DIN Normen Ordner zuweisen

[GhostPhil]

Guten Tag,

das ist mein erster Beitrag in diesem Forum, ich schreibe ein neues Thema da ich einfach nicht weiß nach was ich zu meinem Problem suchen soll.

Nun zu meinem Problem. Bei mir in der Arbeit haben wir einen Schrank mit Ordnern zu DIN-Normen, diese haben Ordnerrücken mit Ordnernummern (1; 2; 3;... 1.1; 1.2;...). Nun gibt es eine Excel Tabelle in der die Normen aufsteigend nach der DIN Nummer sortiert sind. Wichtig in dieser Tabelle sind die Spalten: DIN Nr. (z.B. 15; 57100;...); DIN Kennz. (einzelne Normen haben oft verschiederne Teile: z.B. Teil 7); Ordnernummer.

Da recht oft neue Normen dazu kommen und die Ordner gerne überquellen habe ich mir überlegt, dass ich die Tabelle so anlege wenn eine bestimmte Blattanzahl überschritten wird die Norm in den nächsten Ordner gesteckt wird. Ich habe also eine Spalte angelegt in der manuell die Blattanzahl einer Norm angegeben wird. Dann habe ich die maximale Anzahl an Blättern, die in einem Ordner geheftet sind auf 550 Blatt festgelegt. Nun wollte ich dass von oben nach unten Anzahl an Blättern addiert werden bis der Wert 550 erreicht ist, aber nicht überschritten wird. Ein Ordner sollte aber zwischen 450 und 550 Blätter enthalten. Wenn 550 Blätter erreicht sind werden diese Normen dem Ordner 1 zugewiesen. Da ich das ganze aber durch ziehen der Formel auf die Tabelle anwenden will, müsste nach den 550 Blatt wieder von 0 Blatt weitergezählt werden. Das heißt danach werden die Normen dem Ordner 2, 3, 4,.... zugewiesen.
Hier habe ich schon mein erstes Problem, ich nicht weiß wie ich diese Art Schleife hin bekomme, ich vermute mal dass es allein mit Formeln nicht getan ist. Aber mit Visual Basic kenne ich mich nicht wirklich aus, daher hoffe ich dass mir hier jemand weiterhelfen kann.

Damit es noch ein wenig komplizierter wird.... Es ist so dass manche Normen zusammen mit ihren "Teilen" locker einen Ordner brauchen, diese möchte ich gerne in einem Ordner haben, notfalls auch in zwei (z.B. Ordner 1 und Ordner 1.1). Dabei habe ich mir gedacht dass ich es so mache das beispielsweise von den DIN Nummern 1 bis 1500 in einem, ich nenne es Ordnerkonstrukt, stecken. Diese Konstrukte werden mit A bis Z benannt. (A bekommt die Ordnernummern 1, 1.1, 1.2, 1.3,...).

Dann gibt es noch Nummern bei denen in der Tabelle noch zum Beispiel "EN ISO" vor der Nummer steht, gibt es eine Möglichkeit dass nur die Nummer ausgelesen wird, also als Zahl erkannt wird, aber trotzdem das Ganze so in der Zelle steht?

Ich glaube ich habe so alles geschildert, hoffentlich kann mir jemand helfen bzw hat jemand Tipps für mich.
Vielen Dank schon mal im Voraus.

Freundliche Grüße

Philipp

[Zwergel]

Hi Philipp,

ich will mal grundsätzlich zu deinem Projekt etwas ausführen, da ich früher im Büro auch mit den Problemen zu kämpfen und eine Lösung gesucht habe. Bei mir waren es andere Rechtsvorschriften (BG-Vorschriften usw.) aber das Problem bleibt ja vergleichbar.

Ausgangslage:
Es gibt eine vorher nicht bestimmbare Menge an Vorschriften, die sich permanent ändert, neue kommen hinzu andere fallen weg. Der Umfang ist vorher nicht kalkulierbar.

Resumee:
Eine Lagerung in vorher definierten Behältnissen (hier: Ordnern) ist nicht zielführend, da ansonsten permanent Umschichtungen erfolgen müssen und daraus resultierend Änderungen in den Bestandsverzeichnissen.

Ähnlich wie in der Lagerwirtschaft wird daher eine chaotische Lagerhaltung eingeführt. Will bedeuten:

Ordner(Behälter usw.) werden fortlaufend beschriftet und befüllt, egal was an Vorschriften einzulagern sind. Ist ein Behälter voll bzw bis zu seiner geplanten Obergrenze gefüllt, wird der nächste Ordner genommen. Gleiches gilt für die Lagerung dann in Schränken, denn irgendwann sind die ja auch voll.

Inhalte und Lagerordner werden in einer Bestandsliste wie vorhanden eingepflegt, die Liste sollte sinnvoller Weise nach den Normnummern sortiert werden können.
Aus DIN Norm Verzeichnissen auf Tabellenbasis könnte man eine Vorlagentabelle in die Bestanddatei einpflegen, die lfd aktualisiert wird, so wie Updates z.B. beim Beuthverlag erscheinen, damit hätte man immer ein aktuelles Gesamtverzeichnis aller möglichen Normen mit korrekten Titeln usw vorliegen, auf die Bezug genommen werden könnte. Das muß aber nicht zwingend so sein. Vermeidet aber Fehlerpotential.

Wir haben es dann über entsprechende Userforms zum Pflegen und Suchen so gestaltet, das ein Suchbegriff eingegeben werden konnte und danach wurden alle Fundstellen mit Ornder und Schranknummer angezeigt. Also auch Suche nach Teilbegriffen sind machbar, entweder als Normnummernteil oder Wortteil aus dem Normtitel, entsprechend wird dann die Menge an Fundstellen eben gößer aber man kann dann in dieser Liste die passende Fundstelle anklicken und kommt zu den Infos (Lagerort usw.) genau für diese Norm.

Mit dem beschriebenen Weg bist du voll flexibel, mußt jedoch den PC nutzen um die DIN zu suchen, da Lagerort nicht durch Beschriftung erkennbar ist. Das sollte aber das kleinste Problem dabei sein.

Denk mal drüber nach.

[GhostPhil]

Danke schon mal für die Antwort.
Also an sich finde ich den Vorschlag super, aber mir ist noch eingefallen was ich noch nicht dazu genannt habe. Da ich in der Firma noch Azubi bin brauch ich die Normen selber kaum, aber ich soll diese eben verwalten.
Bei uns ist es aktuell so dass eigentlich kaum jemand in die Liste schaut, sondern anhand der Ordnerrücken die Din Nummer raussucht. Es hängt zwar eine ausgedruckte Liste im Schrank, aber da schaut kaum jemand drauf. Außerdem liegt jedem Ordner der jeweilige Auszug der Liste bei. 

Mit dem oben beschrieben, hatte ich eigentlich vor mir selber beim Verwalten der Normen das Leben leichter zu machen, da ich aktuell ständig umheften muss. Da das umheften unvermeidlich ist, wollte ich die Liste zumindest etwas automatisieren. Also das durch die DIN Nummer und der Blattzahl ein Ordner zugewiesen wird. 

Das ganze ist jetzt nicht das dringendste auf Erden aber nebenbei und als Übung in Excel dachte ich dass es nicht verkehrt ist   ;)

[RPP63]

Hallo auch von mir!
Ich kenne eigentlich nur drei Varianten:
- Loseblattsammlung
- elektronische Sammlung auf DVD und/oder auf dem Server
- kostenpflichtige Online-Version

Je nach Größe des Unternehmens gerne redundant, da sicherer.

Eine Organisation mit Excel scheint mir VIEL zu fehleranfällig!

Chaotische Lagerhaltung mag ich auch, sollte aber mindestens dreifach redundant sein, mit der Problematik der sicherzustellenden Synchronisierung.

Just my two cents,

Ralf

[BoskoBiati]

Hallo,

meine Normensammlung umfasst eine Reihe von Ordnern, auf denen jeweils Anfangs- und Endnummer des Inhaltes stehen. Quillt einer über (was ich schon durch abschätzen im Vorfeld zu vermeiden suche), dann werden neue Aktenrücken gedruckt und der Inhalt umsortiert. In Anbetracht der Kosten einer Norm wird ein normaler Betrieb sich auch keine vollständige Sammlung zulegen, somit ist die Zahl der Ordner auch nicht riesig. Es gibt sowieso in der Nummerierung Lücken, da die Fachgebiete, hier wohl Elektrik, verschiedene Bereiche nutzen, aber die dazwischenliegenden von anderen Fachbereichen belegt sind.

Außerdem gibt es alle Normen mittlerweile als PDF, sodass man sich die Ordner sparen könnte.

[GhostPhil]

Danke für die Antwort.
Also wir handhaben das mit den Ordnerrücken genauso. Und wir haben auch nur die Normen die wir benötigen. Aber es kommt doch immer mal wieder etwas dazu und gerade wenn es eine neuere Version einer Norm ist, dann sollen die alten Versionen trotzdem noch im Ordner bleiben. Deshalb sind die auch so schnell voll.
Die neuen Normen haben wir zwar als PDF, aber ich soll die trotzdem immer ausdrucken, da man dann besser drinn rumblättern kann.....
Also Ordner müssen leider sein.

[Zwergel]

Hi Philipp,

wie Rudi Carell schon im Fernsehen sagte: Nun mußt du dich entscheiden wo es lang gehen soll.
Neue Ordnerrückenschilder sind ja dann das geringste Problem, aber deine Liste nach deinen unterschiedlichen Systemen zu automatisieren denke ich schon, da ich da keine saubere Syntax bei der Zuweisung der Ordnernummern erkenne. Mal sind es die Summe der Seiten, mal andere Gesichtspunkte.

Um wieviele Ordner handelt es sich denn insgesamt?

Bei unserer chaotischen Systematik ging es um ca 450 verschiedene Medien, aber der Vorteil war eben auch, man mußte nicht die Normnummern kennen, sondern konnte nach Wortteilen suchen, z.B. Erste Hilfe und bekam dann alle Medien gelistet, die diesen Begriff enthielten, weill man eben keinen Überblick hatte, wo dazu etwas im Titel drin enthalten war. (Keine Volltextsuche im Norminhalt).

[GhostPhil]

Hallo Zwergel,

also es sind jetzt nur 16 Ordner, aber ich habe mir auch schon vorher gedacht, dass es wohl wieder auf meine manuelle Arbeit hinauslaufen wird.

Aber was an sich schon praktisch wäre, wenn mir die Tabelle ausgeben könnte, wann ich immer einen neuen Ordner benötige. Also immer wenn max 550 Blätter erreicht sind. Ich habe mir erst überlegt ob ich das über SUMMEWENN lösen kann, aber das funktioniert leider bisher nicht. Wenn ich nämlich wüsste welche Norm in welchen Ordner muss, dann könnte ich neue Normen erst in die Liste eintragen und wüsste dann wo ich sie am Besten einhefte.

[BoskoBiati]

Hallo,

was mich an Eurer Systematik stört ist, dass neben den neuesten Ausgaben auch die alten Versionen im Ordner sind. Das halte ich für eine Sammlung, die für den aktuellen Gebrauch bestimmt ist, für sehr bedenklich. In einer Bibliothek ist das ok, dann sollten aber die Ordner nur wenige Normen enthalten, gekennzeichnet nach aktuell und archiviert, und nicht unbedingt bis zum Anschlag aufgefüllt werden.
Eine Nummerierung der Ordner mit 1,2 etc. halte ich für ein absolutes NoGo! Das macht kein vernünftiger Mensch. Ich muß aus dem Ordnerrücken erkennen können, was drin ist!
Da es im Prinzip nicht so wahnsinnig viel Gruppierungen gibt, könnte ich mir noch vorstellen, dass man getrennte Ordner für DIN, DIN EN, DIN EN ISO und ISO anlegt, ggf. noch für VDE, aber da ist Gott sei Dank auch ein Wandel im Gange, der hoffentlich bald die VDE-Nummerierung in die DIN eingliedert.

Ansonsten würde ich, bei einer großen Firma, zu einer Anmeldung bei Perinorm raten, damit kann man nach Allem suchen, nachschlagen, was man wissen will u. ggf. auch ausdrucken.

[GhostPhil]

Hallo,

was mich an Eurer Systematik stört ist, dass neben den neuesten Ausgaben auch die alten Versionen im Ordner sind. Das halte ich für eine Sammlung, die für den aktuellen Gebrauch bestimmt ist, für sehr bedenklich. In einer Bibliothek ist das ok, dann sollten aber die Ordner nur wenige Normen enthalten, gekennzeichnet nach aktuell und archiviert, und nicht unbedingt bis zum Anschlag aufgefüllt werden.
Eine Nummerierung der Ordner mit 1,2 etc. halte ich für ein absolutes NoGo! Das macht kein vernünftiger Mensch. Ich muß aus dem Ordnerrücken erkennen können, was drin ist!
Da es im Prinzip nicht so wahnsinnig viel Gruppierungen gibt, könnte ich mir noch vorstellen, dass man getrennte Ordner für DIN, DIN EN, DIN EN ISO und ISO anlegt, ggf. noch für VDE, aber da ist Gott sei Dank auch ein Wandel im Gange, der hoffentlich bald die VDE-Nummerierung in die DIN eingliedert.

Ansonsten würde ich, bei einer großen Firma, zu einer Anmeldung bei Perinorm raten, damit kann man nach Allem suchen, nachschlagen, was man wissen will u. ggf. auch ausdrucken.

Hallo, 

danke für die Antwort. Also werde es jetzt so machen, dass die verschiedenen Normen Typen extra einheften werde. Die Ordnerrücken sind schon mit den Namen der Normen, die enthalten sind, beschriftet. Die Ordnernummern sind nur dazu da damit eine gewisse Reihenfolge im Schrank herrscht. 

Ja wir sind hier bei Perinorm angemeldet.