDF-Format hat viele Möglichkeiten, den Inhalt darzustellen. Dadurch hat die erstellende Software auch oft vielfältige Einstellmöglichkeiten. Das fängt bei den Schriften an (einbetten oder durch Adobe-Schriftarten ersetzen), geht bei den Grafiken weiter (Komprimierung, Anpasen der Auflösung, etc.). Die Schrift kann aber auch einerseits als Text im PDF-Dokument stehen, andererseits auch als Kurven/Pfade dargestellt werden. Zudem kann es sein, dass Microsoft die Dateien auf andere Weise aufbläht (unnötige Informationen, umständliche Darstellung der Inhalte, usw.).

- Microsoft Print to PDF (Win 10), kurz MS
- Foxit Reader PDF Printer, kurz FX
- PDFCreator, kurz CR.

Den PDF Creator habe ich auch mal verwendet, habe mich aber dann davon getrennt, da Adware enthalten ist (https://www.heise.de/download/product/pdfcreator-22244) und das mag und unterstütze ich nicht! Und selber compilieren will ich nicht, dazu habe ich keine Lust. Man kann das Setup (mW Inno) anpassen, aber auch das ist mir zu blöd. Es gibt ja genug Alternativen.

Ich verwende privat ganz gerne den FreePDF, der (wie PDF-Creator) die PDF mit Ghostscript erstellt. Allerdings wurde die Weiterentwicklung eingestellt (http://freepdfxp.de/download_de.html). FreePDF druckt mW ein PS (mit einem Standard-PS-Druckertreiber und einer angepassten ppd-Datei) und wandelt diese per GS in ein PDF.

Beruflich verwende ich den SkyPDF Pro (berufsbedingt, da diese mit der DATEV-Software mitgeliefert wird). Die Dateigröße des SkyPDF ist idR auch erheblich kleiner als bei MS.

Wem es dabei vor allem um Nichtmanipulierbarkeit ankommt, der sei gewarnt!

Das Märchen, dass PDF nicht veränderbar sind, geistert tatsächlich noch herum! PDF-Dateien haben ein bekanntes Format, damit könnte im Prinzip jeder die Dateien verändern. Lediglich zum Öffnen verschlüsselte Dateien stellen ein gewisses Hindernis dar, wenn man das Passwort nicht kennt. Jeder weitere Schutz ist von der darstellenden Software abhängig (z. B. das verhindern des Drucks, kopieren von Inhalt, etc.).

Aber mal ganz ehrlich: Die paar Kilobyte waren vielleicht in den Anfängen bis in die 90er Jahre ein Problem. Heute interessieren Werte im Megabyte Bereich kaum noch jemanden. Festplattenspeicher ist genügend da, selbst in der Cloud wird es selten eng und das Internet ist ja auch schnell genug (zumindest bei den meisten).

[lupo1]

Du gehst, wie viele andere, immer davon aus, dass man nur zuhause am PC sitzt, und immer über unbegrenztes DSL verfügt. Ich möchte aber auch im Wohnmobil arbeiten können ...  :21:

Stell Dir vor, Du brauchst ein wichtiges Dok im Ausland ... und Du musst an Verbindung nehmen, was da ist. Du freust Dich über jede datentechnische Wirtschaftlichkeit!

Wenn ich zwischen 200 und 5 KB pro Seite wählen kann, wähle ich auch zwischen 40 MB und 1 MB für ein 200-Seiten-Dokument. Gut, das kommt seltener vor, aber als Anhang einer E-Mail wird es oft problematisch.

Mit kleinen PDFs (und Dokumenten überhaupt) kann ich sogar die Fallback-Rate auf 64kbit von UMTS oder LTE aus nutzen. Da ist bei 1 oder 2 MByte dann schon fast Schluss!

Den PDF Creator habe ich auch mal verwendet, habe mich aber dann davon getrennt, da Adware enthalten ist (https://www.heise.de/download/product/pdfcreator-22244) und das mag und unterstütze ich nicht! Und selber compilieren will ich nicht, dazu habe ich keine Lust. Man kann das Setup (mW Inno) anpassen, aber auch das ist mir zu blöd. Es gibt ja genug Alternativen.

Meiner ist schon von Anno Muff. Wieso soll ich den updaten, wenn er läuft? Eine Adware gab es zu dem Zeitpunkt nicht. - Auf meinem Surface habe ich nur den von MS, weil ich bislang zu faul war, den PDF-Creator zu installieren (und weil ich z.Zt. kaum PDFs erstelle). Daher danke für die Warnung (unter Win10 läuft die alte Version möglicherweise nicht, dann sollte ich Free-PDF nehmen)!

Kannst Du evtl. die beiden Word-.DOC's einmal mit Free-PDF drucken und die Größe durchgeben? Das wäre nett!
(Das mit der Fremd-Schriftart habe ich weggelassen)
  PDF-Test Word Times mit XL-Einbettung.doc (Größe: 31 KB / Downloads: 4)
  PDF-Test Word Times only.doc (Größe: 19 KB / Downloads: 3)

[Der Steuerfuzzi]

Du gehst, wie viele andere, immer davon aus, dass man nur zuhause am PC sitzt, und immer über unbegrenztes DSL verfügt. Ich möchte aber auch im Wohnmobil arbeiten können ...  :21:
Stell Dir vor, Du brauchst ein wichtiges Dok im Ausland ... und Du musst an Verbindung nehmen, was da ist. Du freust Dich über jede datentechnische Wirtschaftlichkeit!

Ich gehe von gar nichts aus, ich habe nur geschrieben, dass in den meisten Fällen ein paar KB nicht ins Gewicht fallen. Wenn Du natürlich in Timbuktu wichtige Dateien austauschen musst, dann musst Du ja nicht unbedingt das MS PDF nehmen ... das DOCX-Format ist ja gezippt und idR nicht viel größer wie eine ordentlich erstellte PDF.

Wenn ich zwischen 200 und 5 KB pro Seite wählen kann, wähle ich auch zwischen 40 MB und 1 MB für ein 200-Seiten-Dokument.

Dir ist aber schon aufgefallen, dass die Größe sich nicht zwingend linear ändert? Zudem ist das Verhältnis von 1:40 schon eher extrem. Ein paar kurze Tests (auch mit größeren Dateien mit Grafiken) haben hier auch weit geringere Unterscheide ergeben.

Kannst Du evtl. die beiden Word-.DOC's einmal mit Free-PDF drucken und die Größe durchgeben?

Na gut, hier die Ergebnisse:

Code:

PDF-Erzeuger                              | mit Einbettung | ohne Einbettung | 91-Seiten Skript mit Grafiken
------------------------------------------+----------------+-----------------+------------------------------
Free PDF (GS 9.18) - High Quality         |         18 KB  |         11 KB   |           814 KB
Sky PDF                                   |         48 KB  |          4 KB   |           784 KB
MS speichern als PDF                      |         18 KB  |          6 KB   |         1.458 KB
Größe der Word-Datei im DOCX-Format       |         19 KB  |         14 KB   |           767 KB

FreePDF und Sky-PDF betten in der verwendeten Konfiguration sämtliche Schriten ein.

[lupo1]

1) "Linearer Anstieg nein": Du hast recht

2) Welche MS-PDF-Version nutzst Du? Hast Du da was bestimmtes eingestellt? Dann müsste man ja gar nichts tun!

3) Meine Word-Doc's waren bei 31 und 19 kb. Sind es bei Dir andere gewesen?

[Der Steuerfuzzi]

zu 2) Verwende MS-Office 2010 (Version 14.0.7184.5000) und habe die Datei mit speichern unter als PDF gespeichert (ohne Änderungen an den Optionen)

zu 3) Ich habe Deine Word-Dokumente in Word 2010 geöffnet und die PDF-Dateien daraus erstellt. Für die Dateigröße in meiner Tabelle habe ich Deine Dateien lediglich als DOCX gespeichert.

EDIT: Ich vermute, dass zum einen unbekannte Schriften beim MS-PDF durch Einbettung als Bitmap zu den Größenunterschieden führen. Zudem ermute ich, dass eingebundene Bilder unterschiedlich behandelt werden (viele PDF-Ersteller wandeln Farbbilder automatisch in jpeg mit 300 dpi).

[Der Steuerfuzzi]

So, ich habe jetzt meine Win 10 Kiste bemüht und die Liste um "MS Print to PDF" erweitert. Ich bin eigentlich davon ausgegangen, dass hier ähnliche Ergebnisse herauskommen sollten. Aber weit gefehlt:

Code:

PDF-Erzeuger                              | mit Einbettung | ohne Einbettung | 91-Seiten Skript mit Grafiken
------------------------------------------+----------------+-----------------+------------------------------
Free PDF (GS 9.18) - High Quality         |         18 KB  |         11 KB   |           814 KB
Sky PDF                                   |         48 KB  |          4 KB   |           784 KB
MS speichern als PDF                      |         18 KB  |          6 KB   |         1.458 KB
MS Print to PDF (Win 10)                  |        186 KB  |        172 KB   |         1.531 KB
Größe der Word-Datei im DOCX-Format       |         19 KB  |         14 KB   |           767 KB

[lupo1]

Aha. Ich habe auch eine Win10-Kiste ... und habe ja genauso diese monströsen Größen.

Unter welchem System läuft denn "MS speichern als PDF"?

Und vielleicht hast Du ja auch schon eine Antwort, woran man schraubt, damit die Größe wieder normal wird. Wenigstens bei den simplen Dateien.

Das wäre schick! Dann hätte sich dieser Thread vielleicht gelohnt.

https://www.heise.de/download/specials/P...en-3168466 spricht vom Standard PDF/A:

Der Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente dient der Standard PDF/A, der besondere Anforderungen vor allem hinsichtlich Bildschirm- und Druckausgabe stellt. Er beruht auf der älteren PDF-Spezifikation 1.4 und untersagt unter anderem Referenzen auf Daten, die nicht in der PDF-Datei enthalten sind, damit die Datei auch in ferner Zukunft zugänglich bleibt. So schreibt PDF/A vor, dass alle Schriften und Bilder eingebettet sein müssen. PDF/A Quick Master erzeugt als Druckertreiber solche PDFs und stellt sicher, dass sie diesem Standard entsprechen. Bei jedem Druckvorgang öffnet das Tool einen Assistenten, über den man das Dokument bei Bedarf mit Passwort schützen und einige Zusatzoptionen wie die Bildkompression einstellen kann.

Das ergibt Sinn! Gerade für die Archivierung. Um möglichen Archivierungsvorschriften (PDF/A) also zu genügen, packe ich am besten 200 oder 500 (Ausgangs)-Rechnungen in ein PDF. Bei den Eingangsrechnungen handelt es sich ja eh um Bilder. Die dürften dann auch soweit komprimiert sein, dass man sie einwandfrei erkennen kann.

[Der Steuerfuzzi]

Mein System ist ein Win10 Version 1703 (Build 15063.540). Beim Microsoft Print to PDF kann man über den Dialog keine Einstellungen vornehmen. Angeblich gibt es eine App, die weitere Einstellungsmöglichkeiten bieten soll. Da ich diese Funktion aber nie benötige, weiß ich es nicht genau.

Zu Deinem Vorhaben mit der Archivierung möchte ich noch anmerken, dass nach den GoBDV die original-Dateien aufbewahrt werden müssen, wenn diese nicht als reine Vorlage verwendet werden (und damit folglich eben nicht gespeichert werden). D.h., soweit betriebliche Rechnungen für steuerliche Zwecke archiviert werden, reicht es nicht, eine PDF/A zu erstellen, um die original Dateien löschen zu können. Aber ich frage mich immer nur, welche Konsequenzen drohen, wenn man das nicht macht ... ? Trotzdem wollte ich es mal (wieder) erwähnen.

[lupo1]

Ich habe noch nie einen Steuerprüfer gesehen, der Ausgangsrechnungen prüft. Es sei denn, aufgrund der Kontrollmitteilung einer hohen Eingangsrechnung bei dessen Kontrahenten.